Начальник архивно-методического отдела Генеральной прокуратуры РФ Ирина Корнилова: «Архивное ДЕЛО» доказало свою эффективность в нашем центральном аппарате

На прошедшей недавно традиционной ежегодной отраслевой конференции «Осенний документооборот-2013» компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) наградила наиболее значимые проекты, реализованные на ее решениях. В их числе была и Генеральная прокуратура РФ, отмеченная компанией «За постоянное совершенствование и повышение профессионализма своих сотрудников». О том, какие решения для автоматизации документооборота сегодня внедрены и планируются к внедрению в этом важнейшем государственном ведомстве, и в частности, - о системе «Архивное ДЕЛО», нам любезно согласилась рассказать начальник архивно-методического отдела управления документационного и методического обеспечения Генеральной прокуратуры РФ Ирина Корнилова.

Ирина Николаевна, Вы не могли бы вкратце рассказать, за что вас наградили и описать, что сегодня у вас установлено из решений ЭОС?

- Дело в том, что мы давно используем автоматизированный информационный комплекс (АИК) «Надзор», а начиная с 2009 года внедряем автоматизированную информационную систему «Архивное ДЕЛО», которая была разработана компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Нам понравилось, что она очень хорошо взаимодействует с системой электронного документооборота «ДЕЛО» и, соответственно, - с разработанным на ее основе нашим АИК «Надзором». Этот комплекс предназначен для автоматизации специфичного делопроизводства в прокуратуре, которое включает в себя не только регистрацию и учет надзорных производств, уголовных дел и т.д., но также и многостороннюю работу с обращениями граждан и вообще, - автоматизацию регистрационных  процессов в органах прокуратуры. Конечной целью внедрения АИК «Надзор» является переход на электронные регистрацию и учет документов и дел по всей системе делопроизводства органов прокуратуры в РФ. Следует отметить, что данное внедрение могло быть реализовано только сообща, при участии служб информационного обеспечения и делопроизводства.
Что же до системы «Архивное ДЕЛО», то ее внедрение мы начали с центрального аппарата Генеральной прокуратуры, поскольку в соответствии с Федеральным Законом «О прокуратуре Российской Федерации» у нас единая централизованная система и, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, - единая система делопроизводства. Поэтому подобные проекты сначала внедряются наверху, а потом в регионах, которым нецелесообразно внедрять иные программные продукты, если они не установлены наверху.

Ваши впечатления?

- Программа мне очень понравилась. Как практик с очень большим опытом работы в системе делопроизводства в органах прокуратуры, я решила «обкатать» «Архивное ДЕЛО» в Центральном аппарате сама, просто как рядовой архивист и делопроизводственник в одном флаконе, так сказать с двух сторон.
До этого аналогичные по назначению системы для автоматизации архивной деятельности мне предлагали 6 или 7 других российских разработчиков. Но каждый раз получали отказ, понимая, что, во-первых, - системы разных разработчиков могут конфликтовать между собой. Да и жизненный цикл документов далеко не заканчивается на списании в дело, как это у них предполагалось. Не следует забывать, что жизненный цикл документа заканчивается не на моменте его списания в дело после исполнения, а на моментах либо уничтожения документов либо передачи их в Государственный архив. В противоположность тем программам, которые предлагалась нам ранее, «Архивное ДЕЛО» разработано на тех правилах и нормативах, которые установлены Росархивом, - то есть  это программа для автоматизации архивной деятельности отвечает всем установленным на сегодняшний день требованиям. И это очень хорошо. Но ее еще надо было обкатать.

Каким же образом вы это сделали?

- Мы начали с составления номенклатуры дел, так как у нас в структурных подразделениях документы хранятся не менее 5 лет, и пока говорить о приеме документов непосредственно в архив рано. Номенклатура же дел Генеральной прокуратуры до начала работы системы «Архивное ДЕЛО» составлялась не менее 3,5 месяцев, - это действительно очень сложный процесс. И первое же, пилотное, составление номенклатуры дел с помощью этой программы заняло лишь 3 недели вместо 3,5 месяцев, что стало весьма показательным. Единственный субъективный момент – долго привыкали глаза к тому, что можно контролировать одновременно всех. Как я уже отметила выше, центральный аппарат Генеральной прокуратуры РФ насчитывает более 30 подразделений, нами закуплено было 50 лицензий «Архивное ДЕЛО», - сегодня все они задействованы, то есть в некоторых подразделениях в системе работает по два сотрудника. И сегодня в режиме реального времени я вижу работу всех операторов, то есть вообще все, - начиная с того, как грамотно они составляют заголовки, и заканчивая применением перечня с указанием сроков хранения, вплоть до такой, на первый взгляд мелочи, как исправление орфографических ошибок за составителями.
Кроме того, представьте, сколько общего времени, заметьте, не в часах, а в днях высвободилось в целом по аппарату у работников делопроизводственных служб благодаря системе «Архивное ДЕЛО»! Эту цифру никто не подсчитывал, но поверьте, она весьма значительна.

 

(Слева направо): начальник отдела прохождения корреспонденции Генеральной прокуратуры РФ Нина Маменкова, референт отдела информационно-технологического обеспечения Елена Новикова, Генеральный директор «Электронные офисные системы (Софт)» Андрей Козлов и начальник архивно-методического отдела Генеральной прокуратуры РФ Ирина Корнилова на конференции «Осенний документооборот-2013»

 

То есть рост эффективности работы сотрудников после внедрения системы налицо, заметили ли вы еще какие-то преимущества?

- Может быть еще и то, что теперь сотрудникам не приходится ходить из здание в здание. Еще к вопросу об эффективности, - сейчас началось формирование номенклатуры дел на следующий год, и я уже точно знаю, что это займет не более 10 дней. Уже сегодня наши сотрудники приходят с предложениями сдать документы в архив заранее, - это точно так же будет отражаться в системе «Архивное ДЕЛО» и сегодня этот момент очень тщательно прорабатывается. Но самое главное для нас, - это то, чтобы уже в ближайшее время система ушла тиражироваться дальше в нижестоящие прокуратуры. У нас больше 80 субъектов Российской Федерации, соответственно, у нас есть еще и приравненные специализированные прокуратуры, приравненные к прокуратурам субъектов. Это все будет аккуратно разветвляться туда, потому что АИК «Надзор» введен во всех прокуратурах субъектов по стране. Соответственно «Архивное ДЕЛО» точно так же необходимо внедрить везде на местах, все это прекрасно понимают и ждут. Поэтому момент обучения, за который нас сегодня наградил ЭОС, мы очень ценим. Тем не менее, мы понимаем, что находимся только в середине пути и двигаемся дальше. Главное сейчас, - обучить людей. «Архивное ДЕЛО» будем ждать теперь в субъектах.

Когда это произойдет, в 2014 году?

- Конкретные сроки пока еще не согласованы, будем вносить предложения руководству, сейчас это еще обговаривается. Нужно проанализировать количество рабочих мест в регионах, продумать процедуру обучения, установки программы на местах и т.д.

В заключение хотелось бы спросить, как у вас сегодня решается проблема долгосрочного хранения документов в электронном виде?

- У нас документы хранятся исключительно в бумажном виде, - об электронном хранении речи не идет. «Архивное ДЕЛО» рассматривается как учетная программа, а не как программа электронного архива. Это разные понятия. Конечно, у нас есть определенные виды документов, которые сканируются, прикрепляются и т.д., но это еще дело будущего. Начиная с момента создания архив прокуратуры создается на бумаге. В архив Генпрокуратуры сдаются документы сроком хранения более 8-10 лет, это минимальный срок. Я очень люблю все, что касается программирования, автоматизации и упрощения работы. Но, повторюсь, пока мы не ставим вопрос о создании электронного архива, речь идет о внедрении и использовании учетной программы, коей и является автоматизированная информационная система «Архивное ДЕЛО».

Ирина Николаевна, большое спасибо! Успехов вам в работе.

Рубрики: Интеграция, Маркетинг, Регулирование

Ключевые слова: СЭД, ЭОС, электронный документооборот, регулирование