HP Access Control — комплексное решение по управлению печатью

Решения для менеджмента печати — один из современных офисных трендов. Предприятия, обладающие большим парком печатающих устройств, начинают активно интересоваться способами оптимизации расходов на каждодневные операции, а также безопасностью информации, отправляемой на принтер. Одним из комплексных решений по управлению процессом печати является HP Access Control (HP AC).

Цена вопроса

Портал Leppert.com подсчитал, что средний объём печати в организации составляет более 3,7 млн страниц в год. ВЦИОМ утверждает: согласно его опросам, 61% сотрудников государственных и частных компаний печатают от 11 до 50 листов за один рабочий день. При этом половину персонала не беспокоит число печатаемых страниц, а соответственно, и возможность дуплекса (двусторонней печати), экономии тонера или использования черно-белого режима вместо цветного.

Недостатки неконтролируемой печати в организации

Недостатки неконтролируемой печати в организации

Зато это может беспокоить менеджмент, в том числе руководителей финансовых, ИТ и даже юридических подразделений, особенно в тех случаях, когда в компании больше пяти печатающих устройств, большой объем документации и внедрена СЭД. Ведь, наряду с явными затратами на бумагу, расходники и техобслуживание принтеров, существует целый ряд расходов скрытых, доля которых, между тем, зачастую превышает 50%: это издержки на ИТ-инфраструктуру, в том числе электроэнергию, административные затраты, связанные с количеством рабочего времени, потраченного на «бумажные» операции (поддержание запаса расходных материалов, утилизация ненужных документов и пр.), а также потенциальная опасность хищения расходных материалов и конфиденциальных документов. По мнению Gartner, на обеспечение печати компания тратит от 3% своей прибыли.

Сегодня организации, осознавая это и стремясь к экономии ресурсов, всё чаще прибегают к аудиту печати (который проводят как интеграторы и консалтинговые агентства, так и сами производители печатного оборудования), создают моновендорные парки устройств, которые без проблем связываются между собой в сети, а также приобретают решения для оптимизации печати и сокращения рисков ИБ.

Вариант решения

Один из таких продуктов — HP Access Control (HP AC), появившийся на рынке в 2012 году. Он предназначен для контроля расходов на печать, сбора аналитических данных и идентификации (авторизации) пользователей в системе печати. В аппаратную часть программно-аппаратного комплекса входят средства аутентификации пользователя на принтере (карт-ридер, внешний контроллер и др). Серверная часть решения отвечает за такие процессы, как сравнение данных пользователя с базой данных организации, ведение очереди печати. Программная часть устанавливается на  отдельный сервер и так же непосредственно в печатающие устройства.

Главное меню HP Access Control

Главное меню HP Access Control

Расходы на печать снижаются за счет отсутствия невостребованных распечаток, установки различных ограничений, пресечения нецелевой печати. Безопасность повышается благодаря авторизации пользователей в системе и большем контроле за документами, проходящими через устройства.

Решение HP AC реализуется в версиях Express (обеспечивает безопасную печать по запросу, аутентификацию, учет заданий и прав управления), Enterprise (полный набор функций) и Enterprise Pull Print. Версия HP AC Express ориентирована на SMB-рынок, предприятия с простой ИТ-инфраструктурой, одним доменом и сервером, небольшим количеством принтеров.

Административные настройки и модули  HP AC

После инсталляции HP AC системный администратор настраивает доступ к принтерам и политики безопасности — это можно сделать для всех найденных в сети устройств одновременно. Например, настройка One Touch Release разрешает для экономии времени печатать при авторизации все документ в очереди, а не выбирать из списка. Такая опция, кроме того, ставится для устройств без экрана, где невозможно работать со списком.

Регистрация печатающих устройств

Регистрация печатающих устройств

В целом решение HP AC состоит из нескольких модулей.

HP AC Secure Pull Printing — «печать по требованию». Пользователи, зарегистрированные в системе, отправляют по сети задания на печать, которые затем выводятся на выбранном устройстве. После аутентификации сотрудника на устройстве при помощи карты или пароля ему открывается рабочее меню и возможность печати документа из очереди. Печать по запросу повышает безопасность сети, позволяя быстро и просто проверить подлинность отправителя, а также улучшает производительность и экологичность печати за счет меньших отходов. По сути, в лотках принтеров и МФУ больше не будут оставаться невостребованные документы, а необходимость регистрации удержит от лишнего использования принтера в случае, если документ можно просто изучить с экрана монитора. В определенных случаях сотрудники также могут делегировать полномочия по печати — разрешить воспользоваться устройством от их имени.

HP AC Secure Authentication: удобство и безопасность в рабочей среде сочетаются благодаря интеграции блока проверки подлинности HP AC с существующими учетными записями, в том числе с Directory Access Protocol и Active Directory. Аутентификация пользователя в системе перед печатью, копированием, отправкой по электронной почте или сканированием происходит посредством буквенно-цифрового персонального кода (personal identification code, PIC) или личного идентификационного номера (personal identification number, PIN). Также возможен запуск печати с использованием NFC-совместимого смартфона или планшета, если в соответствующем устройстве есть модуль NFC.

HP AC Proximity Card Readers — настройки аутентификации при помощи карт-ридера. Поддерживается широкий выбор протоколов карт, тип которых в конкретной организации устанавливается администратором. Карт-ридер помещается в отсек Hardware Integration Pocket на передней панели устройства и обеспечивает считывание карт пользователей. Такой способ авторизации призван уменьшить простои, связанные с необходимостью набора длинного пароля.

Страница настроек HP AC

Страница настроек HP AC

HP AC Mobile Release: с помощью этого модуля защищенная печать доступна в любое время с мобильного устройства — смартфона или планшета с установленным приложением, — которое находится в одной Wi-Fi сети с сервером и принтером. Аутентификация происходит путем сканирования QR-кода, после чего пользователю на его гаджете становится доступен список документов в очереди на печать.

HP AC Job Accounting Reporting Tool — модуль отчетности для сбора данных по использованию устройства и расходных материалов, а также для анализа полученных результатов, который впоследствии может лечь в основу планирования закупок и оптимального развертывания сети устройств в организации. Так, если на небольшой настольный принтер приходится значительный объем печати, логично заменить его на напольное устройство, где стоимость копии ниже. Помимо этого, результаты анализа могут свидетельствовать о нецелевом (к примеру, для личных нужд) использовании принтера со стороны того или иного работника.

Всего программа способна генерировать в формате PDF более 300 различных отчетов: статистику по пользователям (полный список, активность), принтерам, стоимости и режимам печати (например, по количеству напечатанных черно-белых и цветных страниц, в двустороннем или эконом-режиме), типам документов (в том числе распечатанным интернет-страницам) и т. д. Очень востребован суммарный отчет (Summary Report). Возможно создание диаграмм.

Отдельный модуль HP AC Device Analyze — выдает статистику по временным точкам: что и в каких объемах устройство напечатало в определенное время.

Настройка правил печати

Настройка правил печати

HP AC Intelligent Print Management — модуль настройки пользовательских правил, в том числе ограничение цветной печати и принудительное использование двусторонней печати. Правил может быть несколько, в этом случае выставляется приоритет их выполнения (от верхнего к нижнему). Условия правила может транслироваться на одно или несколько устройств, типов задач или пользователей, а также включаться по расписанию (например, в ночное время устройство можно совсем блокировать). Возможно принудительное перенаправление с одного принтера на другой или использование двусторонней и черно-белой печати — в зависимости от количества страниц, типа документа или группы пользователей.

HP AC Intelligent Rights Management — обеспечивает ограничение или расширение функциональных возможностей устройства и доступа к нему. При помощи этого модуля можно назначать специальные коды доступа и функциональность устройств для отдельных сотрудников и отдельных видов деятельности (факсинг, копирование, сканирование).

HP AC Enterprise Spooler — масштабируемая система управления очередью печати. Способна поддерживать более длинную очередь, чем Windows Print Spooler, и, соответственно, экономить ресурсы сервера — такие, как потребление энергии и память.

HP AC Client Based Pull Printing — модуль для обеспечения безопасной печати по запросу в удаленном филиале без установки сервера на стороне конечного устройства. В таком случае данные сохраняются на рабочей станции пользователя.

HP JetAdvantage Connect — дополнительный способ печати с мобильных устройств.

HP AC Email Send — также работает с мобильными устройствами и позволяет им печатать документы в форматах Office и PDF через электронную почту.

Преимущества решений по управлению офисной печатью

Преимущества решений по управлению офисной печатью