Информационный портал ICT-Online

Оригинал документа: http://ict-online.ru/it_class/cl145472/


Внедрение ECM на Alfresco. Как управлять ожиданиями пользователей?

10.07.2017 |
В 2015 году Группа «Борлас» начала поиск импортозамещающих решений в области систем Enterprise Content Management (ECM) на платформе Alfresco. Сегодня в «Борласе» продуктовое направление СЭД/ECM на Alfresco развивается как в качестве самостоятельного, так и в составе комплексных проектов «Борласа». О том, с какими проблемами приходится сталкиваться при внедрении ECM на Alfresco и как минимизировать эти проблемы, изначально влияя на ожидания пользователей, рассказывает руководитель проектов электронного документооборота и управления контентом Группы «Борлас» Николай Ваньков.

Что ждут пользователи от внедрения ECM и может ли это Alfresco?

Можно сказать, что ECM – это управление информацией (контентом) на всех этапах ее жизненного цикла в компании. И понятие это достаточно широкое! Поэтому, начав работать с этим направлением, мы сразу задались вопросом: чего же ждут пользователи от внедрения ECM-системы? Что мы должны предлагать клиентам, чтобы наше новое направление развивалось, принося нам доход, а нашим заказчикам – желание и дальше продолжать сотрудничество с «Борласом»?

Получив определенную практику, мы пришли к выводу, что пользователей, как правило, привлекает:

Как и зачем управлять ожиданиями пользователей

Реализуются ли все эти пожелания на платформе Alfresco? Да, но нам обычно приходится объяснять заказчику, что Alfresco сама по себе - это не ЕСМ-система, а платформа, на которой строятся бизнес-приложения, решающие задачи управления информацией. И уже на основе этих бизнес-приложений можно реализовать конкретные пожелания заказчика.

Однако изначально ожидания пользователей часто основываются на несколько оптимистических представлениях о платформе Alfresco. И задача интегратора – привести ожидания пользователей в соответствие с достижимой реальностью.

 

Пример функциональности бизнес-приложения на платформе Alfresco

Пример функциональности бизнес-приложения на платформе Alfresco

 

Почему Alfresco? Аргументы «за»

Про преимущества Alfresco много сказано и написано. Здесь мы повторим то, что в «Борласе» считают наиболее сильными сторонами платформы, и что мы берем за основу аргументации, раскрывая потенциальному клиенту плюсы данного решения.

Подводные камни внедрения ЕСМ на Alfresco

Отдельно остановимся на том, что решения на Alfresco имеют открытый код, и это значит, что их можно дорабатывать под потребности конкретного заказчика. Здесь кроется одна из главных опасностей получить расхождение между ожиданиями пользователей и реальными возможностями системы!

Если интегратор рискнет убедить заказчика, что в Open Source системе возможны любые доработки, а заказчик, уверовав в эти аргументы, пропишет недостаточно четкие требования в техническом задании, то с большой вероятностью внедрение столкнется с большими проблемами. Поэтому, обсуждая объем доработок, следует уже на этапе подготовки технического задания опускаться до самого подробного уровня детализации требований.

 

Alfresco предоставляет интерфейсы для интеграции со сторонними приложениями

Alfresco предоставляет интерфейсы для интеграции со сторонними приложениями

 

Перечень наиболее распространенных причин расхождения ожиданий пользователей с реальными возможностями системы можно определить так:

Как использовать ECM на этапе внедрения ECM?

Как мы видим, внедрение Open Source системы создает риск завышенных ожиданий пользователей. Наиболее простой и рациональный путь борьбы с этим риском заложен в использовании внедряемой ECM-системы с самых первых этапов работы над проектом!

Коробочная версия внедряемой ECM-системы должна быть установлена и использоваться в проекте, начиная с этапа формирования технического задания и в дальнейшем, на всем его протяжении.

В ходе управления содержанием проекта ECM систему можно (и нужно!) использовать:

В результате такого подхода пользователи заблаговременно знакомятся с ограничениями коробочной функциональности продукта, а интегратор получает основания удовлетворять только задокументированные и согласованные требования пользователей, связанные с отклонениями от коробочной функциональности.

В ходе управления качеством проекта ECM систему используют:

В результате пользователи оценивают качество как соответствие зафиксированным требованиям, а не своим представлениям о качестве. Интегратор предотвращает попадание ошибок в руки пользователей в момент окончания внедрения.

В ходе управления коммуникациями проекта ECM система используется для:

Результат порадует обе стороны: пользователи и группа внедрения будут «говорить на одном языке», в проекте наладится оперативная и многосторонняя коммуникация, функциональность управления совещаниями и контроля исполнения их решений будет продемонстрирована клиенту на практике.

В ходе управления заинтересованными сторонами проекта ECM система играет важную роль для:

Благодаря этому будет поддерживаться удовлетворение и информированность заинтересованных лиц, кроме того, реакция пользователей на внедрение станет прогнозируемой.

Резюме

Все приведенные рекомендации носят общий характер. Однако, как показывает наша практика, их соблюдение существенно повышает шансы успешного завершения проекта по внедрению ECM-системы.

И еще один важный момент. Вендоры, разрабатывающие ECM-системы на платформе Alfresco, все более и более приближают возможности коробочных версий своих продуктов к ожиданиям пользователей. Но «Борласу», как интегратору, часто приходится искать способы решения возникающих проблем, не дожидаясь выхода очередных релизов от вендоров. Это часть нашей работы и мы стараемся расширять свою компетенцию, чтобы всегда находить решения, максимально удовлетворяющие наших заказчиков.

Автор: руководитель проектов электронного документооборота и управления контентом Группы «Борлас» Николай Ваньков

ОТПРАВИТЬ:

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Рубрики: Интеграция



Поддержка сайта и продвижение — «Амби маркетинг»