СЭД на базе системы «Логика СЭД» на СПО-платформе Alfresco. Введена в промышленную эксплуатацию в администрации Южно-Сахалинска

Администрация Южно-Сахалинска с сентября 2016 года запустила в промышленную эксплуатацию новую систему электронного документооборота. Вместо прежней СЭД на базе проприетарного ПО на платформе IBM Notes/Domino внедрен продукт компании «Логика бизнеса» - «Логика СЭД» на СПО-платформе Alfresco. Данное решение включено в реестр российского ПО, так что администрация Южно-Сахалинска работает в полном соответствии с текущими требованиями российского законодательства, кроме того, благодаря проекту существенно снижена стоимость технической поддержки и развития СЭД. Новое решение рассчитано на работу 1500 пользователей, в нем обрабатывается порядка 15 тыс. новых внутренних документов в месяц.

О заказчике

Южно-СахалинскЮжно-Сахалинск - шестой по величине город на Дальнем Востоке России, расположен в юго-восточной части острова Сахалин, в 25 км от Охотского моря. Является административным центром Сахалинской области. Общая площадь города составляет 90 тыс. га (1 % территории Сахалинской области), в том числе в городской черте 164,9 кв.км. Сам Южно-Сахалинск поделен на 22 микрорайона и на 25 районов. По данным на 2016 год, население Южно-Сахалинска составляет около 193 670 человек.

 Южно-Сахалинск на карте

Южно-Сахалинск на карте

Южно-Сахалинск - шестой по величине город на Дальнем Востоке России

Южно-Сахалинск - шестой по величине город на Дальнем Востоке России

Управления информатизации администрации Южно-Сахалинска исполняет задачи, стоящие перед администрацией в части использования современных информационно-коммуникационных технологий, способствующих эффективной деятельности структурных подразделений города, а также обеспечивает эффективное функционирование системы технической защиты информации.

Об исполнителе

«Логика бизнеса»«Логика бизнеса» (ГК «АйТи») - компания, специализирующаяся на разработке и внедрении ведущих на российском рынке ECM-решений. «Логика бизнеса» реализует масштабные проекты по созданию электронных хранилищ неструктурированной информации и систем управления документооборотом в государственных структурах, крупнейших российских компаниях нефтяного, телекоммуникационного и других секторов экономики. По итогам работы в 2015 году оборот компании превысил 1,4 млрд рублей. Стратегические партнеры компании - ABBYY, Alfresco, IBM, Red Hat.

Предпосылки проекта

Прежняя СЭД на платформе IBM Notes/Domino была внедрена в городской администрации Южно-Сахалинска в 2011 году. Из-за высокой стоимости ежегодного техобслуживания и дополнительных лицензий (за период эксплуатации СЭД было потрачено порядка 25,7 млн рублей) возможности по развитию и масштабированию системы были ограничены.

Управление информатизации городской администрации сформулировало ТЗ для новой СЭД, переосмыслив опыт владения прежним решением. Проведя поиск, заказчики остановились на системе для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства «Логика СЭД», построенной на базе СПО-платформы Alfresco.

Решение

СПО-платформа Alfresco ECM (в России решение доступно на платформе МСВСфера Инфооборот) – лидирующее решение на рынке систем класса Enterprise Content Management, на протяжении уже более 5 лет входящее в квадрант лидеров систем этого класса, составляемый аналитическим агентством Gartner Group. «Логика СЭД» на Alfresco - это решение, наследующее все преимущества этой платформы и добавляющее к ней все необходимые функции по автоматизации документооборота по российским правилам. Принципиальное отличие от других СЭД-продуктов, созданных на платформе Alfresco, заключается в том, что «Логика СЭД» полностью наследует базовый пользовательский интерфейс Alfresco Share. Таким образом, заказчик получает из «одного окна» наряду с функциональностью СЭД все остальные возможности Alfresco: репозиторий документов любого типа, механизм организации пространств совместной работы (сайтов) и многое другое.

 Интерфейс решения «Логика СЭД» на базе СПО-платформы Alfresco

Интерфейс решения «Логика СЭД» на базе СПО-платформы Alfresco

Масштабирование в этой системе выполняется легче благодаря иной лицензионной политике для СПО и использованию «легкого» web-клиента (в прежней системе клиент был «тяжелый»). Система, в силу модульного характера платформы Alfresco, также обеспечивает широкие возможности для модификации и интеграции с другими ИТ-системами.

Для заказчиков из госсектора особенно важно, что система «Логика СЭД» на Alfresco включена в реестр российского ПО.

Задачи проекта

Внедрение системы «Логика СЭД» на СПО-платформе Alfresco в администрации Южно-Сахалинска решало три основные задачи:

  • Замена СЭД на платформе IBM Notes/Domino в рамках политики импортозамещения в области ПО;
  • Снижение стоимости ежегодного техобслуживания и развития системы;
  • Возможность самостоятельной доработки системы.

Ход проекта

В ходе внедрения системы «Логика СЭД» на СПО Alfresco в администрации Южно-Сахалинска была проведена интеграция новой СЭД с другими ИТ-системами заказчика, в частности, с системой делопроизводства.

Были созданы собственные виды документов администрации вместо стандартных, реализованы собственные механизмы (например, такие как заключения при согласовании и рассылки), существенно переработаны интерфейсы карточек. За счет повышенного уровня кастомизации было проще вовлечь в проект по внедрению сотрудников администрации. Во внедрении также участвовал партнер «Логики бизнеса» компания «Крильон-Сервис» и даже сообщество Alfresco, с помощью которого были реализованы некоторые функции системы.

Из-за довольно большого объема переработок под конкретные требования администрации Южно-Сахалинска промышленная эксплуатация новой системы СЭД была несколько сдвинута относительно первоначально планировавшихся сроков:

  • Ограниченная эксплуатация началась с середины 2015 года;
  • Полноценная опытная эксплуатация – с начала 2016 года;
  • Промышленная эксплуатация – с 1 сентября 2016 года (согласно первоначальным планам это должно было произойти с начала 2016 года).

Внедрение новой СЭД, на данный момент аналогичной по функциональности прежней, было реализовано за сумму, равную бюджету годовой технической поддержки старой системы. Обслуживание новой системы на СПО-платформе будет обходиться администрации Южно-Сахалинска существенно дешевле, а дополнительные рабочие места в системе теперь ничего не стоят.

Итоги проекта

Новая система запущена в промышленную эксплуатацию с сентября 2016 года и рассчитана на работу 1500 пользователей. В ней обрабатывается порядка 15 тыс. новых внутренних документов в месяц, не считая входящих, исходящих и некоторых других.

«Мы получили современную систему для работы с документами, и благодаря СПО-платформе, лежащей в основе прикладной системы «Логика СЭД», мы существенно снизили затраты на развитие и поддержку системы», - комментирует результаты проекта заместитель руководителя управления информатизации администрации Южно-Сахалинска Алексей Чан.

 Заместитель руководителя управления информатизации администрации Южно-Сахалинска Алексей Чан

Заместитель руководителя управления информатизации администрации Южно-Сахалинска Алексей Чан

«Наши решения для управления контентом, построенные на СПО-платформах, позволяют заказчикам существенно экономить на внедрении и поддержке. К тому же госструктуры работают в рамках действующего законодательства. И, как показывает проект в администрации Южно-Сахалинска, внедрение современной СЭД обходится в стоимость годовой техподдержки старого решения на проприетарной платформе», - говорит коммерческий директор «Логики бизнеса» Георгий Подбуцкий.

 

Коммерческий директор «Логики бизнеса» Георгий Подбуцкий

Коммерческий директор «Логики бизнеса» Георгий Подбуцкий

Перспективы проекта

Алексей Чан называет такие планы по развитию системы, как расширение видов информации, учитываемых в системе, интеграция «Логики СЭД» с СЭД правительства Сахалинской области, реализованной на основе другого решения, а также запуск автоматизированной рассылки во внешние организации и интеграция с официальным сайтом администрации Южно-Сахалинска.

Рубрики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот