Компания ЛЕТОГРАФ завершила второй проект в бизнес-центре «Калибр»

Проект по автоматизации процесса управления договорами – логичное продолжение сотрудничества компании ЛЕТОГРАФ и московского бизнес-центра «Калибр». Ранее специалистами ЛЕТОГРАФ был успешно завершен проект по созданию единой системы управления заявками от арендаторов бизнес-центра. Основой для создания автоматизированной системы в обоих проектах послужила платформа ЛЕТОГРАФ.

В результате внедрения системы ЛЕТОГРАФ в бизнес-центре «Калибр» сокращено время на обработку и поиск документов, повышена исполнительская дисциплина сотрудников, обеспечено быстрое и удобное взаимодействие различных подразделений компании.

Уникальные адаптивные возможности системы ЛЕТОГРАФ позволили настроить маршрут согласования договоров в соответствии с принятыми в организации заказчика правилами обработки документов. Секретарь или сотрудник подразделения осуществляет сканирование бумажного документа, в результате которого в системе ЛЕТОГРАФ автоматически создается карточка с прикрепленным отсканированным образом договора. Сотрудник открывает карточку на рабочем столе подготовки договоров, заполняет необходимые реквизиты регистрационной карточки и отправляет документ одновременно по нескольким маршрутам согласования – планово-экономический отдел, бухгалтерия, юридический отдел, финансовый директор, затем на утверждение генеральному директору. Подписанный договор передается в электронное хранилище. Доступ к хранилищу осуществляется с разграничением прав доступа в зависимости от роли пользователя.

Процесс работы с договорами предполагает работу с пакетом таких документов как счет на оплату, счет-фактура, акты. В связи с этим, в рамках проекта дополнительно автоматизированы процессы согласования актов, счетов на оплату и счетов-фактур, что в дальнейшем обеспечит контроль обязательств по договорам. В рамках проекта в системе ЛЕТОГРАФ настроена автоматическая рассылка по электронной почте уведомлений об изменении статуса договоров и сроков, отведенных на их согласование. Кроме того, сотрудникам предоставлена возможность отслеживать фактическое время нахождения документов на том или ином этапе согласования, а также формировать отчеты по документам и статусам их согласования и исполнения.

Рубрики: Интеграция

Ключевые слова: интеграция, система управления, Летограф, внедрение