KnowDocs for SharePoint в рамках концепции единого информационно-коммуникационного поля компании

В начале июня компания «Иттилан» провела вебинар, посвященный системе электронного документооборота KnowDocs for SharePoint, реализованной на базе платформы Microsoft Office SharePoint Server 2007. В рамках вебинара были освещены аспекты реализации задач по документообороту как на 2007-й платформе SharePoint, так и на платформе 2010, на которую сейчас практически полностью осуществлена миграция. Упор был сделан на демонстрацию возможностей системы.
Системный интегратор «Иттилан» образован в 2006 году. Решения компании базируются на разработанной собственными силами концепции единого информационно-коммуникационного поля компании (ЕИК). «Иттилан» строит большое количество решений на платформе SharePoint. Как отметил генеральный директор «Иттилан» Дмитрий Кузнецов, одним из аспектов деятельности компании является стремление максимально упростить интегративность различных решений с точки зрения бизнеса заказчика, с точки зрения поддержки, стоимости владения и прочих параметров эффективности внедрения. «SharePoint является платформой для построения целого спектра решений, связанных с документооборотом и бизнес-процессами компании. Наш подход заключается в том, чтобы предложить заказчику спектр решений, комплексно характеризующихся как единое информационно-коммуникационное поле компании. Процесс коммуникации и получения информации в компании не может быть отделён от инструментария, в котором непосредственно работают сотрудники организации. Когда необходимо получить информацию о коллеге, например, с точки зрения его должностных обязанностей, нужно обеспечить согласование документа или поучаствовать в коммуникациях, связанных с внутрикорпоративными бизнес-процессами, такими как заявка на финансирование, командировка или отпуск, – все эти задачи относятся к задачам одного спектра ответственности. Единый инструментарий с едиными концепциями в плане визуализации существенно повышает удобство и гибкость работы сотрудников. Поэтому мы говорим о том, что единое информационно-коммуникационное поле, построенное, например, на базе платформы Microsoft Office SharePoint Server, – это повышение гибкости и эффективности использования каждого отдельного инструмента, который в это поле будет входить», – рассказал Дмитрий Кузнецов.

У ЕИК есть две основные характеристики, которые существенно помогают в работе с информацией. Во-первых, это единый вход – принцип «одного окна»: весь инструментарий доступен по принципу работы с сайтом, то есть через веб-интерфейс, что является на текущий момент практически корпоративным стандартом. Второй аспект – это мобильность: сотрудник может получить доступ к информации не только на рабочем месте, но и в командировке, в отпуске, на встрече с клиентом.

Совокупно информационное поле агрегирует в себе целый перечень подзадач, которые можно разделить на основные вехи. Компания «Иттилан» сформулировала их следующим образом: прежде всего, это управление знаниями, то есть работа с документами, будь то проекты или уже согласованные документы, справочники, положения, должностные инструкции, практики работы менеджеров и т. п. «Конечно, существуют такие знания, которые никогда не будут формализованы в рамках информационных систем, но большинство из них достаточно эффективно может быть структуризировано, агрегировано и размещено на веб-пространстве в едином информационно-коммуникационном поле», – отметил Дмитрий Кузнецов. Второй аспект – это люди: социальная среда, получение информации о сотрудниках, организационные структуры в виде телефонного справочника, блоги руководителей компании, информация о навыках и умениях каждого сотрудника. «Это важно применительно к любым бизнес-процессам, будь то подготовка документов, согласование документов и просто коммуникации. Без знаний информации о коллегах, эти коммуникации идут не столь эффективно и зачастую получаются нарушенными за счёт того, что нет эффективного представления о том, чем занимаются коллеги, например, в соседнем департаменте», – пояснил докладчик.

Третий аспект связан с коммуникациями. Например, система может напоминать, в какой момент времени работнику нужно отчитаться о выполнении той или иной задачи, подготовить информацию, согласовать и внести корректировки в документ, выполнить то или иное распоряжение. Все эти коммуникации могут быть управляемыми, считают в компании «Иттилан». То есть информационно-коммуникационное поле должно эффективно поддерживать коммуникации, давать удобные инструменты, а это как инструменты, заложенные в веб-интерфейс SharePoint, так и дополнительные инструменты: электронная почта на базе, например, Microsoft Exchange Server или программного продукта Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Communications Server с программой Microsoft Office Communicator, а также телефония, которая может быть интегрирована с этим продуктом.

Следующим срезом является получение отчётности, что важно с точки зрения принятия решений. Это может быть отчётность по служебным запискам, контролю исполнительской дисциплины, по подготовке договорной работы, а также по финансовым показателям компании, по зарплате сотрудникам подразделения. Все эти аспекты могут быть формируемы на основании разных элементов информационных систем, будь то учётная система, CRM, системы документооборота, Service Desk. Для сотрудника важен удобный инструмент для получения корпоративной отчётности, подчеркнул докладчик.

ЕИК включает также ряд бизнес-инструментов, связанных с документооборотом, корпоративными бизнес-процессами, с планированием и бюджетированием и др., то есть на базе платформы SharePoint и в целом единого информационно-коммуникационного поля можно реализовать широкий круг задач. Это может быть, например, HR-инструментарий, управление ключевыми показателями эффективности компании, постановка и оценка целей, оценка персонала, аттестация персонала, специализированные бизнес-процессы и другие бизнес-инструменты. «Наша практика показывает, что этот инструментарий может быть достаточно эффективно, быстро и с минимальной степенью затрат на дальнейшее сопровождение внедрён на платформе SharePoint. Опыт заказчиков показывает, что это так», – прокомментировал Дмитрий Кузнецов.

Далее докладчик остановился на задачах, решаемых автоматизацией документооборота. Так, в задачи электронного документооборота входит управление проектами документов, контроль исполнительской дисциплины, обеспечение делопроизводства, ведение архива, управление бизнес-процессами. С точки зрения ЭДО, эффективность выражается в сокращении времени на поиск информации при повышении возможности обработки большего количество документов, которые поступают не в виде хаотического перечня документов, а как упорядоченная очередь документов с контролем сроков исполнения, с уведомлением инициатора о том, что документ находится в стадии рассмотрения и пр.

Все указанные аспекты единого информационно-коммуникационного поля относятся к системе KnowDocs for SharePoint – разработке компании «Иттилан», реализованной на базе платформы Microsoft Office SharePoint Server 2007, а на текущий момент по большей части перенесённой на платформу Microsoft Office SharePoint Server 2010. Система KnowDocs for SharePoint построена на нескольких продуктах и разработках. Базовой платформой является SharePoint. Вторая составляющая – технология Nintex Workflow, позволяющая выстраивать бизнес-процессы, то есть создавать рабочие процессы движения документов, карточек, заявок и прочих элементов через веб-конструктор самой платформы SharePoint. Третье решение – разработки компании «Иттилан», с помощью которых повышается эффективность работы с информацией, улучшается интерфейс, что позволяет работать более удобно, нежели это заложено в базовую систему. То есть KnowDocs представляет собой модульную систему, которая содержит в себе типовой набор модулей, но позволяет их изменять под задачи и нужды компании. Система не является жёсткой, она не навязывает тот или иной функционал в обязательном порядке, структура системы может быть существенно изменена в рамках конкретного проекта.
Система электронного документооборота KnowDocs for SharePoint
Система электронного документооборота KnowDocs for SharePoint

Далее в рамках вебинара подробнее были рассмотрены возможности KnowDocs. Первое – возможность гибкого формирования произвольных цепочек прохождения документов, а также работать с пакетами документов и осуществлять версионный контроль. Важнейшей частью любой системы электронного документооборота являются единые классификаторы и справочники, причём помимо ведения этих классификаторов, система за счёт базовых возможностей SharePoint позволяет подключать их из других систем – учётной, кадровой, бухгалтерской. Права доступа разграничиваются на уровне библиотек и самих документов. Система позволяет работать с карточкой документа прямо из Word, также присутствует функция указания метаданных документа прямо из MS Office.
Работа с карточкой документа в MS Word
Работа с карточкой документа в MS Word
 

Если говорить о платформе SharePoint 2010, то в ней появилась возможность полноценной офлайн-работы благодаря технологии SharePoint WorkSpace. Избежать потери информации позволяет многоуровневая корзина: первый уровень очистки находится на уровне самого пользователя, второй – на уровне администратора. Что касается безопасности, то интеграция с системой Microsoft Information Rights Management (IRM) позволяет выстроить такую систему документооборота, где можно ограничивать доступ к документам, запрет печати и пр. Также есть возможность использования электронной цифровой подписи (ЭЦП), что повышает качество и надёжность работы с информацией. При этом стоит учитывать, что ЭЦП бывает двух видов – юридически значимая и не юридически значимая. В рамках текущей системы ЭЦП второго вида (то есть если в компании стоит задача формирования юридически значимой ЭЦП) стоит обратить внимание на использование сертифицированных технологий – «Крипто-Про», в этом случае компания «Иттилан» может интегрировать решение с юридически значимыми сертификатами и обеспечить соответствующую степень защиты. Однако полноценное юридически значимое решение на платформе SharePoint потребует дополнительных затрат времени на согласование с соответствующими органами, отметил Дмитрий Кузнецов.

В рамках второй части вебинара наглядно были продемонстрированы возможности системы KnowDocs. Отметим, что система на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2007 доступна в демонстрационном режиме на демопортале компании «Иттилан». Её особенностью является то, что она интегрирована с корпоративным порталом. Что касается платформы SharePoint 2010, то Дмитрий Кузнецов продемонстрировал основные элементы системы, которые уже перенесены.

Компания «Иттилан» регулярно проводит вебинары, посвящённые в целом решениям на базе платформы SharePoint и конкретно различным функциям и инструментам.

Рубрики: Интеграция, Маркетинг, ПО

Ключевые слова: интеграция, автоматизация бизнес процессов, Microsoft, SharePoint