Министр информатизации и связи Республики Мордовия Олег Соколов: «Развернув СЭД «ДЕЛО», мы стали работать лучше, эффективнее и быстрее, в том числе с точки зрения предоставления услуг каждому гражданину»

 - Олег Александрович, какие предпосылки широкого внедрения электронного документооборота в органах власти Республики Мордовия можно отметить?

 - Исторически переход на электронный документооборот в органах власти Республики Мордовии начался еще в 2002 году. Именно тогда в центральном аппарате, а именно, в Администрации Главы Республики Мордовия и Аппарате Правительства Республики Мордовия, была развернута СЭД «ДЕЛО» для ведения электронного журнала - сначала на 5, затем на 10, и, наконец, на 30 рабочих мест. На тот момент система использовалась в режиме автоматизированного сопровождения бумажного документооборота и выглядела это как множество электронных регистрационных карточек, которыми сопровождались бумажные документы, а само понятие электронного документооборота было размытым. В те же годы городской округ Саранск тоже начал активно внедрять СЭД «ДЕЛО» в режиме электронного журнала. В общей сложности было развернуто более 150 рабочих мест.

С 2005 по 2010 год министерства и ведомства региона разворачивали у себя различные системы (в основном «ДЕЛО», но не только), без их интеграции между собой. СЭД внедрили Минсоцзащиты, Минспорт, Минсельхоз. Муниципалитеты, кроме города Саранска, к этому процессу на тот момент не присоединялись, единая политика все еще не сформировалась.

Так было до 2012 года, когда председатель правительства Республики Мордовия Владимир Сушков поставил задачу отказаться от лоскутной автоматизации электронного документооборота и внедрить централизованную СЭД, чтобы в перспективе охватить ею всю республику. Важным фактором принятия решения о создании единой СЭД стал ввод в промышленную эксплуатацию информационно-вычислительного комплекса «Технопарк-Мордовия» с единственным в России дата-центром, сертифицированным по высшему мировому стандарту доступности и надежности TIER 4. Именно в нем было решено разместить СЭД и предоставлять ее пользователям как облачное решение.

 - По каким критериям в качестве единого решения была выбрана именно СЭД «ДЕЛО»?

 - В Министерстве информатизации и связи РМ проанализировали функциональные возможности существующих в тот момент на рынке различных систем электронного документооборота, (среди них, наряду с СЭД «ДЕЛО», были продукты «Босс-Референт», «ЕВФРАТ-Документооборот», «CompanyMedia», «Directum», «DocsVision»,  «LanDocs», «Optima-Workflow», «Documentum») в том числе, с точки зрения различных вариантов централизованного решения. Основными критериями при этом были реализация системы в сжатые сроки, удобство использования, минимизация рисков в обслуживании (в отличие от зарубежного продукта). Мы также отказались от хороших, но тяжелых решений – например, Documentum. В итоге пришли к выводу, что идеальной системы, в принципе, не существует, а лучшая для нас среди них все же – СЭД «ДЕЛО». Наличие у разработчика - компании ЭОС - сильного и хорошо известного нам регионального партнера в лице ООО «Интер-Софт» стало еще одним критерием выбора в пользу данного продукта. Заказчиком проекта выступило подведомственное нашему министерству Государственное автономное учреждение «Госинформ» (с 2015 года – ГКУ «Госинформ»).

Отмечу, что на тот момент из примерно 1100 госслужащих только 100 использовали СЭД «ДЕЛО», еще 200-300 - пользовались другими системами, остальные – вообще не использовали в своей работе СЭД. То есть, технически было равнозначно, какую систему «сносить», а какую оставлять. СЭД «ДЕЛО», повторюсь, была выбрана именно потому, что в ней, на наш взгляд, было меньше всего недостатков, которые в той или иной мере присущи любой СЭД.

 - Какие этапы прошел проект внедрения?

 - Масштабное внедрение СЭД «ДЕЛО» в органах государственной и муниципальной власти Республики Мордовия началось в августе 2013 года. Проект реализовывался в 2 этапа. На первом этапе системой были охвачены органы исполнительной власти Республики Мордовия (500 рабочих мест). Практически во всех органах госвласти появилась точка входа в систему - рабочее место руководителя. Второй этап представлял собой проникновение СЭД «в глубину», закрытие недостающих потребностей в органах госвласти, а затем последовала автоматизация всех 23-х муниципалитетов. Закончился второй этап в начале 2015 года.

Каждый этап сопровождался выпуском соответствующих нормативных документов. Первым основополагающим документом было постановление Правительства Республики Мордовия об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте в Республике Мордовия. В нем было рекомендовано использовать электронный документооборот и в органах местного самоуправления. Затем распоряжением Правительства Республики Мордовия был утвержден типовой регламент документооборота, рекомендованный к использованию для разработки типовых регламентов внутри министерств, ведомств и муниципалитетов.

Существенный момент реализации проекта – в процессе работы оказалось, что наиболее выгодным является приобретение безлимитной лицензии, которая распространяется на все органы власти, местного самоуправления, подведомственные госорганизации и организации с государственным участием не менее 50 %. Теперь дополнительные средства требуются нам только на интеграцию и настройку СЭД – это примерно 30-40 % от базовой стоимости рабочего места.

 - На каких мощностях развернута СЭД «ДЕЛО» и как осуществляется доступ к ней?

 - Базы данных СЭД «ДЕЛО» размещены на ресурсах информационно-вычислительного комплекса «Технопарк-Мордовия», о котором говорилось ранее. При этом они разделены: одна база данных развернута для органов госвласти, другая - для муниципального уровня , третья – база города Саранска. Между всеми ними организовано информационное взаимодействие в части обмена электронными документами. Все сотрудники получают доступ к СЭД удаленно: органы государственной власти - с использованием собственной государственной скоростной информационной магистрали, на муниципальном уровне - преимущественно за счет аренды каналов у «Ростелекома».

У каждого руководителя есть возможность пользоваться мобильными приложениями, хотя не все эту возможность используют. Лично меня вполне удовлетворяет веб-клиент СЭД «ДЕЛО», через VPN с планшета я захожу в веб-версию и не пользуюсь мобильным приложением. Функционал веб-версии шире, чем мобильного клиента. Кстати, раньше я использовал мобильные приложения, и это было очень удобно. Но однажды после хакерской атаки мы были вынуждены отключить доступ к мобильному клиенту, и пришлось пользоваться веб-клиентом. Когда я снова вошел в мобильное приложение месяц спустя, то увидел у себя 1200 документов, половина из которых на самом деле были за это время исполнены - личный кабинет в мобильном приложении, к сожалению, иной, чем в веб-версии. Сейчас у меня нет планов снова переходить на мобильный клиент, но мы, безусловно, попробуем его обновленный вариант, когда он будет доступен для использования.

 - С какими основными проблемами пришлось столкнуться в ходе проекта?

 - Одна из основных проблем, как всегда - человеческий фактор. Каждый раз, внедряя новый ИТ-продукт, приходится объяснять пользователям элементарные вещи. И административные ресурсы за ненадлежащее использование системы электронного документооборота никто не отменял.

Вопрос подготовки пользователей мы решили путем «эшелонированного» обучения: выделили от министерств и ведомств ключевых пользователей, собирали их в специальные группы, обучили работе в СЭД, а затем передали им права обучения коллег непосредственно в процессе работы без отрыва от нее. Теперь по всем легко решаемым вопросам на помощь пользователям приходит «местный» учитель, а по более сложным - служба поддержки. Такой подход экономит и время, и средства.

Еще одна проблема заключается в том, что если создание электронного документа, его жизнь в нормативных документах прописаны, то момент окончания жизненного цикла в разных аспектах не определен. Коллеги говорят: если даже нормативно решить, как уничтожать электронные документы, то соответствующей технологии все равно нет. Пока что у нас идет набор документов, накапливается база данных, расширяется хранилище, а указанная проблема не решается.

 - Каковы основные итоги проекта?

 - Во-первых, это, безусловно, повышение дисциплины. Документы не пропадают, они легко контролируются, мониторится их исполнение, в том числе пошаговое. Невозможно списать документ, если не все указанные исполнители высказали свою точку зрения по нему. Во-вторых, очень импонирует возможность удаленно принимать управленческие решения, которые сразу поступают на исполнение, начинают реализовываться. Раньше мы для этого использовали электронную почту, что гораздо менее удобно с точки зрения контроля. И еще, конечно, освободилось огромное количество времени, которое мы раньше тратили на распечатку, переход из кабинета в кабинет, поучение виз и так далее.

Сегодня в системе функционирует более 900 рабочих мест - при числе госслужащих и муниципальных служащих примерно по 1100 человек. К СЭД «ДЕЛО» подключены все члены правительства и все ведомства, руководители которых не являются членами правительства, но участвуют в заседаниях правительства, входят в структуру органов государственной власти. Каждый из 23 муниципалитетов имеет по несколько рабочих мест (при численности в 30-50 сотрудников в каждом муниципалитете – это 3-5 рабочих мест). То есть, проникновение в муниципалитетах пока не очень глубокое, но в целом документооборот между республиканским и муниципальным уровнем как минимум на 80 % осуществляется в электронном виде. Отмечу, что число компьютеров в органах государственной и муниципальной власти, вкупе с компьютерами в подведомственных организациях, достигает порядка 7 тысяч.

 - Межведомственный документооборот ведется в безбумажном виде?

 - Внутри правительства - да. В Министерстве информатизации и связи РМ хождение документов в бумажном виде полностью исключено: бумага начинается и заканчивается в приемной министра. Но надо понимать, что совершенно безбумажного документооборота в сегодняшних реалиях не может быть. Есть секретная информация, информация ограниченного доступа, плюс согласно сегодняшним требованиям законодательства у гражданина есть право обратиться в органы власти в том числе и письменно, и эта часть документооборота останется бумажной.

 - Как отразилось внедрение СЭД на предоставлении услуг населению?

 - Электронный документооборот существенно ускоряет принятие решений и подготовку проектов документов, в чем есть несомненные плюсы для любого гражданина республики. Мы стали работать лучше, эффективнее и быстрее, в том числе с точки зрения предоставления наших услуг, результатов нашей деятельности каждому конкретному гражданину.

 - Ожидается ли интеграция СЭД «ДЕЛО» с АИС МФЦ?

 - Возможно, но в более отдаленной перспективе. Информационные системы должны иметь стык между собой, чтоб ускорить информационное взаимодействие. Исторически - на тот момент, когда мы внедряли АИС МФЦ, возможности реализовывать аналогичные услуги в СЭД «ДЕЛО» еще не было. В итоге разработчиком нашей АИС МФЦ стала местная республиканская компания – хорошо известная, внедряющая свои решения в десятках регионов. Теперь решить вопрос интеграции этих двух систем не представляет сложности, но и никакого дискомфорта от отсутствия такой интеграции не создается, мы экономим средства и не проводим проектов, которые на данный момент не являются необходимыми, поэтому это задача завтрашнего дня.

 - Какие существуют планы по развитию единой СЭД?

 - В настоящее время открыты все возможности, чтоб довести количество муниципальных служащих, работающих в СЭД «ДЕЛО», до 100 %. За счет безлимитной лицензии, приобретенной у компании ЭОС, в перспективе планируется подключить муниципальные учреждения - больницы, школы, учреждения культуры, спорта и другие, коммерческие организации с участием государства или муниципалитета - всего около 3 тыс. организаций. Эта задача вполне решаемая: в течение этого года нам вполне по силам подключить хотя бы по одному рабочему месту.

Спасибо за беседу!