Генеральный директор компании «Электронные Офисные Системы» Владимир Баласанян: «Отсутствие нормативной базы и правил стандартизации сильно тормозит развитие рынка СЭД»

- Перед тем как перейти к основной теме интервью, позвольте такой вопрос: как бы Вы оценили сегодняшний уровень развития рынка СЭД в России?

- Если подсчитать число компаний, которые занимаются внедрением систем документооборота и сопоставить этот показатель с количеством предприятий и организаций, нуждающихся в нем, то эти числа несопоставимы. На основе хотя бы этих выводов мы можем говорить о том, что рынок СЭД в России сейчас находится у своего начала – по некоторым оценкам, системы СЭД используются только в 3 % отечественных предприятий. С другой стороны, как можно заметить, есть существенное количество поставщиков систем документооборота на рынке, что говорит о том, что сейчас всем хватает места в данном сегменте. Кстати, это означает еще и то, что заказчик пока непривередлив. То есть он не разбирается в рыночных предложениях, и во многом это связано с тем, - возвращаясь к теме нашей беседы, - что, как это ни парадоксально, точной дефиниции понятия СЭД в России на данный момент нет.

- Какие процессы в нашей стране происходят с точки зрения стандартизации СЭД и документооборота в принципе? Как известно, в советское время существовали различные ГОСТы в этой области, сохраняются ли сейчас какие-то унаследованные тенденции?

- Вопрос не только в том, что системы необходимо стандартизовать с точки зрения терминологии и функциональности. Например, представители аппарата Госдумы нередко выступают на различных тематических семинарах и рассказывают, что они потратили два года на создание нормативной базы для работы с электронными документами, а предметную работу пока еще не начали. Несомненно, отсутствие нормативной базы сейчас тормозит развитие рынка, но проблема еще и в том, что при последней административной реформе вопросы регулирования документооборота не были закреплены за определенным уполномоченным лицом. Соответственно, эти вопросы не регулируются государством, и сейчас это стало прерогативой компаний – разработчиков СЭД.

Если обратиться к истории, то в числе немногих значимых вех в области стандартизации работы с документами можно отметить принятие Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) в 1988 году и закона об ЭЦП в 2002 году, в котором, собственно, и появилось понятие электронного документа. Последним и весьма серьезным достижением было принятие стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Этот стандарт является адаптацией соответствующего стандарта ИСО, и это отражает тот факт, что сегодня адаптация международных стандартов в большинстве случаев является наиболее эффективным (а зачастую и единственно возможным) путем создания отечественной нормативной базы в области СЭД.

Нельзя не отметить и вклад отечественных предприятий, которые в 2004 году под эгидой профессиональной общественной организации «Гильдия управляющих документацией» создали оригинальный межкорпоративный стандарт «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления». «АйТи», Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), ИнтерТраст, IBS, НТЦ ИРМ, «Электронные Офисные Системы» и «Гранит-Центр» разработали «Протокол взаимодействия систем документооборота». Этот стандарт является сегодня весьма актуальным, поскольку пока это единственный стандарт, который позволяет обеспечить взаимодействие СЭД различных разработчиков. Наша компания первой реализовала его не только для внешнего взаимодействия, но и для взаимодействия наших систем между собою.

- Что с точки зрения стандартизации документооборота демонстрирует зарубежный подход?

- Изначально документооборот в России и на Западе развивался из разных отправных точек. Поскольку проблема контроля бумажного документооборота была крайне затратной, на Западе пошли по принципу: «один документ – один сотрудник». То есть каждый документ закреплялся за определенным менеджером, обеспечивающим отработку действий, связанных с этим документом. И если активная работа с документом завершалась, сотрудник должен был только положить его в определенную папку в корпоративном архиве, - вот, собственно, так можно описать весь принцип работы. Здесь главный плюс – это прозрачность и простота организации работы с документом. Минусы очевидны: с уходом каждого сотрудника теряется значительная часть информации о работе с документами, а возможно, и сами документы. При 20-процентной текучести кадров организация за 5 лет могла потерять критическую часть информации о работе с документами.

В России традиционная культура делопроизводства строилась на совершенно других принципах. Управление прохождением документов отделялось от конкретных исполнителей. Была разработана технология коллективной работы с документами, которая начиналась с регистрации каждого входящего или созданного документа, который получал уникальный номер (что полностью соответствует принципу уникальной идентификации в современной информатике). Кроме того, были жестко регламентированы процедуры перемещения документов и т.д. Эти технологии были единообразны для всего государства, что создало нам хорошую историческую базу для создания систем электронного документооборота. Кстати, на Западе пришли к тому же - там с самого начала работ по автоматизации документооборота стали активно разрабатывать технологии управления регламентными деловыми процессами, названные workflow (кстати, первоначально этот термин переводился в России как «делопроизводство»).

Таким образом, можно сделать вывод, что с точки зрения наличия стратегических предпосылок для стандартизации документооборота ситуация в России намного лучше в связи с наличием жестко регламентированных и единообразных технологий. Но, к сожалению, сегодня ситуация развивается в обратном направлеии. На Западе широкое внедрение информационных технологий объективно привело к необходимости унификации и стандартизации. Сегодня мы уже наблюдаем появление второго поколения национальных и международных стандартов в области СЭД. У нас же каждый заказчик и разработчик по-своему понимают правила и технологии электронного документооборота, и от унификации мы движемся если не к хаосу, то к многообразию и несовместимости.

- В чем, на ваш взгляд, состоит необходимость стандартизации? Как вы считаете, она прежде всего актуальна для электронного взаимодействия с госорганами или необходима для рынка в принципе?

- Вообще первоначально промышленные стандарты разрабатывают отраслевые лидеры, а государство использует это в своих интересах. Стандартные требования к СЭД – ключевой инструмент государственной политики в области ИТ, поскольку они дают возможность:
- определять свойства и контролировать качество систем;
- обеспечить совместимость и взаимодействие систем различных поставщиков и организаций, юридическую значимость документов;
- закрепить отечественные законодательно-нормативные требования, обеспечив совместимость с международными требованиями;
- сократить стоимость владения (сумму затрат на приобретение, внедрение и эксплуатацию систем).
Бизнес также очень заинтересован в государственных стандартах. Для потребителей соответствие продуктов тех или иных производителей государственным стандартам дает определенные гарантии качества. Для производителей стандарты определяют рамки требований, которые будут предъявлены к его изделиям.
Вообще первоначально промышленные стандарты разрабатывают обычно отраслевые лидеры, а государство использует их в своих интересах. Наиболее известные и признанные в мире стандарты в области СЭД – стандарт Министерства обороны 5015.2-STD «Стандарт требований к разработке программных приложений для управления электронными документами» и стандарт Евросоюза MoReq «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота».

- Как известно, ЭОС ведет в направлении стандартизации определенную работу. Не могли бы вы рассказать о ней?

- Вот только некоторые работы в области стандартизации, выполненные нашей компанией:
- 1996 г. – система ДЕЛО первой в России получила сертификат качества Госстандарта РФ;
- 2002 г. - реализация стандарта интероперабельности систем документооборота ODMA (Open Document Management API);
- 2003-2004 гг. – участие в разработке стандарта «Взаимодействие систем автоматизации ДОУ» Гильдии управляющих документацией;
- 2005 г. – реализация стандарта Гильдии;
- 2006 г.- экспертная сертификация соответствия MoReq;
- 2006 г. – участие в выработке окончательной версии  MoReq2;
- 2007 г. – разработка проекта концепции создания системы межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти РФ;
- 2007 г. – подготовка к принятию в качестве национального стандарта формата офисных электронных документов ISO 26300 Open Document Format (ODF);  подготовлен и зарегистрирован в OASIS и Ростехрегулировании официальный перевод текста на русский язык;
- 2008 г. - реализация стандарта формата офисных электронных документов ISO 29500 Оffice Open XML.

ЭОС - единственная российская компания, принимавшая участие в разработке стандарта Moreq, инициированной и профинансированной ЕС. Процедура разработки MoReq была публичной, все ее главы выкладывались в Интернет, и мы приняли участие в обсуждении этого документа. И хочу отметить, что в окончательном варианте наши рекомендации были учтены.

- Каков ваш прогноз по развитию ситуации в целом? На ваш взгляд, должно ли здесь активную роль играть государство, и если да, то каким образом?

- Пожалуй,сегодня ключевой проблемой является практическое отсутствие государственного регулирования в этой области – ни одно конкретное ведомство не уполномочено координировать решение вопросов в области делопроизводства и документооборота. Логично, чтобы эти полномочия были закреплены за Федеральным архивным агентством, как это принято во многих развитых странах, например в США. И именно в этих странах удалось достичь наибольших успехов в области электронного правительства вообще и электронного документооборота в частности. Надеюсь, что в ходе нынешней административной реформы этот вопрос будет наконец решен.

О компании

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) была образована в августе 1994 года. Миссия компании является разработка и внедрение систем управления документационной деятельностью организаций на основе применения современных информационных технологий. Специалисты ЭОС разрабатывают и поставляют программные системы автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, архивного дела и кадрового учета. ЭОС оказывают услуги по установке и настройке систем, вводу их в действие и обучению персонала. Штат компании насчитывает 150 специалистов (у компании наряду с центральным офисом в Москве также работает филиал в Коврово, который занимается в основном программными разработками). В 12 субъектах РФ (например, Московская область, Алтайский край) «Дело» признано де-факто стандартом для местных органов власти. Значительный сегмент заказчиков компании составляют финансовые учреждения, промышленные, производственные предприятия и предприятия ТЭК, государственные структуры, строительные, торговые. В число крупнейших клиентов ЭОС входят ЦБ РФ, банки «ВТБ 24», «Петрокоммерц», Счетная палата РФ, аппарат Государственной думы, аппарат Совета Федераций Федерального собрания РФ, ВГТРК/ГТРК «Культура» и др.

Программными продуктами ЭОС являются система автоматизации делопроизводства «Дело», разработанная с учетом российской специфики, опция «Электронно-цифровая подпись и шифрование», система кадрового учета «Кадры», подсистема «Дело-Web» для удаленной работы с системой «Дело» через Internet/Intranet, продукт eDocLib (Electronic Documents Library), обеспечивающий централизованное хранение произвольных электронных документов и предоставление сервисов по их поиску, что позволяет создать единую корпоративную библиотеку. Сейчас компания выпустила новый продукт – Enterprise Office Solution (EOS) for SharePoint (см. новость от 30 мая 2008 г.).