Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин: «СЭД «ДЕЛО» позволило нам организовать электронный документооборот в масштабах всего региона»

Герман Анатольевич, расскажите о развитии проекта автоматизации документооборота органов власти Ростовской области?

- В результате конкурса 2006 года в администрации Ростовской области было установлено 205 автоматизированных рабочих мест (АРМ) СЭД «ДЕЛО». Изначально проект был рассчитан на единый делопроизводственный цикл документооборота всех органов исполнительной власти, правительства Ростовской области и муниципальных образований, где устанавливалось по одному автоматизированному рабочему месту (АРМ). С этого времени проект постоянно развивался, увеличивалось число установленных рабочих мест, стали использовать электронную подпись (ЭП). Кроме того, был принят целый ряд нормативно-правовых документов, прежде всего Распоряжение администрации Ростовской области «О внедрении системы электронного документооборота и делопроизводства администрации Ростовской области, областных органов исполнительной власти, муниципальных образований области». А в 2009 году стартовал пилотный проект с целью практического изучения эффективности использования технологии безбумажного движения документов. Кроме того, в конце этого же года было принято распоряжение № 400 об организации пилотного проекта электронного документооборота с использованием электронной подписи.

Как проходило внедрение технологий ЭП? 

- После выхода распоряжения № 400 мы в течение 2010 – 2011 гг. работали в пилотном режиме, активно используя электронные подписи. Сотрудники получили рабочие места в СЭД «ДЕЛО» и полностью перешли на электронный документооборот при обмене информацией с другими ведомствами. По поручению губернатора Ростовской области Василия Голубева было издано новое распоряжение № 365 от 23 августа 2012 года о межведомственном электронном документообороте с использованием системы «ДЕЛО» и ЭП, в рамках которого было установлено, что при переписке между исполнительными органами государственной власти и муниципальными образованиями документы на бумажном носителе не требуются. Кроме того, в рамках этого распоряжения Министерством информационных технологий и связи Ростовской области были утверждены методические рекомендации по работе в региональной системе МЭДО, а также по работе в единой автоматизированной системе исполнения документов и поручений.

Что представляет собой проект сегодня?

- Сегодня документооборот между органами исполнительной власти и муниципальными образованиями ведется в системе «ДЕЛО», и в настоящее время правительство Ростовской области уже принимает документы только в электронном виде. В СЭД «ДЕЛО» сейчас реально работают 1730 пользователей, и до конца года планируется довести это число до 2100. Мы планируем подключить все опции, имеющиеся в СЭД «ДЕЛО», в том числе ЭП и шифрование, сканирование, поточное сканирование, печать штрих-кода, оповещения и уведомления, информер и т. д. Также в планах до конца года подключить к СЭД  все городские и сельские поселения Ростовской области. А в 2014 – 2015 гг. подключить до 7000 пользователей.

Министр информационных технологий и связи Ростовской области Лопаткин Герман Анатольевич

С чем вы связываете дальнейшее развитие проекта?

- До конца года мы планируем подключить к системе «ДЕЛО» управления и отделы социальной защиты населения, загсы и отделы образования во всех муниципальных образованиях. То есть постепенно началось подключение подведомственных организаций внутри каждого органа исполнительной власти. К примеру, Министерство образования сейчас планирует подключить к системе «ДЕЛО» учебные заведения, которые являются получателями средств областного бюджета, Министерство здравоохранения – соответствующие структуры и т. д. Люди стали понимать, что, не имея системы, они просто не смогут работать, ведь, с одной стороны, это удобно, с другой – объективная необходимость.

В планах дальнейшего развития проекта указывается отработка технологий единого документа, расскажите об этом подробнее.

- Все очень просто – внутри всех органов исполнительной власти, правительства Ростовской области и некоторых муниципальных образований мы отказались от перерегистрации входящих документов. К примеру, если Министерство информационных технологий и связи направляет документ в Министерство финансов, то в последнем его не регистрируют, а работают с уже имеющимся номером документа, вводя туда соответствующие резолюции, ответы, поручения и т. д. То есть внутриведомственной перерегистрации документа не происходит – регистрируются лишь поступающие документы от федеральных органов исполнительной власти и коммерческих организаций, которых нет в системе «ДЕЛО». Для этого каждому участнику системы «ДЕЛО» присваивается специальный уникальный номер, даже муниципальным образованиям, обеспечивая, таким образом, идентификацию в системе.

Ростовская область стала одним из первых регионов, подключенных к федеральной системе МЭДО, что это вам дало?

- Мы действительно стали первыми в Южном федеральном округе, подключившимися к федеральной системе межведомственного электронного взаимодействия в феврале 2012 года. Отмечу, что значительно сократилось время на получение и отправку электронных документов и, соответственно, на принятие решений и исполнение контрольных документов. При этом использование МЭДО не ограничивается только фактом отправки и получения электронного документа. Одновременно с электронным документом мы отправляем и получаем в автоматическом режиме сообщения – уведомления о событиях, происходящих в СЭД с документом. Так, например, без получения сообщения-уведомления от адресата о регистрации электронного документа в системе СЭД процесс отправки-приема документа не может считаться завершенным. Вместе с тем мы уже готовы перейти на полноценный обмен документами по системе МЭДО без дублирования отправки бумажным носителем, и с рядом федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) мы уже обменялись соответствующими соглашениями о переходе на полностью безбумажный документооборот. Работа в этом направлении продолжается.

Схема организации межведомственного электронного документооборота в Ростовской области

С какими трудностями вы столкнулись при реализации проекта?

- Трудности возникают при работе с документами постоянного и длительного хранения. К сожалению, мы пока не можем их полноценно включить в электронный документооборот. Поэтому данные документы приходится обрабатывать как в электронном виде, так и на бумажных носителях, что вызывает справедливые нарекания со стороны пользователей системы. Но таких документов сравнительно немного – не более 10 % от общего объема документооборота. Кроме того, еще одной проблемой является то, что при автоматической выгрузке документа из СЭД «ДЕЛО» в систему «Архивное ДЕЛО» (которая используется для архивного хранения документов) вместе с документами не передается электронная подпись. Это серьёзно сдерживает развитие электронных архивов исполнительных органов власти и муниципальных образований. В идеале все документы постоянного и длительного хранения должны храниться в электронном виде в системе «Архивное ДЕЛО» и затем сдаваться в государственный архив также в электронном виде. Но пока это не работает.

Этот вопрос, наверное, нужно было задать в самом начале, но тем не менее – как вы оцениваете результаты проекта, как менялось отношение к нему рядовых пользователей?

- С началом внедрения проекта в 2006 году пользователи оценивали его результаты крайне отрицательно. Следующие два-три года тоже не были легкими, потому что система вынуждала сотрудников совершать двойную работу, создавая документы как на бумажных, так и электронных носителях. В это время учетом и регистрацией документов занималась канцелярия Администрации Ростовской области, а вопросов передачи документов и их юридической значимости не возникало. Затем наступил момент, когда система стала использоваться не только для учета регистрационных карточек, но и для оперативной передачи документов. В первую очередь удобство обмена электронными документами оценили сотрудники муниципальных образований (надо отметить,  что расстояние до административных центров муниципальных образований от Ростова-на-Дону составляет до 450 км), которые активно включились в процесс обмена электронными документами, что сразу очень сильно стало экономить время и ресурсы. А к 2009 году, после того как проект перерос в масштабное внедрение, пользователи почувствовали все удобство работы в системе, когда все документы передавались внутри СЭД «ДЕЛО» прозрачно и оперативно, а также можно было проследить весь путь документа, вплоть до последнего исполнителя.

Большое спасибо за беседу!