«Весенний документоооборот-2014», день третий. Компания ЭОС рассказала о внедрении системы «ДЕЛО» в администрации г. Калининград и реализации на ее базе электронных государственных услуг

Среди основных тематик, обсужденных на конференции — основные тренды рынка, итоги развития компании и ее партнерской сети, обновления продуктов (см. материал по первому дню конференции «Весенний документооборот-2014»); актуальные вопросы, связанные с реализацией госуслуг в электронном виде, облаками и мобилизацией, а также внедрением платформы EOS for Sharepoint (см. материал по второму дню конференции «Весенний документооборот-2014»).

В рамках же третьего, «практического», дня партнерской конференции компании ЭОС «Весенний документообоот - 2014» для участников была организована демонстрация работы госуслуг в электронном виде и обмен опытом в мэрии г. Калининграда.

О реализации проекта собравшимся рассказали заместитель управляющего делами, начальник административного управления Шлыков Игорь Николаевич, отвечающий в том числе за административную реформу, перевод госуслуг в электронный вид и начальник управления документооброта Кусин Игорь Юрьевич.

Как рассказал г-н Шлыков, прежняя система электронного документооборота, использовавшаяся в администрации Калининграда до 2012 года, не устраивала по ряду причин: имела сложный интерфейс, неудовлетворительную работу службы техподдержки и т.д.

Начальник административного управления Администрации г. Калининград Игорь Шлыков

Выбор новой СЭД остановился на системе «ДЕЛО» компании ЭОС и сейчас сотрудники, работающие в системе,очень довольны ею. «ДЕЛО» установлена во всех муниципальных образованиях, некоторых ведомствах Калининградской области, некоторых территориальных органах власти. Работа по внедрению шла почти 9 месяцев.

Преимущества системы «ДЕЛО» для государственных организаций

Целью внедрения новой СЭД было создание единой системы для всей администрации. Администрация включает в себя 6 юридический лиц и каждое из них ранее имело свой электронный документооборот, как и положено по закону. В результате реализации проекта получилось единое управление документооборотом, разделенное на сектора, имеющее одну точку входа обращений граждан и одну точку выхода. После этого началась работа по построению системы МЭДО, которая позволила бы запрашивать сведения от органов федеральной власти в рамках предоставления госуслуг.

Интересно, что в рамках проекта была предложена конкурирующая система, которая должна была стать связующим звеном между органами власти. Но по ряду причин было решено ее не внедрять. При этом, как отметил г-н Шлыков, «к этому времени мы, работая в СЭД «ДЕЛО», все документы, поступающих к нам от граждан в обязательном порядке сканировали, прикрепляли отсканированный образ документа к карточке, и сразу задавали для них нужный маршрут. Например, из отдела документооборота документ сразу стал попадать в отдел исполнителей, минуя ряд начальников. Тем самым сократилась бюрократическая цепочка, и соответственно сократилось время обработки документов. Также система позволила контролировать срок исполнения документа».

Далее перед администрацией Калининграда встал вопрос о работе с госуслугами, которые администрация должна предоставлять гражданам в электронном виде. Каждой из услуг был присвоен специальный код, взятый из бюджетной классификации. Были спроектированы единые портальные формы, содержащие единые требования к заполнению. Сам процесс перевода был достаточно длительным. Тем не менее на сегодняшний день в электронный вид переведены 29 госуслуг для г. Калининграда, для остальных муниципальных образований - 32.

Исполнение заявки на государственную услугу — пример интерфейса системы «ДЕЛО»

«Очень пригодилась возможность создания отчетов с помощью системы «ДЕЛО». Они нужны для исполнения законодательства и соблюдения сроков межведомственного документооборота, уменьшения ошибок. В отчете представлены основные необходимые как исполнителю так и контролеру сведения», - добавил г-н Шлыков.

Сейчас в планах администрации Калининграда создание Многофункциональных Центров (МФЦ) по приему государственных и муниципальных услуг, так называемого «одного окна», работающего по принципу экстерриториальности.

«Проведенная автоматизация документооборота и реализация госуслуг на основе системы «ДЕЛО» - это промежуточный этап на пути к созданию МФЦ, основа, необходимая для его реализации. В будущем МФЦ возьмет на себя функции приема и выдачи гражданам документов по муниципальным услугам, оформление жалоб и предложений граждан, предоставления сведений органам власти и записи на прием к главе и к заместителю главы администрации», - резюмировал г-н Игорь Шлыков.

Успехи компании ЭОС на государственном рынке