Электронный документооборот – конференция ЭОС в Ростове-на-Дону: общероссийский успех регионального мероприятия. День второй/Интервью с министром информационных технологий и связи Ростовской области Германом Лопаткиным

Напомним, что ростовская конференция собрала аудиторию, рекордную для регионального мероприятия, посвященного СЭД в органах власти: общая численность ее участников составила около 470 человек из 22 субъектов, 6 округов РФ. Конференция длилась два дня. Первый из них включал доклады представителей органов власти и экспертов в области ЭД, а также демонстрации некоторых решений (см. новость раздела «Электронный документооборот» от 4 июня 2014 г.).

Визит в правительство Ростовской области и круглые столы

Во второй день конференции прошла демонстрация работы системы электронного документооборота в правительстве Ростовской области. Как рассказал Владимир Баласанян, внедрение СЭД в Ростовской области началось в 2006 – 2007 годах. Оно шло достаточно спокойно и демонстрировало постоянный рост, но не приводило к полному переходу на ЭД. Взрывообразное ускорение проекта началось около двух лет назад с назначения нового губернатора и министра связи. ЭОС заключил прямой договор с администрацией и привлек к работе над проектом одного из партнеров с условием, что он будет работать под ростовской юрисдикцией: откроет офис в Ростове-на-Дону, примет на работу местных специалистов. С тех пор проект стал бурно развиваться, а с января 2014 года в Ростовской области был запрещен прием бумажных документов, создана нормативная база по электронной подписи, ее юридической значимости, в СЭД работают все сотрудники Минсвязи. Важный момент – все правительства и муниципалитеты работают на едином сервере.

«На мой взгляд, эта площадка уникальна, ее можно назвать передовой по всем основным показателям. Благодаря поддержке руководства региона и позиции министра связи в Ростовской области за короткий срок удалось создать, возможно, лучшую региональную систему электронного документооборота. Посетители конференции сегодня получили доступ к площадке, на которой можно было бы знакомиться с передовым опытом – другой такой возможности в России сейчас нет. Посмотреть уровень использования технологий электронного документооборота в Ростовской области оказалось интересно для разных сторон: и тем органам власти, и бизнес-структурам, которые используют наши технологии, и тем, кто использует конкурентные решения», – говорит председатель совета директоров компании «Электронные офисные системы», кандидат технических наук Владимир Баласанян.

Кроме этого, во второй день конференции были развернут ряд круглых столов. Первый из них, модератором которого выступила ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», национальный эксперт ИСО, член Гильдии управляющих документацией, член Международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA International Наталья Храмцовская, носил название «Проблемы организации архивного хранения документов в условиях электронного документооборота».

Наталья Храмцовская, эксперт по управлению документацией компании ЭОС,
круглый стол «Проблемы организации архивного хранения документов
в условиях электронного документооборота»

На втором были затронуты такие темы, как «Система электронного документооборота и делопроизводства «ДЕЛО», основные возможности, функции, преимущества», «Как сохранить удобство и наглядность подписания документов при переходе к электронным оригиналам. Возможности EDSIGN», а также была продемонстрирована работа современных устройств поточного сканирования. Третий круглый стол был посвящен теме «Мобильные инструменты для работы с документами и информацией», здесь прозвучали такие выступления, как «Мобильные решения: iEOS, АРМ Руководителя», «Портфель руководителя», «Особенности работы с приложением «Мобильный кабинет руководителя» в правительстве Ростовской области». Четвертый круглый стол затрагивал проблемы использования средств криптографической защиты информации в электронном документообороте.

EDSIGN – эффективное решение для электронной подписи документов

В этот же день прозвучали еще несколько докладов: «Автоматизация обработки архивных документов организации. Система архивного делопроизводства «Архивное дело». Современные устройства перевода бумажных архивов в электронный вид. Технология сканирования» заместителя начальника отдела автоматизации документооборота и делопроизводства ГК «Бизнес ИТ» Екатерины Уваровой, «eDocLib – корпоративный документальный сервер. Возможности по организации централизованного хранения данных и документов. Ответы на вопросы» руководителя направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергея Полтева, «Возможности EOS for SharePoint в автоматизации документооборота» продакт-менеджера по направлению EOS for SharePoint компании ЭОС Александра Осипова, «Обучение администраторов и технологов СЭД «Дело» ОИВ и администраций муниципальных образований Ростовской области по работе с «Мобильным кабинетом руководителя» начальника отдела автоматизации банковской деятельности ГК «Бизнес ИТ» Романа Ткачева и ведущего специалиста отдела автоматизации документооборота и делопроизводства ГК «Бизнес ИТ» Александры Савченко.

ECM-решение компании ЭОС eDocLib – корпоративный документальный сервер

Итоги: оценка «пять»

Согласно анализу заполненных участниками конференции анкет, организация конференции была оценена большинством из них наивысшим баллом. «470 участников – это поразительная, фантастическая цифра: ни одно мероприятие, связанное с электронным документооборотом органов власти, не собирает такого количества специалистов. Тем более региональное мероприятие, организованное за короткий срок. На конференцию приехали люди из 6 федеральных округов, были представлены регионы от Дальнего Востока до Центральной части Европы. Действительно, подавляющее число участников, с которыми я беседовал, были очень довольны той информацией, которую смогли здесь получить», – комментирует Владимир Баласанян.

Интересно, что между представителями Ростовской области и ЭОС была достигнута договоренность об открытии на сайте Минсвязи раздела по конференциям, в котором каждой конференции будет посвящена отдельная папка, содержащая все документы, презентации, методические материалы, инструкции, разработанную нормативную базу, списки посетителей мероприятия с телефонами и адресами. «Таким образом, постепенно образуется портал, который будет продвигать идеи электронного документооборота», – говорит Владимир Баласанян.

На вопросы нашего издания по поводу развития проекта в правительстве Ростовской области и по итогам конференции любезно согласился ответить министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин.

 Герман Анатольевич, какова ваша оценка прошедшей конференции? Почему правительство Ростовской области активно поддержало ее? Ожидается ли здесь какое-либо развитие в будущие годы?

 - Прежде всего, эту конференцию подержал губернатор Ростовской области Василий Голубев. Им было принято решение продекларировать готовность Ростовской области к участию в пилотном проекте Минкомсвязи России по запуску в субъекте эффективного федерального электронного документооборота.

Учитывая, что это первое мероприятие такого плана на региональном уровне, что впервые в России конференция данного формата привлекла столь большое количество участников, – я считаю, что нам удалось достичь очень многого. Из 8 субъектов РФ на конференции были представлены 6 субъектов, 22 государственных органа власти, не считая представителей корпоративного сегмента и коммерческих организаций. То, что нам удалось пригласить и плодотворно пообщаться с таким широким кругом заинтересованных лиц – общая заслуга всех организаторов. Можно уверенно сказать: мероприятие прошло на высоком уровне.

На конференции нам удалось, с одной стороны, продемонстрировать наши достижения другим субъектам РФ, с другой – перенять у наших гостей положительный опыт внедрения их технологий. Мы также обменялись мнениями с Минкомсвязи России и приняли решение, которое теперь будем реализовывать в рамках уже выполненных этапов внедрения электронного документооборота. Кроме того, нами подготовлен проект обращения к губернатору Ростовской области Василию Голубеву и министру связи и массовых коммуникаций РФ Николаю Никифорову с предложением проводить это мероприятие на базе Ростовской области ежегодно. Надеемся, что это предложение будет поддержано.

 Ваш проект по внедрению электронного документооборота считается уникальным в России. Согласились бы вы с таким утверждением?

 - Насчет уникальности – безусловно. Та система ЭД, которая выросла из доступной всем коробочной версии, единственная в своем роде. Что касается нашего лидерства – при всем желании себя похвалить, мы объективно понимаем, что вопросы автоматизации прямо завязаны на бюджетном финансировании, на интересах государства, а мы находимся в той нише, которую нам отводит Правительство РФ и Минкомсвязи России. Хотя на конференции и говорилось, что Ростовская область входит в десятку лидеров по различным направлениям информатизации.

Единственно, хочу заметить, что чуть больше 2 лет назад по вопросу становления электронного правительства Ростовская область действительно была аутсайдером. Мы были 79-ми из 83 субъектов. Сегодня Ростовская область на 5-м месте. И это тоже показатель эффективной совместной работы: большого внимания федеральных органов власти к стратегии развития регионов, слаженных действий команды наших связистов и ИТ-специалистов, которые активно реагируют на все предложения и нововведения законодательства в области ИТ.

Эта же синергия позволяет нам вести проект внедрения электронного документооборота, который получил положительные оценки независимых экспертов, в том числе председателя совета директоров компании «Электронные офисные системы», кандидата технических наук Владимира Баласаняна, а он чрезвычайно компетентен в российском документообороте.

 Расскажите, пожалуйста, о ближайших перспективах проекта.

 - Ближайшая перспектива проекта электронного документооборота – это повсеместное внедрение мобильного решения, которое мы презентовали. После того как мы достигнем насыщения органов власти, мы посмотрим эффективность его применения. Уже сейчас можно анализировать эту эффективность на примере Октябрьского района Ростовской области. Что касается более отдаленных планов, то, конечно, амбиции у нас высоки, впрочем, как и у многих других субъектов. Например, мы готовы предложить наше мобильное решение для внедрения другим желающим субъектам Российской Федерации. Если нас поддержит Минкомсвязи России, мы будем им чрезвычайно благодарны за такое содействие.

 Будет ли делаться в его рамках что-то для предоставления услуг населению?

 - Да, систему электронного документооборота мы интегрируем в разработанную и внедряемую на территории Ростовской области систему «Народный контроль», которая будет запущена 1 июля 2014 года. Гражданин сможет отправлять информацию для представителей органов власти любым удобным для него способом, учитывая большое количество девайсов. Например, в критической ситуации можно будет отправить сообщение с фотокамеры. К этой фотографии в автоматическом режиме устанавливается статус контрольного поручения губернатора области, все это отправляется к исполнителям через систему ЭД с контрольными сроками. Через определенное количество времени гражданин сможет увидеть ответ на портале в общем доступе.

Система «Народный контроль» на территории Ростовской области будет несколько отличаться от аналогичной системы в других субъектах. То есть практически везде гражданин имеет право обратиться в орган власти и получить от него реакцию на уровне «да или нет». Мы пошли немного дальше и привязываем «Народный контроль» к работе госаппарата, как я уже сказал, с помощью электронного документооборота, чтобы обращение не терялось где-то в кулуарах власти, а сразу появлялось на портале открытых данных. Соответственно, гражданин благодаря системе будет видеть статус прохождения своего обращения. Это очень актуально в свете концепции повышения открытости органов власти, которую продвигает руководство страны.

 Вы отметили, что готовы делиться своим опытом с другими субъектами. Происходят ли уже сейчас такие процессы?

 - Конечно, мы с радостью приглашаем к нам представителей любого из субъектов, в случае необходимости готовы сами выехать в субъект, развернуть там экспериментальную платформу, показать, как мы решаем вопросы документооборота. У нас уже побывало довольно большое количество гостей из разных регионов России, мы встречали делегации, обменивались опытом, лично я сопровождал Дагестан, Смоленск. В Крыму есть закрепленная за нами территория – Красногвардейский район, где мы тоже демонстрировали, как работает наша система. Сегодня мы готовы взаимодействовать через корпоративную сеть с этим муниципалитетом.

Недавно в рамках нашей корпоративной сети «ДЕЛО» прошло подключение корпоративного сегмента – «Ростелекома», Почты России и ОРТПЦ (филиал РТРС). Уже состоялся первый обмен контрольными письмами, мне вернулись ответы, подписанные ЭЦП. Считаю, что этот опыт достоин внедрения по всей стране, поскольку обмен корреспонденцией – одна из составляющих работы органов власти с бизнесом. То есть мы уже расширяем нашу СЭД на корпоративный сегмент. Естественно, мы готовы предлагать коммерческому сегменту, корпоративному рынку разворачивать системы, равные нашей по мощности, чтобы и они работали в документообороте, который уже много чего умеет делать. Так или иначе, все организации включены в единое информационное пространство, тем или иным способом общаются друг с другом, но если мы дадим им этот механизм, если их СЭД будет гибкой и достаточно дешевой в эксплуатации, взаимодействие станет быстрее и намного эффективнее.

 Герман Анатольевич, исходя из вашей практики, как бы вы прокомментировали важность использования электронного документооборота в органах власти?

- С моей точки зрения, органам власти нужно заниматься системами ЭД, во-первых, по причине упрощения процедуры регламентации и регистрации документов. Система позволяет присваивать документу единый уникальный номер и хранить его на протяжении всей жизни документа. Ответы, сопутствующие документы идут уже с другими регистрационными номерами. Все они хранятся в одной ячейке, базе данных, что очень удобно. Любая сторона документооборота может получить документ в первозданном виде, что не позволяют сделать бумажные архивы.

Кроме того, электронный документ подписывается электронной подписью, за которой стоит определенный специалист. В бумажном виде авторство документа не всегда соответствует реалиям. Если человек передал кому-то свое право подписи, что при электронном документе запрещено, он нарушает закон, компрометирует данные.

Безопасность электронных документов обеспечивают средства шифрования, защиты. В случае утечки информации корпоративная сеть позволяет четко оценить круг тех, кто мог с этим документом знакомиться. Внесение всех правок санкционировано.

Наконец, электронное общество увеличивает степень нашей свободы, дает возможность работать за пределами кабинета, посещать больше проблемных участков, чаще видеться с гражданами, а в дороге спокойно пользоваться СЭД.

Спасибо за беседу!