RECS 2014: зрелость сложности. Проекты СЭД/ЕСМ – самые комплексные для внедрения

Руководитель отдела разработки программ документооборота компании «1С» Александр Безбородов отметил, как правило, проекты внедрения систем класса СЭД/ЕСМ очень крупные. Обычно они затрагивают почти все службы компании, программное обеспечение устанавливается на большое количество рабочих мест. Проект зачастую имеет продолжительные сроки внедрения. Еще один тяжелый момент – сопротивление сотрудников, так как система вызывает отторжение, особенно в начале проекта. Отчасти это происходит из-за большой неопределенности, свойственной этому этапу.

По словам Александра Безбородова, неопределенность вызвана тем, что отсутствует регулирующий орган, который может провести аудит, в компании нет внутренних регламентов, не определены зоны ответственности, не выстроено взаимодействие подразделений и сотрудников. Всё это приходится делать в ходе проекта. И ещё: у проекта внедрения СЭД нет явного внутреннего заказчика. Также важной проблемой является отсутствие специалистов, так как в вузах сегодня по данной специальности студентов не готовят. Правда, в Историко-архивном институте есть похожая специализация, но для полноценного обучения не хватает взаимодействия вуза с вендорами – разработчиками СЭД.

Главный ECM-архитектор компании «Логика бизнеса» Олег Бейлезон рассказал, что компания провела опрос заказчиков, чтобы выяснить, как изменилась ситуация с внедрением СЭД/ЕСМ с 2012 по текущий год. Большинство компаний-заказчиков, числом 259 – заявили, что собираются заменить у себя существующую систему электронного документооборота или расширить ее функционал. Количество таких компаний выросло на 10 % по сравнению с 2012 годом. При этом,183 компании собираются внедрять СЭД. Их стало меньше на 1 %, а 177 компаний решили создать у себя электронное хранилище данных, 132 компании хотят внедрить функцию электронной подписи. 121 компания собираются внедрить мобильные рабочие места, их на 4 % больше, чем было в 2012 году. Стоит отметить, что 71 компания только приступает к выработке стратегии в области ECM. Этих компаний стало больше на 3 % по сравнению с 2012 годом.

По словам Олега Бейлезона основные причины замены СЭД – проблемы производительности, недостаточность функционала. Есть и проблемы традиционные – устаревание систем. Известно, что поддерживать и развивать их дорого, а подчас и невозможно из-за закрытости кода. Это порождает проблемы интеграции с новыми приложениями и невозможность сделать их территориально распределенными вослед развитию бизнеса компаний.

Russian Enterprise Content Summit 2014 — пленарное заседание

Исполнительный директор VDEL Милан Прохаска обратил внимание собравшихся на проблемы информационной безопасности ЕСМ-решений. Особенно остро она стоит сегодня, когда сотрудники компаний используют собственные мобильные устройства для деловых переговоров, просмотра корпоративной почты, ответов на письма. Уже само это представляет собой немалую опасность для ИБ. К тому же мобильники теряют довольно часто. Милан Прохаска полагает, что хранение корпоративной информации в облаке и использование облачных сервисов может уменьшить риск потери важных для компании данных. Что касается обмена информацией внутри компании – существует известное средство – VPN.

Президент «ДоксВижн» Владимир Андреев отметил, что сегодня в России с помощью СЭД/ЕСМ можно решать достаточно широкий круг задач. Тренд последнего времени – включать в такие проекты задачу автоматизации специализированных процессов, например, юридически значимый документооборот, безбумажное взаимодействие с контрагентами, и другие новые классы задач, в частности, ситуативное управление.

Подобное насыщение функционалом систем СЭД/ЕСМ ведет к сокращению издержек компании, так как отпадает надобность во внедрении нескольких систем, к тому же ИТ-отделам заказчика предоставляется единый инструментарий для разработки дополнительных приложений.

Председатель совета директоров группы компаний «АйТи» Тагир Яппаров,, высказал мнение, что сейчас наблюдается переход от автоматизации документооборота к концепции цифрового предприятия. «Это фундаментально меняет концепцию предприятия», - подчеркнул он. – «Более того, уже отрабатывается концепция цифровой экономики». Компании в свое время инвестировали в системы управления предприятием (ERP), получили ожидаемый эффект. Теперь стоит задача дальнейшего развития. Так как область работы с документами всё еще слабо автоматизирована, она становится приоритетной для автоматизации. Появляются новые заказчики, ставящие новый круг задач. Например, строительная отрасль, где много документации еще находится в бумажном виде.

Председатель совета директоров группы компаний «АйТи» Тагир Яппаров

Также Тагир Яппаров отметил такую проблему, как долгий срок внедрения систем. Из-за этого они теряют гибкость. Заказчик получает систему, но не понимает, как ее дальше развивать. Бизнес-процессы меняются сегодня быстрее, поэтому требуется более частое обновление систем, выпуск новых релизов. Иногда тормозом становится устаревшая методология внедрения, которая, в плохом смысле, цементирует проект в его начальном виде, мешая развитию.

Существует и еще ряд проблем. Владимир Андреев («ДоксВижн») назвал такую: низкая «процессная культура» заказчика. Многие вообще не понимают, что такое бизнес-процессы, хотя это фундаментальная вещь проектов СЭД/ЕСМ. Как и с другими системами, здесь также существует проблема непонимания заказчика и разработчика – они говорят на разных языках.

Несколько неожиданным для вендоров было выступление заместителя директора Департамета делопроизводства и архива Правительства РФ Сергея Жука. Он подчеркнул, что работа с документами в государственных ведомствах – процесс очень сложный. Автоматизировать можно лишь его часть. До сих пор отсутствует единое понятие электронного документа, хотя работа над созданием соответствующей нормативной базы ведется. Государственные органы ежегодно выпускают более 200-т тысяч документов. Примерно 70 % из них передается в подчиненные ведомства в электронной форме. Это заметный прогресс.

Однако законодательно определено, что многие документы должны существовать и храниться исключительно в бумажной форме. Бумага лучше воспринимается, когда между изучающим документ и самим документом нет промежуточных устройств (компьютера). Бумажные документы удобнее при судебном разбирательстве и так далее. «Как средство фиксации информации – бумага сегодня лучше всего», - подчеркнул Сергей Жук.

После пленарной сессии работа конференция продолжилась в двух параллельных секциях, где вендоры представляли свои решения, а заказчики делились опытом реализации проектов.