«Осенний документооборот» компании ЭОС. Часть третья - решения для государственного и коммерческого секторов, а также юзабилити продуктов ЭОС

Напомним, что мероприятие посетили около 300 специалистов, в числе которых были не только клиенты, но и сопровождающие их партнеры ЭОС. Началось оно с пленарного заседания (см. новость раздела «ЭОС» от 21 октября 2014 г. и новость раздела «ЭОС» от 22 октября 2014 г.).

Секция №1 была посвящена решениям для госсектора. Начальник отдела «Электронное правительство» компании ЭОС Иван Скородумов открыл ее докладом «Решения ЭОС для предоставления государственных услуг. Автоматизация МФЦ». Он напомнил, что требования к предоставлению услуг базируются на положениях Федерального закона РФ от 27.07.2010г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Такие услуги могут быть предоставлены через ЕПГУ или в МФЦ. Он отметил, что органы не вправе требовать от заявителя документы, находящиеся в распоряжении других органов власти, но обязаны взаимодействовать через СМЭВ. Спикер подчеркнул, что с ЕПГУ и СМЭВ интегрированы EOS for SharePoint, eDocLib, и «ДЕЛО», объяснил, как работают такие системы, перечислил основные задачи при автоматизации МФЦ и основные модули АС МФЦ, а также требования к МФЦ с точки зрения законодательства.

О внедрении единой системы электронного документооборота в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления Республики Дагестан рассказал начальник Управления развития электронного правительства Минкомсвязи Республики Дагестан Аскандар Магомедов. В основе ЕСЭД в этой республике – СЭД «ДЕЛО». В 2013 году внедрение ЕСЭД происходило в Администрации Главы и Правительства Республики Дагестан и органах исполнительной сласти РД, в 2014 году – в Народном Собрании, Конституционном суде, Счетной палате, Избирательной комиссии, администрациях городских округов и муниципальных районов. К 2018 году планируется подключить к ЕСЭД администрации сельских поселений, государственные и муниципальные учреждения Дагестана. На 1 октября 2014 года к ЕСЭД подключены 29 органов исполнительной власти Республики Дагестан. В системе 231 автоматизированное рабочее место регистраторов-делопроизводителей, 2590 пользователей, 98 мобильных рабочих мест руководителей. В едином хранилище находятся более 200 тыс. документов объемом более 100 Гб.

Начальник Управления развития электронного правительства
Минкомсвязи Республики Дагестан Аскандар Магомедов

Опыт перехода на согласование проектов муниципальных правовых актов в электронном виде в Администрации города Вологды осветила консультант отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды Ольга Седова. СЭД «ДЕЛО» внедрена и успешно эксплуатируется в этой госструктуре с 2007 года. Целями внедрения были своевременное и качественное исполнение документов, необходимость поэтапного перехода на электронный документооборот, повышение эффективности деятельности органов Администрации города Вологды и качества принятия управленческих решений. К настоящему времени в СЭД «ДЕЛО» 541 пользователь. За 2013 год было зарегистрировано более 200 тыс. документов, а за 2014 год по данным на середину октября - 160 тыс. В ходе внедрения было автоматизировано 12 процессов, в том числе регистрация документов, регистрация и рассмотрение обращений граждан, протокольное сопровождение совещаний, составление отчетности, направление копий правовых актов из СЭД «ДЕЛО» в электронном виде, заверенных электронной подписью Администрации города Вологды.

Консультант отдела делопроизводства и архива Управления делами
Администрации города Вологды Ольга Седова на «Осеннем документообороте – 2014»

В ходе вологодского проекта был осуществлен переход на согласование муниципальных правовых актов (МПА) в электронном виде. В результате были сокращены сроки согласования, снижены расходы на бумажный носитель при распечатке и ксерокопировании документов и приложений, повышено качество подготовки МПА, появилась возможность предоставления электронных копий МПА из СЭД «ДЕЛО». С 2013 года Администрация города Вологды направляет копии нормативных правовых актов из СЭД «ДЕЛО» в электронном виде в Государственно-правовой департамент Правительства Вологодской области для ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Вологодской области. А с середины августа 2013 года - копии МПА, заверенные электронной подписью Администрации города Вологды, в электронном виде на адрес электронной почты Вологодской городской Думы.

Ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член ARMA International Наталья Храмцовская говорила об опыте сотрудничества при разработке нормативной базы по управлению документами. В частности, в ее презентации было отмечено, что хорошая современная нормативная база - важное условие успешного внедрения решений ЭОС, позволяющее эффективно использовать все их преимущества. В разработке такой нормативной базы заинтересованы и клиенты ЭОС, и сам поставщик ПО. Вклад ЭОС в разработку нормативно-правовой базы заключается, в частности, в том, что компания аккумулирует и старается обобщать опыт успешных внедрений своих программных продуктов, изучает отечественный и зарубежный опыт, законодательно-нормативную базу и практику правоприменения. ЭОС участвует в процессах разработки и рецензирования законодательно-нормативных актов, специалисты компании входят в Экспертный совет по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти (Минкомсвязь). Компания ЭОС первой в России подняла вопросы об обеспечении долговременной сохранности электронных документов и о проверке исторических электронных подписей, а также о возможных последствиях вступлении в силу законов об обеспечения доступа к государственной информации. Важную роль играет взаимодействие ЭОС с клиентами, которые делятся практическим опытом и знанием ситуации на местах.

Ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член ARMA International Наталья Храмцовская на «Осеннем документообороте – 2014»

Генеральный директор компании «Дилемма» Юрий Кособринов, начиная свое выступление «Опыт автоматизации законодательных органов», порадовался предоставленной возможности рассказать аудитории о системе автоматизации законотворческой деятельности (САЗД), которая интегрирована с СЭД ДЕЛО и характеризуется не только мощнейшем функционалом, но и является, по его словам, одной из надежнейших систем. В состав комплекса САЗД входят «Дело – Предприятие» версии 13.1, подсистема «Заседания», веб-система «Мониторинг» и подсистема «Администрирования». Пользователи САЗД - Законодательная Дума Хабаровского края (с августа 2005 года), Законодательное собрание Приморского края (с февраля 2009 года), Дума города Владивостока (с января 2011 года), Государственное собрание (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия) (с октября 2012 года), Законодательная Дума Томской области (с августа 2013 года), Законодательное Собрание Ленинградской области (с октября 2014 года). В результате использования САЗД более чем на 30 % сокращаются расходы на бумагу, упрощается процесс формирования пакета документов в электронном виде и их рассылка в ведомства, обеспечивается дистанционный доступ к проектам законов и документам в электронном виде.

Руководитель проектов компании «Офис-Док» Денис Урусов выступил по теме «Автоматизация законотворческого документооборота. Экспертиза, решения, проекты». Основными функциями он назвал организацию рабочего места, регистрацию законопроектов, подготовку текстов документов, поддержание коллективной работы, формирование плана мероприятий, повестки дня и протокола заседаний, обработку и хранение документов, а также подписание и публикацию документов.

Параллельно проходила секция №2, посвященная решениям для коммерческого сектора, ее вела начальник управления маркетинга ЭОС Елена Иванова. На этой секции были представлены несколько кейсов по использованию систем «ДЕЛО» и eDocLib в коммерческих компаниях. Рассматривались проекты запуска СЭД «ДЕЛО» в ОАО «Центргаз» (порядка 200 рабочих мест СЭД «ДЕЛО», в основном Web), Государственном музее-заповеднике «Петергоф» (60 рабочих мест СЭД «ДЕЛО»), ОАО «Международный аэропорт «Казань» (100 рабочих мест СЭД «ДЕЛО», в основном Web). Относительно eDocLib упоминалось внедрение в «МИБ-Инвестиции».

Заместитель Генерального директора ЭОС Евгений Червяков говорил о новой версии EOS for SharePoint на SharePoint 2013. Он заверил, что решение на новой платформе стало быстрее, функциональнее и современнее. Составляющие новой версии – это новый интерфейс, новый модуль «хранилище файлов», новый функционал и новая идеология внедрения, когда основным ориентиром становится роль пользователя, простые инструменты для пользователей и гибкие настройки для технологов. Евгений Червяков также рассказал об организации различных рабочих мест - универсального, пользователя, регистратора, контролера, руководителя.

Начальник отдела внедрения и сопровождения программного обеспечения компании «АльтА-СОФТ» Марина Обухова продолжила тему EOS for SharePoint 2013, рассказав об этом продукте как об эффективном способе управления бизнес-процессами в коммерческой компании.

Начальник отдела внедрения и сопровождения программного обеспечения компании «АльтА-СОФТ» Марина Обухова на «Осеннем документообороте – 2014»

Опытом использования EOS for SharePoint в Московском государственном педагогическом университете поделилась заместитель начальника организационно-правового управления МПГУ Людмила Лялюк. В данный момент портал находится на стадии тестирования. Интегратором проекта выступила компания «Юниксофт».

Заместитель начальника организационно-правового управления МПГУ
Людмила Лялюк на «Осеннем документообороте – 2014»

В завершение второй секции выступил менеджер по продуктам Microsoft Сергей Марцынкьян, в его выступлении речь шла о новых мобильных устройствах и сервисах Microsoft, таких как One Drive для бизнеса и One Note. Он также предложил скачать и протестировать первую версию Windows 10 – новой операционной системы, которая подходит для абсолютно любых устройств, будь то ноутбук, игровая консоль или холодильник.

Начальник управления маркетинга ЭОС Елена Иванова и менеджер по продуктам
Microsoft Сергей Марцынкьян на «Осеннем документообороте – 2014»

Завершилась конференция обсуждением юзабилити и нового дизайна продуктов ЭОС. Напомним, что в юбилейный год в компании ЭОС прошел ребрендинг, который затронул как логотип самой компании, так и нашел отражение в новом дизайне основных программных продуктов: ДЕЛО, EOS for SharePoint, eDoclib, мобильных приложений (см. новость раздела «ЭОС» от 1 октября 2014 г.). Так, EOS for SharePoint теперь позиционируется как линейка решений, интегрированных между собой внутри единой ЕСМ-платформы MS SharePoint. Каждое решение содержит набор модулей и сервисов. Универсальное рабочее место предоставляет сотруднику необходимый ему в работе набор модулей и сервисов.

Ведущие специалисты ЭОС обсуждают юзабилити и новый дизайн
продуктов ЭОС на «Осеннем документообороте – 2014»

«Походы к формированию пользовательских интерфейсов сформулированы достаточно давно, и они широко известны. В их основе лежат два принципа: удобство работы и ориентация на нужды пользователя. В своей работе мы, безусловно, опираемся на них. Пользовательский интерфейс системы меняется с каждой версией. Важными факторами изменений пользовательского интерфейса являются постоянное развитие функционала системы «Дело», новые технологии и пожелания пользователей. Поэтому при применении проверенных принципов построения пользовательского интерфейса к нашей системе мы переосмысливаем их, выделяем главное. С нашей точки зрения, удобство работы с системой достигается: акцентом на информацию, а не на оформление; выделением функциональных областей на страницах и в окнах; возможностью настройки основных страниц и окон. Ориентация на цели пользователя заключается, с нашей точки зрения, в том, чтобы у пользователя в каждый момент времени под рукой были только нужные данные и инструменты работы с ними», - рассказали представители ЭОС.

В данный момент идет работа над новым интерфейсом eDocLib - исходя из таких принципов, как современный дизайн (элементы плоского (flat) дизайна, достаточно крупный шрифт, малое количество цветов, пиктограммы в меню, округлые формы), удобство использования, возможность работы с клавиатуры, возможность работы в популярных браузерах.

По оценке менеджмента компании ЭОС, юбилейная конференция получилась интересной и насыщенной. После завершения мероприятия общение продолжилось в неформальной обстановке на праздничном фуршете.

Фуршет в честь окончания конференции «Осенний документооборот – 2014»

Юбилейная клиентская конференция. 20 лет ЭОС: