Современный электронный документооборот пришел в Ростов-на-Дону. При участии компании ЭОС. Часть первая — что происходит в госсекторе

13.04.2015 |

Андрей Блинов.

Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», состоявшаяся 3 апреля 2015 года в Ростове-на-Дону, собрала специалистов региональных и муниципальных государственных структур из 25 субъектов страны. На повестке дня стояли вопросы внедрения ЭД, его перспектив и современных технологий, опыта использования ЭД на местах. Одним из организаторов мероприятия выступила компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Со стороны южного региона одним из основных партнеров конференции стала компания «Бизнес ИТ». Местом проведения был выбран «Южный ИТ-парк».

О прошлогодней конференции можно узнать во всех подробностях в материалах нашего издания - Электронный документооборот – конференция ЭОС в Ростове-на-Дону: общероссийский успех регионального мероприятия. День первый от 04 июня 2014 г. и Электронный документооборот - конференция ЭОС в Ростове-на-Дону: общероссийский успех регионального мероприятия. День второй от 05 июня 2014 г.

Напомним, что с точки зрения государственного электронного документооборота Ростовская область — регион уникальный. Еще в 2006 году под эгидой Минсвязи там был запущен пилотный проект по развертыванию СЭД «Дело» для обмена документами между органами местной исполнительной власти и Правительством РФ. Сегодня благодаря этому Ростовская область вышла на 5 место среди субъектов РФ по степени готовности «электронного правительства», ее база данных СЭД насчитывает более 7600 пользователей из 800 организаций и учреждений. Руководители органов власти работают в программном сервисе «Мобильный кабинет руководителя» - приложении для мобильных устройств, позволяющем проводить все операции с входящими документами (корректура, наложение резолюции и т. п), в том числе с использованием электронной подписи.

Заместитель губернатора Ростовской области Александр Ищенко

Конференция в Ростове-на-Дону началась с приветственных слов почетных гостей мероприятия. Заместитель губернатора Ростовской области Александр Ищенко напомнил, что при содействии Министерства связи и массовых коммуникаций РФ Ростовская область принимает участие в пилотном проекте по обмену электронными документами, подписанными электронной подписью, между аппаратом Правительства России и федеральными органами исполнительной власти. Губернатор Ростовской области Василий Голубев, всеми силами поддерживая этот проект, дал распоряжение всем государственным и муниципальным служащим овладеть навыками ЭД и использовать этот сервис в работе.

Заместитель Губернатора Ростовской области Александр Ищенко:
«Прошлогодняя конференция, которая впервые проходила на донской земле, вызвала огромный интерес не только со стороны органов государственной власти Ростовской области, но и со стороны других субъектов РФ. Вво второй конференции участвовали представители 25 субъектов страны из 9 федеральных округов, включая и Крым. Напомню, что с 2006 года в Ростовской области реализуется один из самых масштабных и последовательных проектов автоматизации электронного документооборота, который включает в себя более 7000 пользователей в более чем 800 организациях и учреждениях. Руководители органов власти имеют квалифицированные электронные подписи, работают с электронными документами в программном сервисе «Мобильный кабинет руководителя». Внедрение мобильного кабинета повысило значительно повысить скорость и качество работы руководителей с документами, в том числе с обращениями граждан. В процессе дальнейшего развития ЭД в регионе остро встает вопрос архивного хранения документов. Особое внимание при этом нужно уделять вопросам защиты информации, который сегодня приравнивается к вопросу обеспечения национальной безопасности страны. Предложения участников конференции по этой теме будут интересны всем, кто эксплуатирует СЭД или готовится к их внедрению. В рамках конференции нам представилась возможность наладить тесное сотрудничество с представителями других регионов России, обменяться мнениями по дальнейшему развитию ЭД».

Спикер отметил, что в субъектах РФ также применяются различные СЭД: с централизованной или территориально-распределенной схемами построения баз данных. Особенность СЭД Ростовской области — единое централизованное решение.

Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин, говоря о достижениях в обозначенной области за год, подтвердил: количество государственных структур Ростовской области, пользующихся средствами ЭД, значительно увеличилось. В систему включены и другие субъекты РФ, с которыми, в частности, губернатор области также может общаться в электронном формате. Среди качественных обновлений ИТ-инфраструктуры можно выделить применение средств виртуализации серверов. Благодаря переносу баз данных в виртуальное пространство высвобождается большое количество ресурсов.

Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин на конференции
«Современный электронный документооборот: практические решения и технологии»

«Мы перешли на ЭД в мае 2013 года. За этот короткий срок более 200 тыс. документов обработаны руководителями органов исполнительной власти только в мобильном решении. Если говорить обо всем ЭД, то в бумажном виде у нас остались только документы, в которых законодательство требует прямую подпись, - рассказал г-н Лопаткин, - Благодаря СЭД Ростовской области мы запретили перерегистрацию документов где бы то ни было. Даже все акционерные общества работают с нами в единой базе документов. Каждый номер остается за документом на всю историю его хранения».

Участники системы межведомственного электронного документооборота (СМЭД) Ростовской области

Заместитель директора департамента проектов по информатизации Министерства связи и массовых коммуникаций РФ Валерий Барон сообщил, что Минкомсвязи ведет работу по методологическому и организационно-технологическому сопровождению процесса перехода федеральных органов государственной власти на обмен электронными документами в рамках реализации Постановления Правительства РФ от 06.09.2012 №890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти». Завершение этого перехода, изначально установленное на конец 2017 года, перенесено на срок ближе - на конец 2016 года.

Заместитель директора департамента проектов по информатизации
Министерства связи и массовых коммуникаций РФ Валерий Барон

Исследования 2013 года показали, что между федеральными органами исполнительной власти (ФОИВ) ежегодно отправлялось более 15 млн документов, но СЭД в двадцати ФОИВ не удовлетворяло современным требованиям (согласно Приказа Минкомсвязи России от 2 сентября 2011 г. N 221). Использовалось 19 типов разнообразных систем документооборота, различные технологии создания электронных документов и форматы данных. В процессе делопроизводства по-прежнему преобладали ручные операции. Неоднозначно трактовался и сам термин ЭД. Для полномасштабного перехода на безбумажное электронное взаимодействие необходимо было разработать единые технологии обмена, форматы электронных документов и процедуры подтверждения юридической значимости электронных документов с применением электронной подписи. В 2013 году был организован первый пилотный проект по обмену ЭД между аппаратом Правительства РФ, Минфином, Минэкономразвития и Минюстом. Для расширения проекта с участием регионов были выбраны Московская и Ростовская области, Хабаровский и Приморский край, Республика Татарстан.

Совершенствование существующей нормативной правовой базы в сфере СЭД

Первый заместитель руководителя ОАО «Региональная Корпорация Развития» Ростовской области Константин Кушнарев:
«Наша организация, институт развития Ростовской области вносит свою лепту в развитие региональной СЭД и всей системы «электронного правительства». Надеемся, что разработанный нами программный продукт, который сейчас «обкатывается», поможет региону в плане взаимоотношения власти, бизнеса и населения».

Одной из задач внедрения СЭД стало создание архива документов. В результате сегодня при активном участии министерств продолжается работа по созданию электронного архива, которая должна завершиться уже к 2016 году.

С точки зрения методологии, сегодня Правительством РФ утвержден порядок обмена ЭД, разработаны правила технического обмена. Уже в мае приказ, регулирующий правила технического обмена (описание файлов, требования к контейнеру, применению электронной подписи), находящийся на согласовании ФСО, может быть утвержден Минюстом и готов будет вступить в силу. Соответственно, после этого Минкомсвязи будет требовать от органов власти отчеты о подготовке к электронному взаимодействию.

«Переход необходим, откладывать его не стоит. Есть вопросы о недостатке финансирования, о трудностях координации, сроков... Мы готовы помогать, - заверил спикер. - Для субъектов эти правила являются рекомендательными, но если федеральный центр переходит на определенную систему, регионы не откажутся быть в одном потоке с ним».

Председатель совета директоров компании ЭОС, член экспертного совета Минкомсвязи РФ Владимир Баласанян приурочил свой обзорный доклад к 20-летию технологий российского электронного документооборота. Спикер заметил, что компания ЭОС, образовавшаяся также 20 лет назад, всегда опережала время: когда компьютеры еще использовались в основном как пишущие машинки, в компании уже задумывались о создании ЭД.

Председатель совета директоров компании ЭОС,
член экспертного совета Минкомсвязи РФ Владимир Баласанян

Эволюция ЭД в России началась с электронного управления бумажными документами, которые вскоре обзавелись электронными версиями. Примерно с 2009 года появились межведомственный обмен (пересылка документов по электронной почте) и взаимодействие ведомственных СЭД (автоматизированный обмен информации). Сейчас происходит революция в области работы с документами: подлиники документов создаются изначально электронные. Отсюда проистекают проблемы хранения электронных подлинников (архивы).

В настоящее время электронные документы существуют одновременно с бумажными. И, несмотря на автоматизацию, бумажные доминируют, происходит их бесконечное множение. Стимулом к изменению ситуации становится Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 №890, предусматривающее переход на полноценный ЭД, в том числе рассматривающее вопрос хранения электронных подлиников.

Другой стимул — развитие электронных госуслуг. «Госуслуги — это ни что иное как процесс обработки и выпуска документов. Государство производит документы: свидетельства, лицензии, сертификаты... Эти вопросы могут решаться с помощью СЭД», - пояснил спикер.

Стимулы будущего развития СЭД в России

Генеральный директор компании ЭОС Андрей Козлов:
«На этой, как и на прошлогодней конференции, проходили практические занятия, на которых можно было «пощупать» то, о чем говорилось в теории. В целом — затронутые темы были актуальны. Очень понравилось отношение к делу Дагестана, который в открытом виде публикует информацию о своих достижениях — данные о работе их региональной СЭД доступны на специальном сайте. Самыми интересными, на мой взгляд, оказались доклады на узкие, специализированные темы, например, по вопросам информационной безопасности при использовании региональной СЭД, которые вызвали буквально шквал вопросов со стороны аудитории. Мы рады сотрудничеству с компанией «Бизнес ИТ» - это один из наших основных партнеров в регионе и со-организатор конференции, нам нравится их подход к организации бизнеса, методам подбора, обучения и стимулирования команды».

Тем не менее, в области распространения СЭД существует несколько проблем в области отправки документов, регламентов взаимодействия СЭД, проверки электронной подписи, оформления бумажных копий, хранения документов с длительными сроками хранения (из-за устаревания ПО и носителей). Одной из проблем является также создание оптимального интерфейса системы.

Компания ЭОС с момента своего создания принимает активное участие в продвижении технологий СЭД. В частности, в 2012 году была разработана концепция межведомственного взаимодействия СЭД, при котором любая организация, отправившая документы, может их контролировать. В 2014 году был выпущен соответствующий ГОСТ (Р 53898-2013).

Генеральный директор ООО «Электронные Офисные Системы» Андрей Козлов рассказал о новой версии СЭД «Дело».

Генеральный директор компании ЭОС Андрей Козлов

В первую очередь, изменения коснулись интерфейса программы. Удобное рабочее место предусматривает акцент на информацию (а не на оформление), выделение функциональных областей и пользовательские настройки системы. Новая версия СЭД поддерживает Microsoft SQL Server 2014 и Safari на iPad. К Серверу электронного взаимодействия добавлены: автоматическая синхронизация справочников и передача файлов исполнителей и файлов поручений РК, досылка изменений в ранее посланных документах. Большое внимание разработчик уделяет технологиям защищенной печати.

Новый функционал СЭД «Дело»

Заместитель генерального директора компании «Бизнес ИТ» Антонина Шиянова:
«Нам всем очень понравилось первая конференция, поэтому решение об ее проведение в этом году было принято без вопросов. В этом году мероприятие собрало около 200 человек, и кроме того мы подключили удаленно, через видеоконференцсвязь, представителей муниципальных органов — это еще около 200 участников. При выборе тем — старались показать опыт внедрения СЭД в разных субъектах РФ».

Главный эксперт отдела проектирования компании ЭОС Алексей Харин привел примеры реализации СЭД «Дело» при автоматизации государственных и муниципальных услуг. Речь шла о модуле госуслуг и АИС для многофункциональных центров. Система «Дело» с установленным модулем госуслуг может принимать заявления с ЕПГУ или любых местных порталов госуслуг, принимать заявления на оказания услуг с любых МФЦ, отправлять запросы в ФОИВ, формировать отчеты по предоставляемым услугам и многое другое. В системе хранится вся история обработки документа. Спикер показал архитектуру модуля госуслуг на примере реализации этого решения в Калининградской области, где требовалось обеспечить перевод муниципальных услуг в электронный вид, межведомственное взаимодействие и предоставление сведений через СМЭВ, Подключить 88 ОМСУ к системе оказания услуг на базе СЭД «Дело».

АИС МФЦ, по словам Алексея Харина, обладает огромной функциональностью и учитывает все постановления Правительства, регулирующие деятельность МФЦ. В ней есть мощная экспертная система, курьерский модуль, модуль колл-центра, портал, интеграция со всеми ключевыми внешними информационными системами.

Ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, национальный эксперт ИСО Наталья Храмцовская представила доклад о внедрении ИКТ в деятельность архивов. Среди задач современного архива — перевод в электронный вид внутреннего делопроизводства и архивного учета, научно-справочного аппарата, оцифровка фондов, участие в системе межведомственного электронного взаимодействия.

Ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, национальный эксперт ИСО,
член Гильдии управляющих документацией, член международной ассоциации
специалистов по управлению документами ARMA international Наталья Храмцовская

Новые технологии и методы работы — подводит итог спикер - открывают новые возможности, их освоение способствует появлению поддержки высшего руководства организации, дополнительных финансовых ресурсов.

Конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии»
в Ростове-на-Дону собрала около 200 участников. Еще столько же
наблюдали за ходом мероприятия в режиме онлайн

Помощник председателя Комитета Северной Осетии по информационным технологиям и СМИ Алан Кулиев:
«Поскольку мы сейчас внедряем решение компаний ЭОС при участии компании «Бизнес ИТ», с практической точки зрения мероприятие было для нас очень полезным: те вещи, которые мы видим в нашей системе только после их появления, здесь показаны в работе, в перспективе. Многое из увиденного мы хотели бы перенять и доработать: работу в веб-интерфейсе, работу в «Кабинете руководителя» на мобильных устройствах, архив. Всегда приятно видеть то, к чему нужно стремиться — например, опыт наших коллег из Кабардино-Балкарии и Дагестана, не говоря уже о Ростовской области. Приятно осознавать, что мы движемся в правильном направлении и выбрали правильных партнеров, которые ни разу не позволили усомниться в своих компетенциях, — ЭОС и «Бизнес ИТ».

Существенная часть докладов конференции «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии» была посвящена итогам внедрения СЭД в различных субъектах страны: Республики Мордовия, МО «Город Волгодонск», Кабардино-Балкарской Республике и др. Подробнее об этом - см. в других материалах проекта ecm.ict-online.ru.

На протяжении всего мероприятия работала демо-зона, где организаторы для всех желающих провели практикум по использованию мобильных приложений и демонстрацию работы СЭД «ДЕЛО», EOS for SharePoint и межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Ростовской области.

Отметим также, что спонсорами конференции выступили ОАО «Корпорация Развития», Epson, ООО «Кодак Аларис Рус», Canon, «НойХаус Групп». Мероприятие прошло при поддержке Правительства Ростовской области и Министерства связи РФ.

Репортаж канала «Вести. Ставропольский край» о конференции «Современный
электронный документооборот: практические решения и технологии» в Ростове-на-Дону