Современный электронный документооборот пришел в Ростов-на-Дону. При участии компании ЭОС. Часть вторая - практика использования СЭД в госсекторе

Напомним, что Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии» была посвящена вопросам внедрения ЭД, его перспективам и современным технологиям, а также опыту использования ЭД на местах. Одним из организаторов мероприятия выступила компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), со стороны южного региона одним из основных партнеров конференции стала компания «Бизнес ИТ». На конференции прозвучали приветственное слово заместителя губернатора Ростовской области Александра Ищенко, доклады министра информационных технологий и связи Ростовской области Германа Лопаткина, заместителя директора департамента проектов по информатизации Министерства связи и массовых коммуникаций РФ Валерия Барона, председателя совета директоров компании ЭОС Владимира Баласаняна, генерального директора компании ЭОС Андрея Козлова, а также ведущего эксперта по управлению документацией компании ЭОС, национального эксперта ИСО, члена Гильдии управляющих документацией и международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA international Натальи Храмцовской (более подробно о первой части конференции - см. новость раздела «Электронный документооборот» от сего дня, 13 апреля 2015 г.).

Существенную часть мероприятия заняли кейсы - представители государственных органов власти регионов России в рамках своих выступлений поделились опытом внедрения современных систем электронного документооборота на вверенных им территориях.

Перечень выступлений, посвященных описаниям проектов, открыл глава Миллеровского района Ростовской области Владимир Макаренко, который в своем выступлении  перечислил этапы внедрения системы электронного документооборота. Так, по его словам, в 2007 году была налажена переписка с областными органами исполнительной власти, в 2009 году - регистрация входящих и исходящих документов и правовых актов администрации, в 2011 году - контроль исполнения поручений главы района и его заместителей, в 2013-м - учет и контроль исполнения обращений граждан. 2014 год ознаменовался внедрением «Мобильного кабинета руководителя» и переводом служебной переписки в электронный вид, а 2015-й - согласованием правовых актов администрации в электронном виде. Количество пользователей электронного документооборота в Миллеровском районе выросло от одного в 2007 году до 97 специалистов в 2015 году.

 Участники ЭД в Миллеровском районе Ростовской области

Количество документов, отработанных в «Мобильном кабинете руководителя» Главой Миллеровского района, достигло в марте 2015 года 825 единиц. Сейчас в СЭД Дело ведется учет обращений граждан, контроль сроков исполнения и формирование отчетных форм, информационный обмен электронными данными по обращениям граждан в реальном режиме времени.

 Достигнутые результаты и эффект от внедрения СЭД в Миллеровском районе Ростовской области

Продолжил заместитель главы Администрации города Волгодонска по организационной, кадровой политике и взаимодействию с общественными организациями Владимир Графов. Его доклад носил название «Внедрение и развитие электронного документооборота в Муниципальном образовании «Город Волгодонск».

В частности, он сообщил, что подключение в СЭД «Дело» здесь началось в 2008 году, и если на тот момент число подключенных составляло единицы, то в 2014 году в системе работали уже порядка 300 специалистов.

 Этапы подключения системы Дело в МО «Город Волгодонск»

На данный момент в СЭД «Дело» подключены Администрация города Волгодонска (91 %), Финансовое управление г. Волгодонска (91 %), Комитет по управлению имуществом г. Волгодонска (57 %), Комитет по физической культуре и спорту (36 %), Управление образования (5 %), Управление здравоохранения (68 %), Департамент труда и социального развития (20 %), Отдел культуры Администрации г. Волгодонска (8 %), Отдел ЗАГС (33 %). С помощью созданной на базе СЭД «Дело» системы планирования деятельности Администрации города осуществляется автоматическое формирование планов основных мероприятий города на неделю и на месяц, проверка занятости помещения для проведения мероприятий, проверка занятости сотрудников в ранее запланированных мероприятиях, отмена или перенос запланированных ранее мероприятий, автоматическое оповещение участников мероприятия о создании, изменении или отмене мероприятия, формирование отчетов о проведении мероприятий, а также проверка на нарушение предоставления планов мероприятий в соответствии с регламентом.

Начальник отдела обслуживания портала Кабардино-Балкарской Республики (КБР) Управления делами Главы и Правительства КБР Аслангери Кумыков озвучил промежуточные итоги внедрения ЕСЭД в органы государственной власти и органы местного самоуправления КБР. Он рассказал, что цели и задачи внедрения ЕСЭД в КБР – это, прежде всего, создание единой платформы для эффективного обмена информацией между органами государственной власти (ОГВ), органами местного самоуправления на основе СЭД «Дело». Важно также обеспечить единую технологию работы с документами в условиях функционирования системы «Дело» и полный контроль исполнения поручений Главы и Председателя Правительства КБР, включая исполнение поручений в органах местного самоуправления, а также повысить оперативность исполнения резолюций и поручений во всех структурных подразделениях КБР.

В своем выступлении спикер назвал ЕСЭД базисом формирования Электронного Правительства КБР: работу системы обеспечивает создание единой республиканской защищенной сети передачи данных и центра обработки данных, создание единых систем межведомственного электронного взаимодействия и электронного документооборота органов исполнительной власти и местного самоуправления КБР и обеспечение информационной безопасности, развитие информационных ресурсов в сети Интернет органов государственной власти и местного самоуправления КБР, отраслевых информационных систем электронного правительства КБР, предоставление электронных услуг населению и бизнесу.

 Схема единой защищенной сети передачи данных (ЕЗСПД) КБР на базе технологии VipNet

Удостоверяющий центр Управления делами Главы и Правительства Кабардино-Балкарской Республики (УЦ УДГП КБР) осуществляет деятельность по изготовлению, выдаче, обслуживанию и отзыву сертификатов и ключей электронной подписи уполномоченных лиц органов государственной власти и органов местного самоуправления Кабардино-Балкарской Республики. УЦ УДГП КБР аккредитован Министерством связи и массовых коммуникаций РФ, включен в Единый Государственный Реестр сертификатов ключей подписей уполномоченных лиц удостоверяющих центров и присоединен к единой системе удостоверяющих центров в области электронной цифровой подписи

Обращаясь к истории проекта, Аслангери Кумыков напомнил, что при выборе базового программного обеспечения ЕСЭД ОГВ и ОМС КБР специалистами УДГП КБР были проведены исследования возможных СЭД, применимых к ОГВ и ОМС КБР, и результате анализа было предложено внедрение СЭД «Дело». В 2013 году была проведена апробация СЭД «Дело», и в результате тестовой эксплуатации продукта было принято решение использовать данную СЭД в качестве базового продукта в создании единой системы электронного документооборота ОГВ и ОМС КБР. В 2014 году было разработано техническое задание на создание ЕСЭД ОГВ и ОМС КБР, основными услугами в рамках данного ТЗ являлись поставка безлимитных клиентских лицензий на продукты «Дело-Предприятие» и «Дело-Web», а также на опции «Сканирование», «Оповещение и уведомление», «Информер», ЭП и шифрование, «АРМ Руководителя», а также выполнение работ по установке клиентских рабочих мест, настройки системы, обучению. Что касается конкурсного отбора подрядчика внедрения ЕСЭД, то в 2014 году были поведены конкурсные мероприятия, по результатам которых в качестве подрядчика на внедрение ЕСЭД была определена компания ООО «Офис-Док Информационные системы» (г. Санкт-Петербург).

Подготовительный этап к внедрению ЕСЭД прошел в сентябре 2014 года, само внедрение стартовало в октябре 2014 года. Тиражирование процессов работы с входящей исходящей корреспонденцией, контроля исполнения, обмена между ОГВ КБР проходило в ноябре 2014 -декабре 2015 годов. 1 января 2015 было принято распоряжение Председателя Правительства КБР по работе с входящей исходящей корреспонденцией, контролю исполнения и обмена документами между ОГВ КБР, тогда же стартовало тиражирование процессов работы с проектами документов внутри подразделений ОГВ и включение в работу руководителей ОГВ. В марте 2015 года состоялось тиражирование системы в органы местного самоуправления.

Сейчас общее число автоматизированных рабочих мест в СЭД «Дело» и «Дело WEB» достигло 1297, «Сканирование» - 124, «АРМ Руководителя» – 20, ЭП и шифрование – 22. В планах - организация юридически значимого электронного документооборота, отказ от бумажных документов внутри ОГВ КБР, организация процессов межведомственного согласования НПА в электронном виде, интеграция СЭД со смежными системами, принятие единого регламента работы в ЕСЭД, запуск системы в промышленную эксплуатацию, внедрение ЕСЭД во все органы местного самоуправления республики, включая местные администрации сельских поселений, а также подключение к ЕСЭД подведомственных бюджетных организаций.

Начальник Управления развития электронного правительства Министерства связи и телекоммуникаций Республики Дагестан Аскандар Магомедов рассказал о внедрении единой межведомственной системы электронного документооборота (ЕСЭД) в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления Республики Дагестан. Здесь на основе СЭД «Дело» создана единая база для всех органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и организовано межведомственного взаимодействия сотрудников госаппарата. Создание единого электронного пространства на уровне всей республики позволяет направить материальные ресурсы на развитие единого решения, а, значит, использовать их более эффективно, подчеркивает спикер.

 ЕСЭД в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления
Республики Дагестан развернута как «облачный» сервис

Напомним, что в соответствии с заключенным Министерством связи и телекоммуникаций Республики Дагестан и ЭОС единым контрактом на закупку и внедрение системы внедрение СЭД «ДЕЛО» началось в 4-м квартале 2013 года. Создание ЕСЭД РД проводится в несколько этапов. Так, в 2013-2014 годах внедрение ЕСЭД проходило в Администрации Главы и Правительства РД и органах исполнительной власти РД. 2014 год также ознаменовался внедрением ЕСЭД в Народном собрании РД, Конституционном суде РД, Счетной палате РД, Избирательной комиссии РД, в Администрациях городских округов и муниципальных районов Республики Дагестан (см. проект раздела «ЭОС» от 23 декабря 2014 г.)

На 31 декабря 2014 года к ЕСЭД РД подключены Администрация Главы и Правительства РД, Народное собрание РД, Счетная палата РД, Конституционный суд РД, Избирательная комиссия РД, 30 органов исполнительной власти РД, администрации 10 городских округов РД и администрации 42 муниципальных районов РД. Всего пользователей - более 4 тыс., в том числе открыто более 300 рабочих мест регистраторов и более 200 мобильных рабочих мест руководителей.

 Динамика подключения пользователей к ЕСЭД РД

В едином хранилище находятся более 300 тыс. документов, более 380 тыс. резолюций объемом более 250Гб, ежедневно в системе регистрируются около 1200 новых документов и около 1500 резолюций. Разработан специальный сайт, где ежедневно опубликовываются количественные показатели работы органов власти в системе ЕСЭД по месяцам и в размере ОИВ, ГО и МР.

 Динамика роста зарегистрированных документов в ЕСЭД РД

В системе «Дело» каждому пользователю создан виртуальный кабинет, где он получает документы (поручения), рассматривает их, исполняет или перепоручает их, контролирует исполнение поручений данных ему и\или поручения данные им своим подчиненным. Для руководителей разработано мобильное приложение «Портфель РД», где руководитель ведомства всегда сможет получать документы, создавать резолюции, рассматривать и подписывать документы, отправлять поручения и назначать исполнителей.

С 1 января 2015 года обеспечена возможность оперативного обмена межведомственной корреспонденцией между ОГВ, ОИВ и МО Республики Дагестан между собой, а также обеспечена возможность наладки и ведения внутреннего делопроизводства в электронной форме. Для юридической значимости электронных документов начаты работы по интеграции в ЕСЭД механизмов электронной подписи.

Генеральный директор компании ЭОС Андрей Козлов (справа) и начальник Управления развития электронного правительства Министерства связи и телекоммуникаций Республики Дагестан Аскандар Магомедов на конференции «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии»

Заведующий сектором контроля исполнения документов и поручений Президента РФ и Правительства РФ Контрольного управления при Губернаторе Ростовской области Виктор Блудов говорил об организации автоматизированного контроля исполнения документов и поручений с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело».

Структура контрольного управления при Губернаторе Ростовской области

По словам спикера, с целью обеспечения единых подходов к организации контроля в аппарате Правительства области, областных органах исполнительной власти и местного самоуправления контрольным управлением разработана унифицированная схема организации контроля для всех видов документов, которая утверждена отдельным разделом Регламента Правительства Ростовской области.

 Схема организации контроля исполнения документов и поручений в Правительстве Ростовской области

Также Виктор Блудов упомянул ряд функций созданного решения, в том числе возможности создания электронного образа поручения в системе «Дело», резолюции Губернатора Ростовской области в системе «Дело», установку сроков промежуточного контроля в системе «Дело», доклады об исполнении и материалы по контролю, краткое отражение хода исполнения в системе «Дело».

 Резолюция Губернатора Ростовской области в системе «Дело»

Начальник отдела защиты информации Министерства ИТ и связи Ростовской области Артем Половинко затронул еще один важный аспект - обеспечение информационной безопасности данных, циркулирующих в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело».

Он сообщил, что СЭД «Дело», функционирующая в Ростовской области, подключена информационными ресурсами к локальной вычислительной сети Правительства Ростовской области и корпоративной сети телекоммуникационной связи Ростовской области (КСТС). В целях обеспечения информационной безопасности на серверах СЭД «Дело» функционирует «Антивирус Касперского». Для обеспечения защищенности информационных ресурсов на границе ЛВС ПРО и сети Интернет установлен сертифицированный межсетевой экран на базе отказоустойчивого кластера состоящего из двух Cisco ASA 5525Х.

Схема взаимодействия СЭД «Дело

При обмене электронными документами между участниками СЭД «Дело» документы заверяются электронной подписью должностного лица - автора документа. Для обеспечения юридически значимого документооборота, согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», в СЭД «Дело» используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

КСТС построена на базе средств криптографической защиты информации ViPNet (далее – СКЗИ). Структура, состав, условия и порядок подключения к КСТС регламентированы приказом министерства информационных технологий и связи Ростовской области от 14.07.2014 № 75.

 Корпоративная сеть телекоммуникационной связи Ростовской области

В структурной схеме КСТС выделяют несколько типов узлов передачи и обработки данных: это центральный узел КСТС, расположенный в Правительстве Ростовской области и состоящий из отказоустойчивого кластера; удаленные сети, доступ которых предоставляется по средством программных и программно-аппаратных координаторов; удаленных АРМ с установленным VipNet клиентом. Для функционирования мобильного кабинета руководителя используется VipNet клиент для мобильных устройств, функционирующих под управлением операционной системы Android и iOS.

 Структура корпоративной сети телекоммуникационной связи Ростовской области

Перечень докладов завершился выступлением заместителя генерального директора по развитию ГК «Бизнес ИТ» Антонины Шияновой «Использование «Мобильного кабинета руководителя в Ростовской области». «Бизнес ИТ» разработала «Мобильный кабинет руководителя» в 2013 году специально для Правительства Ростовской области. Программный продукт действует на основе мобильного решения для iOS «Портфель руководителя» и интегрируется с системой электронного документооборота «ДЕЛО». Приложение адаптировано под специфику руководящей работы. Благодаря использованию специального облегченного интерфейса, руководитель полностью сосредоточен на самом документе, а не на делопроизводственных операциях.

Заместитель генерального директора по развитию ГК «Бизнес ИТ» Антонина Шиянова

Преимущества разработки «Мобильного кабинета руководителя» для данного региона очевидны. Это, в первую очередь, возможность удаленной работы, а вместе с ней и широкая функциональная часть, адаптация под потребности заказчика и легкий интерфейс. Программа позволяет загружать документы из электронной почты и прикреплять их к сообщениям, создавать инициативные поручения. Руководитель прямо в приложении может подготовить проект резолюции по документу, в том числе с использованием голосовых заметок и направить его помощнику для дальнейшего оформления. В автономном режиме также доступны все основные функции. Все изменения будут отправлены на сервер как только появится соединение с сетью.

Работа со списком документов в «Мобильном кабинете руководителя»

В решение интегрированы средства криптографической защиты информации и электронная подпись, что придает юридическую значимость документам. Теперь, уезжая в командировку, руководители Ростовской области вместо тяжелого портфеля с бумагами берут с собой iPad. На данный момент приложением активно пользуются все министры и члены Правительства, в том числе и первое лицо региона – губернатор Ростовской области Василий Голубев. На сегодняшний день решением оснащены порядка 85 планшетов.

 Внесение аудио и графических комментариев в «Мобильном кабинете руководителя»

Конференция завершилась работой двух секций: круглым столов в форме вопросов-ответов «Текущее положение дел и перспективы архивной отрасли» и работой демо-зоны, где проходила демонстрация продуктов СЭД «Дело», «Архивное Дело», EOS for SharePoint и мобильных решений компании ЭОС. Все участники конференции могли задать вопросы ведущим специалистам и экспертам в области постановки и автоматизации документооборота, нормативно-правового обеспечения работы с электронными документами, а также получить консультации у разработчиков специализированного программного обеспечения.

«Мы надеемся проводить это мероприятие на постоянной основе. У Ростова-на-Дону очень удачное местоположение, что обеспечило присутствие представителей из 25 регионов: явка даже превысила данные регистрации. Мероприятие получилось и уютным, и практичным. Мы старались провести его в достаточно быстром темпе, не теряя качества, нам это удалось», - сообщила Антонина Шиянова.

Напомним, что в прошлом году конференция длилась два дня. Первый из них включал доклады представителей органов власти и экспертов в области ЭД, а также демонстрации некоторых решений (см. новость раздела «ЭОС» от 4 июня 2014 г.). Второй день ознаменовался ключевым событием встречи – демонстрацией работы СЭД в правительстве Ростовской области (см. новость раздела «ЭОС» от 5 июня 2014 г.). Общая численность участников конференции составила около 470 человек из 22 субъектов, 6 округов РФ, что является очень высоким показателем для подобного мероприятия.