Создание web-системы доступа к документам Архива преследовало сразу несколько целей. Первая была связана с необходимостью организации простого и удобного доступа к документам ЦГИА Республики как для сотрудников-архивистов, так и для пользователей. Кроме того, система позволила снизить нагрузку на сотрудников Архива, которым приходилось обрабатывать огромное количество запросов от граждан, желающих узнать свою родословную, историю фамилии и корни на территории Башкирии. Еще одна цель проекта – повышение сохранности исторических документов, хранящихся в архиве: в большинстве архивов и библиотек, к сожалению, до сих пор есть случаи вандализма по отношению к уникальным и особо ценным документам, а также случаи непреднамеренного повреждения ветхих экземпляров. Таким образом, создание электронного архива документов позволит сохранить оригиналы «Ревизских сказок» для последующих поколений в первозданном виде.
С февраля 2009 года, после получения всего необходимого комплекта аппаратно-программных средств и перераспределения годового плана работы, ЦГИА РБ реально приступил к реализации этого проекта. В качестве базового решения для создания системы web-доступа к ЦГИА РБ был выбран корпоративный документальный сервер eDocLib разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Система eDocLib создана на платформе Microsoft.NET и предназначена для хранения, систематизации и коллективного доступа к электронным документам, данным, знаниям практически произвольной структуры, включая как единичные, так и табличные данные. Среди ее основных особенностей – масштабируемость, наличие дружественного web-интерфейса, ориентированного, в том числе, и на непрофессиональных пользователей, а также возможность создания любых справочников, классификаторов и рубрикаторов, с помощью которых впоследствии и будет осуществляться работа с базой документов.
Все работы по внедрению eDocLib в Центральном государственном историческом архиве Республики Башкортостан ведет компания «Медиалюкс», дистрибьютор компании ЭОС в Республике Башкортостан. После запуска проекта вся нагрузка легла на рабочую группу ЦГИА РБ, которая организовала и реализовала сканирование, графическое редактирование, привязку к БД и привязку к современным районам РБ информации населённых пунктов, содержащихся в 807 уникальных исторических документах. Подготовительная часть реализации проекта по обеспечению web-доступа на базе eDocLib стартовала и завершилась в феврале 2009 года и заняла всего три дня. В рамках проекта была создана специальная система классификации документов. В настоящий момент она представлена рядом параметров, указав один или несколько из которых, пользователь может найти отсканированные документы летописей по конкретному населенному пункты начиная примерно с 1795 года. Среди реквизитов, применяемых для классификации документов, – населенный пункт, год, губерния, волость, уезд, опись, социальный слой, современный район, номер документа и так далее.
