Собственные «Дни электронного документооборота». Провела в удалённом формате компания «Электронные Офисные Системы»

Компания ЭОС впервые обратилась к такому формату проведения мероприятий, как виртуальная конференция, или вебинар. Его возможности позволили специалистам ЭОС подробно показать клиентам решения, предлагаемые компанией. При этом семинар проводился одновременно в 15 городах России, среди которых Красноярск, Мурманск, Череповец, Самара, Калуга, Курск, Курган, Саранск, Оренбург, Челябинск, Ульяновск и др. Мероприятие было ориентировано на потенциальных клиентов и прошло при поддержке партнеров ЭОС. При этом по итогам вебинаров компания оценивает их крайне положительно.

В первый день семинар был адресован представителям организаций, использующих, прежде всего, бумажный документооборот и которые думают о переходе на электронный документооборот (государственные структуры либо любые организации, в которых важным звеном работы является налаживание качественного делопроизводства и постепенное внедрение смешанного документооборота). Начала мероприятие начальник отдела анализа и методологии компании ЭОС Елена Антошечкина, рассказавшая о выборе системы электронного документооборота (СЭД) и подготовке к внедрению. Начинать следует с выбора класса системы, исходя из цели, которую она должна выполнять. Были названы следующие категории систем управления документами: системы, ориентированные на бизнес-процессы, корпоративные системы, системы управления контентом, системы управления информацией (порталы), системы управления образами, системы управления потоками работ (workflow), а также системы управления корпоративными электронными записями.

Далее следует предметно определить требования к СЭД, исходя из которых и выбирается конкретная система. Это функциональные требования, включая определение обязательных требований и желательных функций в работе с документами в рамках делопроизводства и документооборота, что важно для выбора решения с базовым функционалом или с набором дополнительных настроек. Сюда входит также определение необходимости конвертации документов, работы с электронными образами, использования электронной цифровой подписи (ЭЦП), маршрутизация, поддержка бумажного и электронного документооборота и др. Определение требований к ресурсам позволяет оценить необходимость дополнительных затрат на аппаратные средства, программное обеспечение и используемую платформу. «Чем больше подходит система к существующим ресурсам, тем меньше средств понадобится на внедрение», – отмечает Елена Антошечкина. Также необходимо сформулировать эксплуатационные характеристики, требования к внедрению (назначить исполнителя, выбрать типовые методики, установить сроки внедрения), сопровождению и развитию (расширение функционального состава, переход на новые версии, периодичность и порядок обновлений). Одними из наиболее значимых для заказчика являются требования к стоимости. Как отметила докладчица, промышленное коробочное решение выйдет дешевле, но оптимально использовать систему с возможностью настраиваемых опций. Кроме того, было отмечено, что лучше и дешевле выходит поэтапное внедрение, нежели единовременное. «Нужно быть готовым к тому, что работа по внедрению СЭД начинается гораздо раньше, ещё на этапе выбора», – подытожила Елена Антошечкина.

Далее директор по управлению качеством ЭОС Алексей Мальков рассказал о системе управления качеством и её ключевом компоненте – документационном обеспечении управления. Как отметил спикер, система управления качеством позволяет увеличить управляемость компании и качество принимаемых решений, снизить непроизводственные затраты ресурсов как человеческих, так и материальных, финансовых, повысить доходность бизнеса и, наконец, помогает выжить в конкурентной борьбе в сложных экономических условиях. Роль документационного обеспечения в системе управления качеством была показана на примере такого бизнес-процесса, как участие в конкурсах. Докладчик рассказал о важности внедрения документационного обеспечения регламентной деятельности, автоматизация которой реализуется с помощью программного обеспечения компании ЭОС – «Дело», EOS for SharePoint, eDocLib.

После того как система электронного документооборота выбрана, начинается её внедрение. О роли заказчика в этом процессе рассказала Елена Антошечкина. Работы, предваряющие внедрение, исполнителями которых являются руководство компании-заказчика и руководитель проекта внедрения, по оценке компании ЭОС, занимают от пяти дней и включают получение поддержки руководства и санкции на проведение работ, решение вопросов о выделении ресурсов и различных организационных вопросов. Далее аналитиками и руководителем проекта проводится обследование с целью снижения рисков и увеличения эффективности. Важными моментами данного этапа является выявление «ключевых точек», где система будет внедряться в первую очередь, а также составление и утверждение плана-графика проведения работ по обследованию. Елена Антошечкина рассказала, что бывают случаи, когда тратится много времени из-за того, что исполнитель приходит в компанию для проведения обследования, а сотрудники заняты текущей работой – такое происходит именно из-за отсутствия согласованного графика. В ходе исследования изучаются применяемые в организации технологии управления документами и потоки документов, даётся оценка объёмам производства документов и хранящихся документов, выявляются «узкие места» в делопроизводстве и документообороте, оценивается уровень подготовленности персонала и руководства к использованию СЭД. После обследования разрабатывается и согласовывается план-график ввода в действие СЭД. Как отметила Елена Антошечкина, большинство времени уходит именно на согласование. Наконец, ввод системы в действие включает настройку СЭД и обучение пользователей. В ходе этого этапа также корректируются настройки СЭД с учётом требований, выявленных во время обучения, а их, отмечает докладчик, будет достаточно много. Минимальный срок внедрения системы «Дело» на 10 рабочих мест составляет 10 дней. Соответственно, чем больше масштабы внедрения, тем больше времени занимает реализация этого этапа. От одного до трёх месяцев занимает опытная эксплуатация системы, в ходе которой пользователи набираются опыта, отлаживаются процедуры работы с документами с использованием СЭД, корректируются настройки.

Помимо докладов и презентаций семинар содержал практическую часть. Так, были продемонстрированы возможности различных решений компании, благодаря возможности вебинара «расшаривать» приложения и демонстрировать работу с ними для всех участников. Так, менеджер по продуктам ЭОС Дмитрий Семенюк провел своеобразный мастер-класс по работе с системой «Дело». Это флагманский продукт компании, представляющий собой комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. В ходе мероприятия был продемонстрирован процесс регистрации документа, его отправка, наложение резолюции, утверждение, а также использование различных опций программы. Участники мероприятия, уже знакомые с данной программой, задавали вопросы о различных доработках. Как сообщили представители компании ЭОС, в декабре выходит новая версия решения 8.10, в которой будет расширен и доработан ряд опциональных возможностей.

Главный специалист отдела внедрения компании ЭОС Татьяна Махалкина познакомила слушателей с возможностями системы автоматизации учета документов архивного фонда «Архивное дело», рассказала, как создать архив организации, грамотно формировать и вести его, как передать дела на дальнейшее хранение. Система «Архивное дело» полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий. Также было рассказано об особенностях реализации в системе интеграции с системой автоматизации государственных архивов ПК «Архивный фонд 4.0», которая также является разработкой ЭОС.

Вопросы автоматизации кадрового делопроизводства осветила начальник отдела внедрения ЭОС Елена Шаганова. Она продемонстрировала работу с системой «Кадры», которая обеспечивает ведение кадровой информации в соответствии с унифицированными формами и нормативными требованиями российского законодательства. Докладчица представила как основной функционал системы, так и её дополнительные возможности, как то: экспорт данных в бухгалтерские системы, интеграция с системой «Дело».

Директор по развитию ЭОС Владимир Демчук выступил с докладом на тему автоматизации финансового документооборота, где он рассказал о проблемах бумажного документооборота, о возможностях его электронного сопровождения, юридически значимом электронном документообороте и регламентах работы с электронными документами. Юридическую значимость электронных документов обеспечивает договорённость сторон и ЭЦП, также этот вопрос регулируется целым рядом нормативных актов. Что касается финансовых документов, таких как счета-фактуры, то до последнего времени они должны были выставляться и храниться исключительно в бумажном виде. Однако в декабре Госдума рассмотрит законопроект о признании электронных счетов-фактур. В связи с этим будут внесены изменения в Налоговый кодекс и в закон «О бухгалтерском учёте». Спикер рассказал о применении юридически значимого электронного документооборота в работе с договорами, с первичными бухгалтерскими документами, сметами, отчётами, а также в ходе финансового планирования и бюджетирования. В целом было отмечено, что, помимо удобства в работе, автоматизация финансового документооборота повышает оперативность прохождения документов, снижает трудозатраты и расходы.

Данная тематика была продолжена во второй день вебинара, который был ориентирован на организации, для которых наиболее важным является преимущественно электронный документооборот. Елена Антошечкина рассказала об обеспечении юридической значимости электронного документа в СЭД. Юридическую силу документу придаёт наличие необходимых реквизитов и соблюдение правил их отображения, компетентность источника документа, а также гарантия целостности и подлинности документа. Для этого необходимо обеспечить доверенную среду обработки электронного документа и наличие ЭЦП.

В продолжение темы эксперт по информационной безопасности ЭОС Василий Овчинников продемонстрировал использование универсальной системы криптографической защиты информации «Карма». Данная система даёт возможность работы с ЭЦП файлов непосредственно из проводника Windows (причём в настоящее время ведётся тестирование с Windows 7). Особенностью системы является возможность добавления в состав электронной цифровой подписи факсимиле – изображения собственноручной подписи, а также создать рукописный «стикер» к электронному документу с комментариями, замечаниями или поручениями. Таким образом, технология работы с электронным документом может быть максимально приближена к привычной работе с бумажным носителем.

Некоторые статистические данные привёл Дмитрий Семенюк, выступив с докладом об эффективности внедрения системы «Дело». Результаты внедрения СЭД были продемонстрированы на примере Siemens Business Services. По результатам исследования данной компании, при использовании СЭД производительность труда персонала увеличилась на 20-25 %, стоимость архивного хранения электронных документов ниже на 80 % по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов. В целом, что касается эффективности внедрения системы «Дело», то здесь докладчик отметил снижение затрат, увеличение скорости реагирования на запросы, повышение качества обслуживания заказчиков и, соответственно, удовлетворенности клиентов, контролирование всех происходящих бизнес-процессов в режиме реального времени, более быстрое и качественное принятие решений, лучшую управляемость, увеличение скорости распространения информации по компании, изменение корпоративной культуры за счёт создания более эффективных деловых коммуникаций внутри подразделений, улучшение морального климата и степени удовлетворённости сотрудниками своим трудом, обеспечение соответствия существующим правилам и законам, повышение привлекательности для инвестиций, облегчение внедрения системы управления качеством.

Если «Дело» позволяет автоматизировать документооборот, регистрировать документы, обеспечить прохождение документа по маршруту, то за упорядочивание и автоматизацию хранения документации отвечает универсальная платформа для построения  корпоративных хранилищ данных eDocLib (Electronic Documents Library). Это решение, предназначенное для хранения, систематизации и доступа к электронным документам, данным и знаниям практически произвольной структуры. Система eDocLib связывает разнообразные информационные ресурсы предприятия в единую инфраструктуру. Возможности этого решения также были продемонстрированы в ходе вебинара.

Завершилось мероприятие докладом, посвящённым теме электронного документооборота и управления контентом на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2007 – Enterprise Office Solution for SharePoint (EOS for SharePoint). На сегодняшний день большинство известных продуктов в области СЭД являются «смешанными», позволяя оперировать документами как для электронного, так и для бумажного документооборота. В этом ключе продукт корпорации Microsoft – Microsoft Office SharePoint – можно рассматривать как большой шаг вперед в направлении именно безбумажного документооборота. Одной из актуальных задач стало привнесение в Microsoft Office SharePoint специфики, присущей именно российскому документообороту, то есть отвечающей нормативным требованиям и отечественной практике. Компания ЭОС вывела на рынок первое «коробочное» решение такого рода – EOS for SharePoint (см. новость раздела ЭОС от 2 июня 2008 г.). В новую систему был интегрирован опыт, накопленный компанией ЭОС в области разработки решений для работы с электронными документами, как для государственных структур, так и для коммерческих организаций. Совместное использование платформы SharePoint и решения EOS for SharePoint позволяет объединить в одной системе комплексное управление всеми информационными ресурсами, процессами и коммуникациями организации. В EOS for SharePoint реализованы практически все основные возможности, которые сегодня должны предоставлять современные системы электронного документооборота: регистрация документов, потоковое сканирование, маршрутизация, контроль исполнения поручений, формирование отчетов по документообороту, а также поддержка работы с ЭЦП. Как было отмечено, большинство реализованных в EOS for SharePoint принципов и методов работы «достались по наследству» от флагманского продукта ЭОС – СЭД «Дело». При этом EOS for SharePoint остается полностью самостоятельным решением, которое развивается параллельно с другими продуктами ЭОС.

Как отметили представители компании ЭОС, прошедший вебинар был направлен на предоставление возможности потенциальным клиентам как можно лучше познакомиться с функционалом и особенностями систем ЭОС, дать ответы на наиболее важные и актуальные вопросы клиентов. Кроме того, в ЭОС рассчитывают, что подобное мероприятие сможет помочь партнерам в их работе. Также в ходе вебинаров было высказано предложение проводить обучение работе с решениями компании именно в таком формате.