«БОСС-Референт 2010» – инновация на рынке СЭД

Один из собственных продуктов группы компаний «АйТи», которой в этом году исполнится 20 лет, – это система автоматизации работы с документами и неструктурированной информацией «БОСС-Референт» на основе платформы IBM Lotus Notes. Система создана в 1996 году и на сегодняшний день является фактически лидирующей на российском рынке СЭД, охватывая более 250 тысяч пользователей. Два года назад была основана компания «БОСС-Референт», которая занимается развитием и продвижением одноименного продукта, а также консалтингом и обучением пользователей. Сейчас «БОСС-Референт» представляет новый продукт. 

Генеральный директор компании «БОСС-Референт» Андрей Гриб рассказал о предпосылках создания новой СЭД. «В развитии нашего продукта мы всегда старались использовать все современные технологии, которые появляются на рынке, и учитывать все тенденции, возникающие в этой области. Таким образом, мы стали обращать внимание на то, как резко поменялись требования к системам работы с документами и неструктурированной информацией и сделали для себя два вывода. Первый: система для обычных пользователей, средних сотрудников, которых в компаниях 90 %, неудобна и интуитивно непонятна. Причиной этого является то, что СЭД появлялись в России, как системы, автоматизирующие бюрократию, то есть в первую очередь внимание уделялось учету, регистрации, структурированию, хранению, а не содержанию документа. Второй момент – это неэффективное сочетание электронного и бумажного документооборота. Понятно, что о стопроцентном электронном документообороте пока говорить рано, другое дело, что количество и движение бумаг можно сильно снизить за счет электронного документооборота. Сейчас бумажных документов становится больше, потому что руководители не работают с электронными версиями, так как интерфейс текущих систем не очень для них удобен. Он не позволяет им быстро выполнять необходимые задачи. И еще один нюанс – мобильность руководителей. Сейчас они много времени проводят вне офиса, но мало какие ECM-системы дают возможность работы офлайн, без соединения с сервером. Учитывая все эти тенденции, мы начали думать о новых разработках», – рассказал Андрей Гриб. 

Для реализации проекта была выбрана платформа Microsoft SharePoint 2010, находящаяся на тот момент – в августе 2009 года – еще в состоянии разработки. По словам специалистов компании «БОСС-Референт», SharePoint 2010 привлекла их возможностью интегрировать приложения и создавать удобные, эргономичные интерфейсы, при обеспечении должной производительности и поддержки должных объемов данных. На базе технологического центра Microsoft была развернута тестовая среда – моделировалась ИТ-инфраструктура заказчика. Система интенсивно проверялась с точки зрения функциональных возможностей, производительности и маштабируемости.

«Поддержка разработчиков программного обеспечения для корпоративного сегмента является одной из стратегических задач корпорации Microsoft. Когда к нам обратилась компания «АйТи» с предложением совместно работать над следующей версией программного  продукта, мы с готовностью согласились, несмотря на то, что тогда наша платформа SharePoint 2010 находилась еще на очень ранних стадиях разработки и была доступна лишь узкому кругу партнеров и заказчиков в рамках программ раннего ознакомления. Как для нас, так и для нашего партнера было важно понять – достаточно ли возможностей платформы для реализации столь сложных внедрений, к каким привыкла компания «АйТи». Тесты показали, что Microsoft SharePoint 2010 готова выдержать нужную нагрузку», – отметил директор департамента стратегических технологий Microsoft в России Александр Ложечкин. 

В ноябре 2009 года «БОСС-Референт» и корпорация Microsoft заявили о запуске проекта по созданию современной ECM-системы на основе платформы Microsoft SharePoint 2010. Сегодня решение вышло на российский рынок. 

По словам разработчиков, «БОСС-Референт 2010» имеет ряд отличий и принципиально новых возможностей. В первую очередь это удобный для работы эргономичный интерфейс. Система ориентируется на руководителей компаний и обычных сотрудников, а не на отделы учета и хранения. В первую очередь пользователь получает доступ к содержательной части документа, а не к его атрибутам, как практиковалось в прошлых СЭД. При этом продукт, разумеется, выполняет традиционные задачи СЭД – автоматизацию работы канцелярии, учет документов, контроль движения информации и прочее.

Кроме того, система реализует концепцию «универсального рабочего места» пользователя. Она легко интегрируется с другими корпоративными приложениями не только на уровне сервера, но и на уровне рабочего места. Доступ ко всем приложениям обеспечивается через единую точку входа – главное окно «БОСС-Референт 2010», которое представляет собой рабочую область с определенным количеством информационных панелей – виджетов. Число виджетов зависит от желания пользователя – их можно перенести на рабочую область с панели управления и обратно. Более того, в каждой конкретной компании их набор может быть расширен. Виджет является и точкой доступа к другим элементам системы и внешним приложениям, что позволяет сократить количество операций, необходимых для перехода между приложениями и, соответственно, повысить оперативность работы.

Система намного облегчает пользователям процесс работы с документами. Например, создать отчет или заявку можно быстрее, выбрав определенный шаблон из тех, что в достаточном количестве предоставляет новый «БОСС-Референт 2010». Важно, что теперь сотрудникам предоставляется возможность совместного редактирования документов. Изменения, внесенные в документ одним из пользователей со своего рабочего места, появляются в том же документе другого, графически выделенные, в режиме реального времени. Процесс поиска тех или иных файлов также расширен – теперь их можно будет найти, используя лишь приблизительные сведения о реквизитах документов, что стало возможно благодаря технологии визуализации информации от Microsoft.

Стоит отметить, что продукт позволяет работать с технологиями web 2.0 – создавать корпоративные блоги, различные тематические сообщества и структурировать и учитывать информацию, идущую из неофициальных источников. 

«БОСС-Референт» ориентирован в основном на внедрение в средние и крупные организации, приблизительно на 50-100 рабочих мест. Однако, как уточняют разработчики, малый бизнес также может заинтересоваться использованием подобных систем автоматизации. Продукт поддерживает работу в территориально разделенных компаниях. Что касается работы мобильных пользователей с новой СЭД, то пока что это возможно с помощью ноутбуков, но в ближайших планах вендора – создать версию системы для работы с телефонов или коммуникаторов. 

По словам Андрея Гриба, уже планируется внедрение нового программного продукта в эксплуатацию двух организаций, одна из которых является частной, другая – государственной. Также г-н Гриб позитивно прогнозирует окупаемость проекта: «Мы планируем, что в ближайшие три года доходы от продаж новой версии, по крайней мере, в 10 раз превысят расходы на ее создание, пользователями «БОСС-Референт 2010» будут примерно 250-300 тысяч специалистов».

Вчера, 17 мая, продукт «БОСС-Референт 2010» был представлен на совместной пресс-конференции одноименной компании и корпорации Microsoft. Также презентация системы пройдет спустя два дня на конференции-выставке DOCFLOW 2010. Подробнее о выставке см. новость раздела «Маркетинг»  от 17 мая 2010 года.