Новые продукты ЭОС

24 февраля 2011 года компания «Электронные офисные системы» (ЭОС) объявила о выходе официального релиза нового коробочного продукта EOS for SharePoint 2010 на базе обновленной программной платформы Microsoft SharePoint 2010, предназначенного для автоматизации бизнес-процессов путем создания корпоративного портала. Напомним, что уже с ноября 2010 года всем действующим и потенциальным клиентам ЭОС была предоставлена возможность ознакомиться с предварительной версией этого продукта. Важно заметить, что система не является шлюзом к какой-либо внешней СЭД и полностью построена на базе стандартных технологий SharePoint, что позволяет одновременно использовать как функционал платформы Microsoft SharePoint, так и все возможности решения ЭОС (см. материал рубрики «ЭОС» от 24 февраля 2011 г.). Решение EOS for SharePoint 2010 теперь полностью поддерживает работу в многоязычной среде и уже локализовано на нескольких иностранных языках. В новой версии продукта, доступного в России с лета текущего года, значительно улучшилась производительность, существенно расширен функционал по всем направлениям ЕСМ, а также обновился пользовательский интерфейс, приблизившись к интерфейсу офисных приложений Microsoft. Кроме того, в дополнение к стандартным возможностям платформы разработчики ЭОС реализовали в новой версии EOS for SharePoint 2010 целый ряд функций, специфических для СЭД, которые позволяют решать более сложные задачи управления документами и существенно облегчают процесс внедрения системы.

EOS for SharePoint 2010. Документ на утверждении. Подпись

Система обладает гибкими возможностями по настройке рабочих процессов (workflow). Это гибкие настройки маршрутизации, учет организационной структуры компании в различных процессах документооборота, режим замещения сотрудников, работа помощников за руководителя, детально настраиваемые политики разграничения доступа. Кроме того, сама структура решения EOS for SharePoint 2010 получилась довольно гибкой, что позволяет с лёгкостью организовывать как корпоративные, так и веб-порталы любой структуры, сложности и дизайна. Интерфейс решения будет выглядеть как его уже используемый внутри организации портал на базе SharePoint, даже если шаблон внешнего вида портала был изменен. Кроме того, ЭОС дополнил собственное решение модулем «поточного сканирования», который помогает легко и быстро перевести в электронный вид большой объем бумажных документов (реализована поддержка штрих-кодов). В EOS for SharePoint 2010 появилась возможность работы с ЭЦП (поддержка любых российских и западных криптопровайдеров на основе Microsoft CryptoAPI). Стоимость решения EOS for SharePoint 2010, несмотря на существенное расширение функциональных возможностей, не отличается от стоимости предыдущей версии. Кроме того, клиенты ЭОС, уже внедрившие предыдущие версии системы, смогут получить EOS for SharePoint 2010 бесплатно в режиме технической поддержки.

В декабре 2010 г. ЭОС объявила об официальном выходе еще одного продукта – новой версии системы управления корпоративным контентом eDocLib 2.5, представляющей полный набор инструментов для структурирования и хранения данных, управления файлами и документами, коллективной работы с информацией и автоматизации рабочих процессов. Теперь, для того чтобы увидеть изменения в пользовательском интерфейсе программы, достаточно открыть любой документ, сохраненный в системе: заголовок окна документа теперь содержит не только название, но и основную информацию о документе – группу, к которой отнесен документ, регистрационный номер, режим работы с документом и дату. В eDocLib 2.5 поиск документов в системе стал более удобным – в поисковый механизм добавлена, например, опция поиска по всем атрибутам и полному тексту документа одновременно. Кроме того, была предусмотрена возможность указывать диапазон дат относительного текущей, что может быть очень удобно для создания поискового запроса по актуальным счетам, договорам и т. д. Появилась возможность формировать на основе результатов поиска табличную форму с необходимым набором атрибутов. Как и прежде, найденные документы можно сохранить в личные папки. Отличительная особенность eDocLib 2.5 – теперь любой пользователь может предоставлять доступ к личным папкам другим сотрудникам, используя при этом весь стандартный набор опций разграничения прав, реализованный в eDocLib. Таким образом, личные папки теперь могут использоваться как общий информационный ресурс и становятся еще одним механизмом организации совместной работы.

eDocLib 2.5. Документы и файлы, хранящиеся в ECM-системе,
могут быть доступны через привычный «Проводник» Windows

Кроме того, обновленная версия eDocLib обеспечивает более тесную интеграцию с привычным для многих набором приложений. К примеру, система eDocLib версии 2.5 позволяет регистрировать письма, пришедшие по электронной почте, в качестве документов eDocLib непосредственно из Microsoft Outlook в ручном или автоматическом режиме. Доступ к документам, хранящимся в eDocLib, также можно получать прямо из Outlook или «Проводника» Windows. В конфигурацию системы внесен ряд изменений, обеспечивающих более удобную настройку и администрирование хранилища данных. Кроме того, были доработаны механизмы ввода информации в систему – новая версия eDocLib поддерживает работу с системой поточного сканирования, что позволяет организовать перевод данных с бумажных носителей в ECM-систему eDocLib в максимально сжатые сроки. Также предусмотрены механизмы автоматической регистрации документов и внесен ряд дополнений в поставляемую в комплекте утилиту экспорта/импорта документов.

В то же время ключевым преимуществом eDocLib 2.5 является возможность создания собственных продуктов на основе платформы eDocLib независимыми разработчиками. Одной из первых таких разработок, выполненных на обновленной платформе eDocLib 2.5, стало ECM-решение «eDocLib: Актив Бизнес», созданное специалистами компании «Корпоративные системы – Консалтинг», золотого партнера ЭОС. Продукт позволяет автоматизировать ключевые бизнес-процессы малого и среднего бизнеса, в том числе управленческий документооборот, работу с договорами, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), работу сервисной службы (helpdesk) и обладает, как и сама платформа eDocLib, уникальным соотношением «цена/ функциональность» и возможностью быстрой конфигурации в соответствии с потребностями пользователя. Немаловажным фактором при выборе именно этой системы для автоматизации работы УК «Промышленно-логистический парк» стала организация работы через веб-интерфейс, что позволяет получать доступ к корпоративным данным в удаленном режиме. Также были отмечены широкие возможности синхронизации с Microsoft Outlook и мобильными устройствами, обеспечивающие постоянную вовлеченность специалистов в процесс работы, вне зависимости от их физической удаленности от офиса (более подробно см. материал рубрики «ЭОС» от 4 марта 2011 г.).

На «Осеннем документообороте» (см. материал рубрики «ЭОС» от 26 октября 2010 г.) в конце октября 2010 г. ЭОС впервые продемонстрировала свои мобильные решения «Автоматизированное рабочее место руководителя» («АРМ руководителя») и «Мобильный Кабинет». Подсистема «Мобильный кабинет» позволяет работать с документами вне офиса в условиях отсутствия постоянного подключения к сети, с ноутбука, из интернет-кафе и при помощи мобильных устройств, таких как iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, а также мобильные телефоны, работающие с электронной почтой на любой операционной системе. «Мобильный кабинет» даёт возможность сотруднику посредством специальных сообщений электронной почты выдавать поручения другим сотрудникам, отчитываться по исполнению поручений, визировать и подписывать документы, вносить изменения и пересылать документы, добавлять к документам голосовые метки и фотографии непосредственно с мобильного устройства. «Мобильный кабинет – это возможность работать с системой «ДЕЛО» через мобильные устройства, на которых специального программного обеспечения нет. Человек, работающий в офисе с СЭД, может вне офиса выполнять основные операции на любом мобильном устройстве. Это решение, можно сказать, для полевых условий – оно дешевое, демократичное, аскетичное», – отмечает заместитель генерального директора ЭОС Юрий Назаров. Об особенностях развития тренда мобильных СЭД можно прочитать в материале рубрики «Аналитика» от 30 декабря 2010 г.

«Мобильный кабинет» – это возможность работать с системой «ДЕЛО»
через любые мобильные устройства с электронной почтой

«АРМ руководителя» представляет собой некий дополнительный упрощенный интерфейс, собирающий всю информацию из СЭД «ДЕЛО» и возвращающий обратно. В основе решения лежит очень простая идея, согласно которой часто у лица, принимающего решение, нет времени на изучение стандартного интерфейса СЭД. Ему нужно приложение с одной большой красной кнопкой, нажав на которую можно было очень просто подписать документ. Именно так в ЭОС и появился «АРМ Руководителя», который предоставляет такому человеку всю необходимую информацию о документе, инструменты для дальнейшей работы с ним и при этом отображает лишь самое необходимое. Продукт может работать как на обычном настольном ПК, так и на любом мобильном устройства под управлением ОС Windows 7 (планшет, ноутбук, нетбук, коммуникатор) и установленным пакетом Microsoft Office 2010. При этом все удобство работы с бумагой было не только перенесено в «АРМ Руководителя», но и совмещено со всеми преимуществами электронного документооборота (скорость, доступность и т. д.). Поэтому здесь можно накладывать рукописные резолюции, вводить текст и схемы, собственноручно, привычным движением руки, расписаться (стилусом или просто пальцем), но при желании можно и записать небольшой аудиофайл с обращением к подчиненным.

В то же время ЭОС принимает непосредственное участие в проекте по созданию системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) органов государственной власти России, которая обеспечивает их взаимодействие с СЭД аппарата правительства. В МЭДО на сегодня уже работают все федеральные органы исполнительной власти, и обмен между ними и аппаратом правительства происходит только в электронном виде. Напомним, что для обеспечения возможности взаимодействия различных систем электронного документооборота (СЭД) в рамках единой системы МЭДО Федеральной службой охраны Российской Федерации (ФСО), выполняющей функции оператора МЭДО, был разработан формат обмена электронными документами в органах государственной власти РФ. И каждая СЭД федерального органа исполнительной власти РФ, являющегося участником проекта МЭДО, должна «понимать» этот формат – формировать исходящие документы в этом формате для отправки по МЭДО, а также обрабатывать поступившие в этом формате по МЭДО документы. Именно поэтому ЭОС разработал комплекс программных компонентов сопряжения с МЭДО своей СЭД «ДЕЛО», используемой в целом ряде ведомств (с полным перечнем участников МЭДО с СЭД «ДЕЛО» от ЭОС можно ознакомиться в материале рубрики «МЭДО» от 9 марта 2011 г.). Вся система действует следующим образом. Хотя в СЭД «ДЕЛО» документ формируется во внутреннем формате, для передачи по МЭДО этот документ должен быть передан почтовой системе МЭДО в едином формате обмена, разработанном ФСО. ЭОС реализовал преобразование внутреннего формата документа СЭД «ДЕЛО» в формат обмена МЭДО при подготовке к отправке исходящих документов. А для поступивших документов реализовано обратное преобразование из формата МЭДО в формат СЭД «ДЕЛО» для обеспечения автоматизированной регистрации таких документов.

Заместитель генерального директора ЭОС Юрий Назаров уверен,
что СЭВ даст возможность взаимодействия системы «ДЕЛО»
с СЭД сторонних разработчиков

Важным событием в 2010 году стала подготовка нового продукта – сервера межведомственного документационного взаимодействия (СЭВ), во многом перекликающегося с МЭДО. От простого участия в проекте МЭДО в качестве одного из партнеров ЭОС пошел дальше, создав собственный продукт – систему электронного взаимодействия (СЭВ). Эта система обеспечивает возможность видеть, как идет работа с документами, направленными в другие организации, независимо от того, какие СЭД в них используются. Данное решение позволяет оптимальным образом решить задачу создания как распределенного корпоративного управления, так и межведомственного (межкорпоративного) документооборота. Сегодня «СЭВ» уже используется, к примеру, в правительстве Якутии. При этом «СЭВ» по сравнению с МЭДО имеет намного больший набор услуг: вертикальное и горизонтальное взаимодействие между всеми элементами облака «ДЕЛА», а также более широкие возможности взаимного информирования адресата/отправителя об этапах рассмотрения документа, при котором создается эффект работы в единой системе «ДЕЛО». Кроме того, за счет того, что при разработке системы ЭОС не была связана никакими административными ограничения, присущими МЭДО, «СЭВ» получил больший набор настроек и гибкость, а также разнообразные возможности использования каналов связи (e-mail, общие файловые директории, web-сервисы и т. д.). Весь этот обмен заверяется ЭЦП, а при необходимости шифруется. В то же время «СЭВ», при определенном понятийном соответствии систем, дает возможность взаимодействия «ДЕЛО» с СЭД сторонних разработчиков (более подробно о МЭДО и ключевых трендах отрасли см. материал рубрики «Аналитика» от 31 декабря 2010 г.).

Напомним, что в 2010 году компания ЭОС вывела на рынок EdSign, представляющий собой программную надстройку для Microsoft Office Word 2007 для создания электронного документа в формате присоединенной ЭЦП. При работе с электронным документом EdSign позволяет реализовывать те же процедуры обработки и подписания документа, которые применяются для бумажных документов. Процесс подписания происходит в привычном интерфейсе текстового редактора Microsoft Word. Документ, созданный с помощью EdSign, может использоваться в юридически значимом документообороте, а ЭЦП, поставленные в документе, будут эквивалентны собственноручным подписям (все подробности системы в материале рубрики «ИТ-класс» от 17 мая 2010 г.).