«Портфель руководителя» для Apple iPad от партнера ЭОС

«АРМ руководителя» («Автоматизированное рабочее место руководителя») компании ЭОС является подсистемой, позволяющей работать с документами как с помощью обычных компьютеров, так и с помощью мобильных планшетных устройств. Особенностью данного продукта является ориентированность на руководителей высшего звена: подсистема позволяет существенно упростить работу в системе «ДЕЛО» и заниматься только содержательной работой с электронным документом и принятием управленческих решений. Необходимыми условиями работы в программе являются операционная система Windows7 и наличие Microsoft Office 2010. Однако устройства, которыми пользуются руководители, не всегда соответствуют указанным требованиям. «К ЭОС поступило много обращений от разных заказчиков: руководители желают получить «АРМ руководителя», работающее на планшете Apple iPad, так как многие используют это устройство в своих задачах, для работы с электронной почтой, с Интернетом и остальными решениями, – рассказывает генеральный директор ГК «Бизнес ИТ» Юрий Лабушкин. – На текущий момент полноценного готового решения, которое полностью бы работало в связке с СЭД «ДЕЛО», нет. Поэтому «Бизнес ИТ», как партнёр компании ЭОС, обладая собственной командой разработчиков, разработал решение для Apple iPad – «Портфель руководителя», которое полностью выполняет все те же функции, что и «АРМ руководителя».

Система «Портфель руководителя» работает с любыми внешними офисными пакетами, позволяет через внешние приложения редактировать документы. Имеется поддержка работы с файлами PDF, их можно изменять, настраивать, редактировать. В системе есть сервисная функция встроенного диктофона: можно записать WAV-файл, приложить его к карточке документа и отправить обратно на серверную часть системы «ДЕЛО». В целом «Портфель руководителя» для Apple iPad позволяет выполнять основные функции руководителя по работе с документами: визировать и подписывать их. Юридическая значимость электронных документов обеспечивается средствами криптографической защиты информации «КриптоПро» (на данный момент финальная версия находится на стадии сертификации в компании «Крипто-Про», предполагаемый срок готовности – январь 2012 года). К основным преимуществам «Портфеля руководителя» относятся простота и удобство интерфейса, так как в связи с использованием специального облегчённого интерфейса рабочего места руководитель полностью сосредоточен на самом документе, а не на делопроизводственных операциях. Кроме того, удобство работы с документами благодаря возможности работы на одном и том же устройстве как в офисе, так и вне него. Решение позволяет работать в offline-режиме: можно прерывать работу над документом и сохранять изменения на любом этапе работы, а также продолжать работать в неизменном режиме в случае отсутствия сети Интернет или локальной сети. Отсутствие сети будет совершенно незаметно для пользователя, и при появлении сети занесённая руководителем информация будет автоматически переслана на сервер системы «ДЕЛО». Приложение работает как в горизонтальной, так и в вертикальной ориентации устройства iPad. Настройки приложения производятся в стандартных настройках устройства: указываются настройки учетной записи пользователя системы, адрес электронной почты и настройки сервера входящей и исходящей почты.

Настройки приложения «Портфель руководителя» производятся
в стандартных настройках устройства

«Наше решение максимально простое, использующее серверную часть «АРМ руководителя» ЭОС без применения каких-либо средств конвертации или промежуточной переработки документов. Общее время разработки «Портфеля руководителя» составило около 6 месяцев. На данный момент уже имеются коммерческие поставки решения, но раскрыть заказчиков я пока не могу. Мы подписали соответствующий договор с ЭОС о возможности продаж нашего решения непосредственно ЭОС и его партнерами. Стоимость лицензии составляет 30 тыс. рублей», – рассказывает генеральный директор ГК «Бизнес ИТ» Юрий Лабушкин.

В левой части окна отображается список загруженных документов (в случае использования в вертикальной ориентации список документов убирается и может быть вызван с использованием кнопки «Документы» из верхней панели инструментов). В списке документов отображаются все документы, полученные, обрабатываемые и отработанные пользователем системы. Документы отображаются в различной группе в зависимости от статуса документа: «входящие» (новые пришедшие документы), «в работе» (документы, с которыми было произведено какое-то действие), «исходящие» (документы, которые были подготовлены и отправлены пользователем системы, но еще не были доставлены в серверную часть системы по причине недоступности интернет-соединения), «отправленные» (документы, отправленные серверной части системы). В верхней части списка имеется окно поиска, с помощью которого можно осуществлять поиск документов по его реквизитам (номер, наименование). В верхней части списка документов находится кнопка «Изменить», с помощью которой можно произвести удаление документа из системы. В нижней части списка находится кнопка получения/отправки документов.

Работа «Портфеля руководителя» реализована в наглядном простом интерфейсе. «Основная задача заключалась в том, чтобы сделать максимально простой и удобный интерфейс, чтобы он полностью вливался в концепцию iPad 2», – комментирует Юрий Лабушкин. Также разработчики позаботились о быстродействии системы: тестирование показало, что система стабильно работает в рамках нагрузки до 1000 документов. Как отметил г-н Лабушкин, в работе над системой проблем с технической стороны не возникло, однако есть определённые сложности в организационном плане, а именно по прохождению сертификации и получению статусов у компании Apple. При этом в самом Apple iPad предусмотрены штатные средства защиты, в том числе шифрование и удаление файлов. Кроме того, непосредственно в самом «Портфеле руководителя» реализована парольная защита, а также возможность удаленного стирания важных файлов при потере устройства.

Основное окно приложения «Портфель руководителя» от компании «Бизнес ИТ»

Напомним, что ЭОС предлагает два мобильных решения: «АРМ руководителя» (для устройств под Windows 7, теперь для Apple iPad, вскоре появится клиент для ОС Android) и «Мобильный кабинет» (подходит для смартфонов, планшетов под управлением любых ОС, подключенных к Интернету), выведя их на рынок на прошлом «Осеннем документообороте» (о самой конференции 2010 года см. материал рубрики «ЭОС» от 26 октября 2010 г.). По словам первого заместителя генерального директора «ЭОС ПВ» Юрия Назарова, по итогам 2011 года можно говорить, что наибольшей популярностью у заказчиков пользуется «Мобильный кабинет». При этом «АРМ руководителя» объективно только сейчас вышел на рынок – два месяца назад ЭОС закончил тестирование новой версии решения уже с поддержкой PDF, в котором идет большинство отсканированных документов. Что касается возможностей двух решений, то они практически идентичны по функциональности (рассмотрение документа (принятие решений), согласование (визирование), подписание, создание поручений, а также автоматизация работы помощников руководителя), но «АРМ руководителя» обладает оптимизированным для работы первых лиц интерфейсом, давая возможность «создать его собственное видение СЭД «ДЕЛО». Что это такое, объяснил Юрий Назаров: «Наше мнение заключается в том, что у руководителя компании, в которой установлена СЭД «ДЕЛО», должно быть его собственное видение системы – для него важен лишь документ, его автор и дата, без необходимости видеть весь остальной процесс делопроизводства. Вся же система поддерживает огромное количество функций, которые руководителю по большому счету и не нужны. Это могут быть вопросы контроля исполнения, получения и экспедирования документов, а также их копирования, рассылки и получения и т. д. – в целом колоссальный комплекс задач, но реально руководитель использует лишь 3-4 % функциональности всей системы. Поэтому мы и решили вычленить из системы сущностные операции, наиболее свойственные руководителю».

При активации действия «Резолюция» появляется всплывающее окно, в котором
требуется выбрать категорию проекта, текст проекта резолюции, выбрать дату
срока исполнения и выбрать исполнителей проекта

Напомним, что флагманский продукт ЭОС уже давно стал де-факто отраслевым стандартом, а доля компании в госсекторе достигает 60 % (о лидирующем положении ЭОС на российском рынке СЭД/ЕСМ можно почитать в аналитическом материале по итогам исследования DSS Consulting – см. новость раздела «Рынок электронного документооборота в России» от 29 июня 2011 г.). Недавно специально для органов государственной власти муниципальных образований Российской Федерации ЭОС ввел акцию, по которой они могут получить комплекты лицензий СЭД «Дело» на льготных условиях (более подробно см. новость раздела «ЭОС» от 27 сентября 2011 г.).