Кабардино-Балкарская Республика: единая СЭД органов государственной власти и местного самоуправления за полгода

О заказчике

Кабардино-Балкарская Республика (КБР) расположена на северных склонах Главного Кавказского хребта. Территория КБР – 12,5 тыс. кв. км. Население республики - около 800 тыс. человек. Большую часть жителей составляют представители трех народов – русских, кабардинцев и балкарцев. Свыше 40 % жителей республики живут в селах. Столица Кабардино-Балкарии – город Нальчик.

Об исполнителе

Компания «Офис-Док Информационные системы» («Офис-Док», г. Санкт-Петербург), созданная в 2001 году, на сегодняшний день относится к числу компаний, имеющих наибольший практический опыт по внедрению систем электронного документооборота и управления контентом. На счету компании более 400 самостоятельно реализованных проектов, десятки тысяч внедренных рабочих мест, участие в крупнейших федеральных проектах по созданию распределенных систем электронного документооборота. Специалисты компании – эксперты как в предметной области, так и в области информационных технологий.

Основные задачи проекта

Предпосылкой создания Единой системы электронного документооборота органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики и органов местного самоуправления стала необходимость оптимизации документооборота для повышения оперативности и качества работы с документами и поручениями. В рамках проекта требовалось решить ряд основных задач:

• создать единую платформу для эффективного обмена информацией между органами государственной власти, органами местного самоуправления на основе СЭД «ДЕЛО»;
• обеспечить единую технологию работы с документами во всех структурах, работающих в ЕСЭД ОГВ и ОМС;
• повысить оперативность исполнения резолюций и поручений во всех структурных подразделениях органов управления Кабардино-Балкарской Республики;
• обеспечить полный контроль исполнения поручений Главы и Председателя Правительства КБР, включая исполнение поручений в органах местного самоуправления;
• обеспечить необходимый уровень информационной безопасности в процессах обмена документами и поручениями;
• автоматизировать процессы перевода бумажных документов в электронный вид;
• обеспечить работу в системе вышестоящих должностных лиц (в том числе и удаленную).

Система создавалась на базе единой республиканской защищенной сети передачи данных и центра обработки данных. Государственным контрактом был предусмотрен полный комплекс работ по внедрению, в том числе:

- установка и настройка программного обеспечения, необходимого для функционирования СЭД «ДЕЛО»;

- настройка системы «ДЕЛО» в соответствии рекомендациями, сформированными в результате обследования;

- проведение обучения пользователей системы в соответствии с разработанными программами обучения;

- настройка мобильных рабочих мест для руководителей;

- запуск системы и проведение опытной эксплуатации.

Этапы развертывания СЭД «ДЕЛО»

Формально началом подготовки к развертыванию в органах власти Кабардино-Балкарской Республики единой СЭД можно считать подписание Главой Республики 30 апреля 2014 г. распоряжения № 37-РГ «О Межведомственной комиссии по оптимизации документооборота в органах исполнительной власти Кабардино-Балкарской Республики». На межведомственную комиссию, образованную в соответствии с данным документом, возлагались обязанности по проведению оптимизации документооборота в органах исполнительной власти КБР. В итоге интегратором проекта в соответствии с государственным контрактом, заключенным по итогам открытого конкурса, стала компания «Офис-Док» (Санкт-Петербург).

1 этап (подготовительный). Непосредственная подготовка к внедрению началась в сентябре 2014 года. На данном этапе был сформирован детальный план, подготовлен перечень необходимого оборудования и программного обеспечения, уточнены цели и задачи, определена последовательность и правила внедрения системы.

Для реализации столь масштабного проекта требовалось содействие многих заинтересованных сторон, поэтому для координации усилий была сформирована рабочая группа, возглавил которую Руководитель Аппарата Правительства КБР. Эта группа и курировала проект в течение всего периода внедрения СЭД. Но основной движущей силой и идейным вдохновителем проекта со стороны заказчика являлось Управление делами Главы и Правительства Кабардино-Балкарской Республики.

2 этап. Следующим этапом проекта стало внедрение системы в Администрации Главы КБР и Правительстве КБР. В течение октября здесь прошло обследование документооборота, по результатам которого была проведена настройка системы «ДЕЛО». Затем к СЭД были подключены клиентские рабочие места, а также установлены необходимые дополнительные опции. Завершился этап обучением пользователей. Обучение прошли:

- сотрудники, обеспечивающие регистрацию документов;

- секретари и помощники, обеспечивающие деятельность Администрации Главы КБР и Правительства КБР;

- служащие управления государственного контроля Администрации Главы КБР и Правительства КБР;

- исполнители в соответствии со штатной структурой по подчиненности.

3 этап. Следующий этап проекта был самым сложным по объему работ и самым протяженным по времени. Он длился с ноября 2014 по март 2015 года. На этой стадии проводилось тиражирование системы и процессов работы с документами на новые подразделения и организации. Этап включал:

• тиражирование системы по подразделениям в части документопотоков (процессов);
• тиражирование процессов работы с входящей и исходящей корреспонденцией, контроля исполнения, обмена между ОГВ КБР (ноябрь 2014-декабрь 2015);
• тиражирование процессов работы с проектами документов внутри подразделений ОГВ (январь-февраль 2015).
• включение в работу в СЭД руководителей ОГВ (январь 2015).
• тиражирование системы в органы местного самоуправления (март 2015).

Внедренные процессы были формально закреплены распоряжением Председателя Правительства КБР «Об утверждении «Временного положения по порядку регистрации входящей, исходящей корреспонденции и организации обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики в период проведения опытной эксплуатации единой системы электронного документооборота органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики и органов местного самоуправления», которое вступило в силу с 1 января 2015.

Следующим шагом в формировании необходимой для ведения полноценного электронного документооборота нормативной базы стало подписание 14 мая 2015 года распоряжения Председателя Правительства КБР. Данным документом утвержден «Временный регламент применения электронной подписи при организации обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики в период проведения опытной эксплуатации единой системы электронного документооборота органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики и органов местного самоуправления», который является правовым основанием для организации юридически значимого электронного документооборота.

Итоги и перспективы проекта

Всего в органах государственной власти и органах местного самоуправления Кабардино-Балкарской Республики установлено 1297 рабочих мест СЭД «ДЕЛО» и подсистемы «ДЕЛО-WEB», а также 124 рабочих места дополнительной опции «Сканирование». Для высшего руководящего состава были приобретены 20 лицензий на приложение «АРМ Руководителя». 22 руководители органов государственной власти получили возможность использовать электронную подпись с помощью опции «ЭП и шифрование». Положительными результатами проекта по завершении трех этапов можно считать следующие:

• создана единая серверная группа, а также система доступа на базе единой защищенной сети передачи данных;
• создана единая база данных всех ОГВ и местного самоуправления, что позволяет осуществлять сквозной контроль за исполнением поручений в масштабах республики;
• проведено обучение всех сотрудников ОГВ работе с СЭД «ДЕЛО»;
• в работу включены руководители высшего уровня;
• организован ввод в систему всей входящей и исходящей корреспонденции;
• запущены процессы работы с проектами документов;
• подготовлена нормативная база для организации юридически значимого электронного документооборота;
• проводится процесс согласования и принятия единого регламента работы в ЕСЭД.

Схема единой защищенной сети передачи данных (ЕЗСПД) КБР на базе технологии VipNet

Куратор проекта со стороны Управления делами Главы и Правительства КБР Аслангери Кумыков, озвучивая промежуточные итоги проекта на прошедшей в Ростове-на-Дону в апреле текущего года конференции «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии», назвал ЕСЭД ОГВ и ОМС базисом формирования Электронного Правительства КБР.

На данный момент происходит корректировка нормативных документов и отработка деловых процессов. Вносятся изменения в инструкцию по делопроизводству, меняется технология взаимодействия подразделений в части обмена документами и проектами документов с целью оптимизации времени обработки (пересматриваются точки регистрации и отправки документов).

Системой охвачены 22 исполнительных органа государственной власти, 13 органов местного самоуправления, Уполномоченный по правам ребенка КБР, Уполномоченный по правам человека КБР, Уполномоченный по защите прав предпринимателей в КБР, Конституционный суд.

На следующих этапах развития системы заказчик предполагает завершить создание ЕСЭД и полностью использовать возможности электронного документооборота. В перспективных планах заказчика:

• отказ от бумажных документов внутри ОГВ КБР;
• организация процессов межведомственного согласования нормативно-правовых актов в электронном виде;
• интеграция со смежными системами (портал ОГВ КБР, Автоматизированная система «Обращения Граждан» Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций и т.д.);
• принятие единого регламента работы в ЕСЭД;
• запуск системы в промышленную эксплуатацию;
• внедрение ЕСЭД во все органы местного самоуправления республики, включая местные администрации сельских поселений;
• подключение к ЕСЭД подведомственных бюджетных организаций.

Как рассказал Аслангери Кумыков, высокий темп внедрения выдержать непросто. Резкий переход на безбумажную технологию, с одной стороны, вызывает негативное отношение некоторых пользователей к системе в целом. С другой стороны, многолетнее постепенное внедрение, с поэтапным подключением отдельных ведомств и подразделений, требует в разы больше времени и средств. Таким образом, качество работы с документами может пострадать на период перехода, но зато эффект от внедрения можно будет ощутить гораздо раньше.

«С технической точки зрения система работает стабильно. В текущий момент опытной эксплуатации у большинства пользователей возникают проблемы, но зачастую они все решаются техподдержкой. На начальном этапе внедрения были выявлены и скорректированы отдельные недочеты в системе документооборота. Сейчас, как минимум, уменьшилась нагрузка на курьеров, увеличилась скорость прохождения документа. Облегчается и ускоряется поиск документов. Конечно же, основной эффект можно будет оценить значительно позже, после перехода в промышленную эксплуатацию», - отмечает Аслангери Кумыков.

«Для нас это не первый проект такого масштаба. Мы уже неоднократно разворачивали системы документооборота над целыми регионами. Основной фактор, влияющий на успешность проекта — заинтересованность команды заказчика в результате. Именно такой подход мы увидели в Кабардино-Балкарии. Необходимые программные и технические средства уже были готовы к запуску.  Правильно спланированное взаимодействие команд заказчика и исполнителя позволило развернуть систему на 1300 пользователей в 39 органах власти за относительно короткий срок — 6 месяцев. Отдельно хочу отметить вовлеченность высшего руководства республики, которое предоставляло необходимую административную поддержку на всех этапах проекта», - комментирует руководитель проектов компании «Офис-Док» Денис Урусов.