В Контрольно-Счетной Палате Москвы внедрена система EOS for SharePoint

О заказчике

Контрольно-счетная палата города Москвы (далее – КСП Москвы) является органом внешнего государственного финансового контроля, созданным Московской городской Думой в соответствии с федеральным законодательством и законодательством города Москвы и ей подотчетным. Для осуществления контроля за формированием и исполнением бюджета города Москвы, бюджета территориального государственного внебюджетного фонда города Москвы КСП Москвы также обладает полномочиями по контролю за правомерностью и эффективностью управления собственностью города Москвы.

Контрольно-счетная палата города Москвы

Об исполнителе

ЭОС – ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота и делопроизводства, ECM-систем. Компания ЭОС разрабатывает и внедряет современные системы управления корпоративным контентом, обеспечивающие оперативную работу с документами, информацией и знаниями, а также управление взаимодействием пользователей. Системы ЭОС позволяют эффективно осуществлять единое комплексное управление различными документационными процессами организации. В настоящее время программные продукты компании ЭОС используют около 6,5 тыс. клиентов, а общее число установленных рабочих мест составляет более 1 млн.

О компании ЭОС

Предпосылки проекта

В условиях развития бюджетной системы страны, направленного на ее эффективное функционирование и повышение результативности бюджетных расходов, КСП Москвы видит свою миссию в осуществлении независимого контроля (аудита) за качеством управления публичными ресурсами города Москвы в соответствии с внутренними, национальными и международными стандартами. Повышение качества основной деятельности организации неразрывно связано с оптимизацией системы управления организацией и качественными изменениями в системе внутреннего контроля.

Применяемая в Палате информационная система (на базе продукта IBM Lotus Notes) не в полной мере отвечала требованиям по организации контроля исполнения поручений (задач) и общему быстродействию, в связи с чем было принято решение о разработке комплексной среды автоматизации деятельности КСП Москвы.

В период с сентября 2014 года по ноябрь 2015 года Палатой, как государственным заказчиком работ, надлежащим образом исполнен государственный контракт на создание Информационно-аналитической системы ИАС КСП-М, одной из составных частей которой является подсистема электронного документооборота (ПСЭД). В качестве основы для развертывания ПСЭД было выбрано «коробочное» решение EOS for SharePoint от компании ЭОС.

Задачи проекта

На старте проекта по развертыванию ПСЭД были обозначены следующие «болевые точки»:

• Необходимость миграции документов из унаследованной системы документооборота. При этом часть документов должна была перейти в ПСЭД в качестве архива, доступного только на чтение, а часть документов (прежде всего – распорядительные документы, протоколы коллегиальных органов и иные неисполненные документы) должны быть переведены в рабочий сегмент с полным набором функционала.

• Непрозрачная схема работы с документами, организационные проблемы делопроизводства, сильное влияние «традиционной» составляющей (исторически сложившихся правил и приемов) в работе с документами.

• Необходимость сложной, многоступенчатой интеграции ПСЭД с учетной подсистемой на основе единого списка пользователей и Плана работы КСП Москвы на текущий год (перечень контрольных, экспертно-аналитических и иных мероприятий Палаты, утверждаемый и актуализируемый в установленном законодательством порядке).

Ход проекта

В ходе первого этапа миграции унаследованных данных в ПСЭД было перенесено более 90,0 тыс. документов. Порядка 5 % этих документов на момент переноса находились на различных стадиях исполнения, поэтому критически важно было обеспечить возможность безболезненного продолжения работы в новом интерфейсе с первого дня эксплуатации.

Главный акцент внедрения был поставлен на переработку (настройку) пользовательского интерфейса рабочих мест пользователей СЭД. Одновременно были решены вопросы унификации состава представляемой информации на рабочих столах пользователей и обеспечена функциональная независимость специфических функций (задач) Службы документационного обеспечения КСП Москвы.

Для выполнения этой задачи была разработана классификационная модель документов Палаты с разбиением на группы и типы, а также был проработан реквизитный состав каждого типа документов. Основными требованиями при формировании реквизитного состава документов являлись унификация реквизитов для различных групп (типов) документов, общее сокращение реквизитов в регистрационной карточке при минимуме обязательных полей ввода.

При настройке рабочих мест пользователей в полной мере использовались возможности функциональной кастомизации продукта EOS for SharePoint без применения программирования (управляющие элементы навигации, фильтрации и сортировки; возможность представления ссылок на объекты ПСЭД; настройка типовых и кастомных представлений).

Особое внимание было уделено поисковым механизмам – быстрому поиску по реквизитам карточек и полнотекстовому поиску по содержимому прикрепленных файлов документов. В качестве механизмов поиска были задействованы как базовые возможности платформы Microsoft SharePoint, так и специализированные возможности продукта EOS for SharePoint, что позволило настроить удобные в использовании поисковые страницы и формы для максимально быстрого доступа к интересующим документам с возможностью кластеризации результатов поиска.

В ходе настройки процессов обработки проектов документов и утвержденных документов работниками КСП Москвы совместно с группой внедрения от компании ЭОС были детально проработаны и формализованы схемы прохождения и жизненные циклы всех групп и типов документов Палаты, что позволило, при сохранении традиционных и привычных для КСП Москвы особенностей документооборота оптимизировать данную составляющую, исключив задержки и потери документов, свойственные бумажному и слабо автоматизированному документообороту.

Ключевой задачей внедрения ПСЭД стала глубокая переработка системы организационного обеспечения, в ходе исполнения которой удалось сформировать детально проработанные правила ведения делопроизводства и документооборота, определить основные приемы работы с ПСЭД и правила интеграции учетных объектов ПСЭД и ИАС КСП-М. В целях реализации трехуровневой ролевой модели была разработана матрица доступа работников КСП Москвы к объектам ПСЭД, что позволило до фактического запуска системы в эксплуатацию проработать вопросы информационной безопасности в части разграничения доступа к документам.

В ходе опытной эксплуатации ПСЭД удалось в значительной мере формализовать вопросы организации контроля исполнительской дисциплины. Основываясь на настроенных правах доступа, номенклатуре дел Палаты, классификации документов и ограничениях процессов прохождения документов для руководящего состава КСП Москвы дополнительно были настроены специализированные интерфейсы контроля инициативных поручений, поручений по документам и собственно документов, находящихся на особом контроле (например, обращений физических и юридических лиц). Таким образом, Служба документационного обеспечения КСП Москвы, руководители структурных подразделений, назначенные контролеры исполнения поручений и иные уполномоченные должностные лица Палаты получили мощный и удобный инструмент контроля хода исполнения подотчетных им работ и документов.

Помимо задач автоматизации делопроизводства и документооборота в ходе проекта внедрения ПСЭД была обеспечена прозрачная двусторонняя синхронизация сведений о документах, поручениях, заданиях ПСЭД и справочников с подсистемой планирования и учета результатов контрольных и экспертно-аналитических мероприятий ИАС КСП-М. Данная задача в значительной мере была решена благодаря особенностям открытой архитектуры EOS for SharePoint, наличию API платформы SharePoint и возможности получения данных непосредственно из БД EOS for SharePoint.

Инкапсуляция учетных объектов ПСЭД в ИАС КСП-М была выполнена исключительно силами генерального подрядчика государственного контракта на разработку ИАС КСП-М при консультативной поддержке специалистов компании ЭОС.

В подготовительный период с привлечением сотрудников компании ЭОС было проведено обучение 76 работников категорий руководители и специалисты, что составило более 45 % от списочного состава Палаты.

Переход на использование EOS for SharePoint в КСП Москвы был произведен одномоментно, без параллельного использования унаследованной системы. В качестве дополнительных опций были подключены сервисы потокового сканирования документов и удаленные рабочие места руководящего состава Палаты на базе планшетных компьютеров под управлением операционных систем Microsoft Windows и Apple iOs.

Итоги проекта

Практические результаты работы КСП Москвы в течение шести месяцев после ввода ПСЭД в эксплуатацию подтвердили обоснованность принятых архитектурных решений и соответствие характеристик созданной конфигурации EOS for SharePoint требованиям технического задания по быстродействию и отказоустойчивости.