К старту готов! Пилотный проект создания первого в России архива для хранения подлинников электронных документов начнется в 2017 году в Ростовской области

О заказчике

Деятельность комитета по управлению архивным делом Ростовской области берет начало в 1920 году, когда постановлением Донисполкома была образована Особая архивная комиссия при Донском отделе народного образования для учета и проверки ростовских архивов. По состоянию на 1 января 2016 года, согласно информации, опубликованной на страницах официального ресурса комитета, в архивных учреждениях Ростовской области находится 4 986 030 единиц хранения, из них свыше 90 тыс. дел принято в 2015 году. В 2015 году общее число пользователей архивной информации по Ростовской области составило 197028 человек, выдача документов пользователям составила около 1 млн дел. Архивная служба Ростовской области – активный участник ИТ-проектов. В частности, на базе государственных архивов Ростовской области продолжается работа по созданию специализированных электронных читальных залов, а посещаемость Интернет-сайтов комитета и архивных учреждений превысила 183 тыс. посещений.

Об исполнителе

ЭОС – ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота и делопроизводства, ECM-систем - является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. ЭОС разрабатывает и внедряет современные системы управления корпоративным контентом, обеспечивающие оперативную работу с документами, информацией и знаниями, а также управление взаимодействием пользователей. Решения компании позволяют эффективно осуществлять единое комплексное управление различными документационными процессами организации. В настоящее время программные продукты ЭОС используют около 7 тыс. клиентов, а общее число установленных рабочих мест превысило 1 млн.

Предпосылки проекта

Ростовскую область по праву называют регионом-лидером по уровню развития ИT в органах власти и передовой площадкой реализации технологий автоматизации госсектора. Напомним, что именно здесь реализуется один из самых масштабных и последовательных проектов автоматизации органов государственной власти на базе СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС. В 2016 году проект отметил свое десятилетие, и к юбилейному году количество пользователей системы достигло 10 тыс. Проект охватывает все региональные органы исполнительной власти и муниципальные образования. Также Ростовская область является одним из первых регионов, подключившихся к федеральной системе межведомственного электронного документооборота.

В регионе действует распоряжение Губернатора Ростовской области В.Ю. Голубева о полном переходе на электронный документооборот. Одно из приоритетных направлений этого процесса – проведение пилотного проекта по построению областного электронного архива.

Цели проекта

Цель проекта «Электронный архив» Ростовской области - создание первого в России архива, в котором будут храниться как традиционные бумажные документы, так и подлинники электронных документов.

Кроме того, проект призван сыграть роль в формировании российского законодательства, способствуя принятию нормативного акта по переводу архивного дела в электронные формы.

Планы по реализации проекта

Первый этап пилотного проекта «Электронный архив» стартует в 2017 году. На этой стадии компанией ЭОС будут предложены программные продукты, обеспечивающие решение поставленных задач. Затем начнется тестирование системы, по результатам которого будут определены сроки внедрения и запуска в эксплуатацию.

Концепция построения «электронного архива», предложенная компанией ЭОС, предусматривает возможность комплектования архивных учреждений Ростовской области электронными документами для последующего их хранения, учета и использования уже в статусе архивных документов. Сформированная в рамках проекта база данных будет комплектоваться прежде всего документами органов исполнительной власти и местного самоуправления Ростовской области.

Концепцией также предусмотрена возможность удаленного доступа к архиву вне зависимости от местонахождения пользователя (он может находиться как на территории области, так и за ее пределами). Отмечено, что система будет поддерживать учет традиционных (бумажных) архивных документов и иметь весь необходимый аналитический функционал в соответствии с требованиями Росархива.

Отметим, что задачи и основные этапы реализации проекта обсуждались на рабочем совещании, состоявшемся в Ростове-на-Дону 22 декабря 2016 года. В нем принимали участие представители министерства информационных технологий и комитета по управлению архивным делом Ростовской области, администрации г. Волгодонска и компании ЭОС.

Обсуждение проекта создания электронного архива Ростовской области

Значимость проекта

Важность проекта «Электронный архив» Ростовской области для всей системы органов государственной власти и местного самоуправления России сложно переоценить. В настоящее время ни одно учреждение не имеет архива, в котором электронные документы хранятся и используются в качестве подлинников, так как на долговременное хранение передаются только бумажные экземпляры. В случае успешной реализации пилотного проекта опыт Ростовской области можно будет распространить на любые государственные структуры.