Как аудит помогает руководителям разобраться в работе ИТ-службы

11.07.2018 |

Александр Абрамов.

Заказчик, крупный игрок на рынке энергетики, обратился в ICL Services за аудитом информационной системы и ИТ-подразделения. Он планировал изменить управление службой ИТ и упорядочить базу для принятия управленческих решений. По итогам аудита ICL Services предоставила отчет о текущем состоянии процесса разработки в компании и рекомендации по оптимизации работы ИТ-службы.

Заказчик хотел с помощью ICL Serviсes оценить эффективность использования компонентов информационной системы и их взаимодействие. До обращения необходимые изменения со стороны бизнеса для больших парки систем заказчика вносились долго, и результат не всегда соответствовал ожиданиям. Не были описаны взаимодействия между центрами принятия решений, которые управляли ИТ-проектами. Это приводило к тому, что у руководителей в ИТ-отделе заказчика не было цельного понимания о текущем состоянии разработки.

Таким образом, перед командой ICL Services поставили следующие задачи:

обследование архитектуры корпоративной информационной системы,
аудит процессов инициации ИТ-проектов,
оценка компетенций специалистов ИТ-отдела компании,
анализ результатов и формирование предложений по оптимизации.

Вот моя система, вот мой дом родной

У заказчика работало больше 70 ИТ-систем. Задачу поставили описывать 37 из них — состояние, связи друг с другом и уровень поддержки.

«При интеграции систем подрядчики входили в конфликт интересов — было непонятно, кто за что отвечает. Зоны ответственности были строго определены. Однако невозможно развивать системы по одиночке, не координируясь со специалистами, которые курируют другие системы», — рассказывает старший инженер-проектировщик ПО группы проектирования ПО ICL Services Леонид Закиров.

Такой подход приводил к тому, что одни и те же функции внедрялись несколько раз.

Для подробного ИТ-аудита по стандарту ISO 2500 заказчик выбрал девять ключевых систем. По этой методике ICL Services определила следующие характеристики:

функциональность,
удобство,
надежность,
производительность,
поддерживаемость,
качество интеграции.

Скажи, что тебе нужно, и я скажу, что у тебя есть

Основными методами оценки систем стали опросы и интервью с ИТ-специалистами заказчика. Они сначала заполнили чеклист о том, что должна уметь каждая система. Позже сотрудники отвечали, насколько система отвечает требованиям из чеклиста. Всего было опрошено 50 пользователей по четыремосновным ИТ-системам заказчика.

Технические данные и результаты опросов применялись в математической модели. Она показывала, насколько эффективно используются компоненты информационных систем и как они взаимодействуют друг с другом.

ICL Services по итогам обследования приготовила рекомендации и конкретные шаги для того, чтобы система контроля изменений заказчика заработала в полную силу.

«Отчет по оценке эффективности использования корпоративной информационной системы позволяет выработать оптимальные направления развития парка систем и рекомендации по реинжинирингу существующих связей», — рассказывает старший менеджер по разработке ПО группы инструментов инфраструктуры рабочих мест ICL Services Ирек Абдрахманов.

Типизируй, формализуй, объединяй

Аудит помогает заказчику лучше понять, что происходит с управлением ИТ-проектов еще на начальной стадии. ICL Services приготовила рекомендации по совершенствованию ИТ-службы — что нужно сделать, чтобы жизненный цикл проектов стал эффективнее и менее трудозатратным. Этот отчет стал управленческой базой по реорганизации ИТ-службы заказчика.

Отчет по результатам аудита состоял из нескольких рекомендаций:

по типизации проектов и их объединению в программы и портфели;
по процедурам инициирования и формализации принятия решений по запуску ИТ-проектов;
по разделению операционной и проектной деятельности;
по основным категориям рисков.

Каждый раздел с рекомендациями содержал детальное обоснование и подробное описание шагов по их внедрению.

«Мы провели тщательный анализ процессов инициации ИТ-проектов заказчика и сформулировали детальные рекомендации, направленные на совершенствование данных процессов. Мы использовали наше знание лучших практик, изложенных в библиотеке ITIL, а также опыт внедрения процессов в своей компании, а также в компаниях-заказчиках», — рассказывает руководитель офиса стратегического и проектного управления ICL Services Азат Хакимов.

Профориентация на порядок выше

Чтобы оценить компетенции ИТ-специалистов, ICL Services вместе с заказчиком разработали методику оценки и описания компетенций ключевых ролей ИТ-отдела: менеджера и администратора проектов, системного аналитика, системного архитектора и бизнес-аналитика. Компетенции оценивались по кейсам, согласованным с заказчиком для каждой роли.

Позже специалисты ICL Services провели интервью со всеми основными участниками ИТ-процессов. Собеседования охватили 60 менеджеров и исполнителей.

ICL Services помогла заказчику выяснить, к чему имеют склонности сотрудники ИТ-отдела и кто из них лучше подходит под конкретный профиль. В отчете для каждого опрошенного содержалась оценка компетенций и рекомендации по их развитию в соответствующей роли.

Мечты сбываются — рекомендации выполняются

Аудит длился два с половиной месяца, со стороны ICL Services привлекались десять человек. В итоге заказчик получил два отчета: базу для принятия управленческих решений по реорганизации и оптимизации бизнес-процессов и отчет по эффективности использования информационной системы.

Рекомендации из отчета помогают оптимизировать затраты и увеличить эффективность ИТ-службы. При выполнении рекомендаций заказчик получит более технологичный и архитектурно однородный парк систем: изменения будут приносить результат, уменьшится критичность ошибок, упростится анализ при проектировании решений.