Александр Кузнецов (ЭЛАР): «Популярность ЭП, как удобного инструмента удостоверения документов в эпоху тотальной цифровизации, высока и будет увеличиваться»

– Александр, какие изменения в законодательстве в 2023 году, связанные с ЭП, можно назвать особенно важными и почему?

– Во-первых, отказ от подписи с сертификатом юрлица и переход на использование сотрудниками компаний подписи с сертификатом физлица. С 1 сентября 2023 года сертификаты юрлица не выдаются. Полученные ранее сертификаты действуют до 31 августа 2024 года. Необходимо переходить на новые правила и использовать электронную подпись физлица с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Во-вторых, с 01.09.2023 вступила в силу статья 7 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которая признает электронные подписи, созданные в соответствии с нормами иностранного права и международными стандартами. Стороны могут признавать легитимность иностранной подписи в сделках между российскими и иностранными компаниями, для этого они должны подписать соглашение и определиться с третьей стороной – удостоверяющим центром.

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов
Фото: ЭЛАР

Также ФНС теперь выдает квалифицированные сертификаты электронной подписи руководителям представительства иностранного юрлица.

В-третьих, теперь при использовании неквалифицированной электронной подписи (НЭП) продлить ее сертификат можно онлайн с помощью действующего сертификата или через Госуслуги. С учетом того, что популярность НЭП высока, появление альтернативы личному визиту даст еще больший импульс для перехода к работе с контрагентами в формате ЭДО.

Подобные изменения в законодательстве влекут необходимость адаптации бизнес-процессов и информационных систем под новые правила.

– Какие технологии, связанные с ЭП, появились / получили существенное развитие в 2023 году?

– Увеличивается количество процессов с применением ЭП, соразмерно развиваются средства обеспечения безопасности этих процессов. Прежде всего, с точки зрения хранения и защиты информации на базе специализированных платформ – защищенных электронных архивов, которые в текущей обстановке должны защищать не только документы с помощью решений по управлению доступом, но и уметь организовать комплексную защиту всей цепочки подтверждений, а именно документов и их версий, серверных ключей и сертификатов электронной подписи пользователей, сертификатов меток времени архивных подписей и других данных.

С учетом повсеместного перехода на электронный документооборот, в том числе в вопросах архивного хранения, мы видим необходимость в комплексных решениях по долговременному хранению, которые позволяют обеспечить неизменность и сохранность данных на всех этапах документооборота в рамках единой доверенной среды – от создания документа до его передачи в архив.

– Расширился ли круг пользователей ЭП, если да, то за счет чего это произошло?

– Растет популярность НЭП как более дешевого варианта для использования в ЭДО, а также потенциал для роста НЭП обеспечил КЭДО, в рамках которого организации отказываются от бумажных кадровых документов и оформляют электронные. В этом случае сотрудники компании могут использовать НЭП для подписания кадровых документов.

В целом, основной сегмент использование ЭП на данный момент – это работа в ЭДО и передача отчетности в ФНС. В перспективе, с ростом количества электронных документов в рамках КЭДО, договорного обмена, выпуска технической документации, архивы предприятий и госархивы будут существенно увеличивать общий объем работы с электронными документами, которые нужно будет хранить с учетом установленных законом сроков.

– Как эти изменения отражаются на работе российских производителей и интеграторов, участников рынка СЭД/ЕСМ?

– СЭД/ЕСМ платформы должны одинаково хорошо управлять всеми формами документов – от учета бумаги до контроля и сохранности электронной информации, в том числе в концепции HSM (Hierarchical Storage Management) – иерархического управления хранением информации. Такой подход применяется, когда единая система автоматически распределяет данные между разными технологиями хранения с точки зрения безопасности данных и стоимости их долговременного хранения. Например, «горячие» (требующие регулярного доступа) данные остаются на СХД, данные требующие особого уровня защиты и долговременного хранения (страховые фонды, резервные копии, архивные электронные документы) передаются в специализированный «холодный» контур хранения, использующий отчуждаемые и неизменяемые оптические накопители.

– Приведите примеры из деятельности вашей компании.

– Мы закрываем весь спектр решений по защищенному хранению данных на базе отечественных продуктов ЭЛАР из реестров Минцифры и Минпромторга. Мы готовы организовать программно-аппаратную инфраструктуру управления информацией и документами с использованием ECM-платформы ЭЛАР Контекст, включенной в Реестр российского ПО и оптических накопителей ЭЛАР НСМ, включенных в реестр РЭП.

Такой подход позволяет создать единую доверенную среду автоматизации процессов хранения документов и данных, включая оперативный защищенный электронный архив в качестве единого окна доступа к корпоративным документам, интегрированный с основными информационными системами организации, и оптические библиотеки способные физически обеспечить сохранность документов с гарантированным сроком хранения свыше 50 лет.

Как это работает? ЭЛАР Контекст принимает документы из корпоративных систем, хранит скан-копии документов, проверяет легитимность электронных документов и дополнительно подписывает электронные документы специальной архивной подписью с меткой времени. Встроенный сервис «следит» за юридической значимостью документов на протяжении их хранения и автоматически переподписывает сертификат метки времени, тем самым обеспечивая постоянную юридическую значимость документов. Документы всегда доступны для работы в электронном архиве. Система отслеживает сроки хранения документов и востребованность данных на основе обращений пользователей.

В свою очередь, часть невостребованных документов или документов, для которых необходимо обеспечить постоянное хранение, а также страховой фонд особо ценных сведений автоматически перемещаются на «холодное» хранение на базе оптических накопителей ЭЛАР НСМ. Накопители используют в качестве носителей Blu-ray диски однократной записи (аппаратная защита WORM), помещающиеся в съемные магазины, вмещающие до 35 дисков каждый. Один такой накопитель может хранить свыше 1,3 Пбайт данных. Размещенные в накопителях данные всегда доступны в режиме онлайн, для этого встроенный робот-манипулятор при поступлении запроса к записанной информации инициализирует нужный магазин, находит диск и помещает его в привод для чтения. При необходимости магазины могут быть перемещены в специальные офлайн шкафы, что позволяет в неограниченном режиме масштабировать объемы хранения и сокращать затраты на обслуживании ЦОД, отправляя данные в офлайн по мере записи новых дисков.

Оптические накопители ЭЛАР НСМ энергоэффективны, не требуют особых климатических условий, освобождены от необходимости резервного копирования и обслуживания, работают по принципу «положил и забыл», что делает их существенно более экономически целесообразными для задач организации долговременного хранения по сравнению с технологиями RAID или ленточными библиотеками.

– Ваши прогнозы относительно развития и применения ЭП в нашей стране.

– Рынок ЭП будет расти, появляются новые сервисы по взаимодействию в электронном виде между различными категориями лиц: физлица и государство, организации и контрагенты, сотрудники и работодатели. Популярность ЭП, как удобного инструмента удостоверения документов в эпоху тотальной цифровизации, высока и будет увеличиваться.

– Большое спасибо за беседу!