Арина Емельянова (RAMAX Group): «С правильным планированием и внедрением соответствующих технологий и процессов большинство организаций могут успешно перейти к электронным системам обработки документов»

– Арина, расскажите, какие современные технологии обработки документов позволяют наиболее легко отказаться от бумаги, в том числе прежде накопленных больших объемов бумажных документов? Каждая ли компания может это сделать?

– Под влиянием времени, прогресса технологий и регуляторной политики государства все больше компаний переходят к использованию электронных документов и обмену ими в цифровом формате.

Сегодня существует несколько современных технологий обработки документов, которые помогают организациям легко отказаться от бумаги и перейти к электронным системам их хранения и обработки. Компании могут использовать технологии сканирования и оптического распознавания символов (OCR) для преобразования бумажных документов в электронный формат, классификации документов и автоматического определения значений атрибутов с помощью интеллектуальных инструментов.

Кроме того, стремительное развитие искусственного интеллекта позволило увеличить процент автоматизации рутинных операций при работе с документами. Благодаря интеллектуальным сервисам упрощается анализ и извлечение информации, появляется возможность контекстного и полнотекстового поиска, автоматической обработки документов и их верификации.

Специалист направления электронного документооборота
и систем управления документами RAMAX Group Арина Емельянова.
Фото предоставлено компанией RAMAX Group

Однако не каждая компания готова или способна сделать это, поскольку процесс цифровой трансформации требует инвестиций в технологии, обучение сотрудников и изменение бизнес-процессов. Некоторые также могут сталкиваться с юридическими или регуляторными ограничениями, которые влияют на возможность полностью отказаться от бумаги. Тем не менее, с правильным планированием и внедрением соответствующих технологий и процессов большинство организаций могут успешно перейти к электронным системам обработки документов.

– Поделитесь опытом, как из бумажных документов создать реестр и базы данных для организации цифровых сервисов?

– Здесь на помощь приходят ранее упомянутые технологии. В первую очередь необходимо преобразовать бумажные документы в электронный вид с помощью сервисов оцифровки, далее, применяя системы OCR, преобразовать отсканированные изображения в текст, что позволит извлечь информацию из документов для дальнейшей обработки. Необходимо также выделить ключевые атрибуты (факты, реквизиты) для сохранения их в базу данных и дальнейшего анализа. Таким образом, сначала определяемся с целями, затем с инструментами. И, конечно же, необходимо провести аудит бумажных документов на предмет целесообразности перевода и хранения их в электронном виде, изучить нормативную базу, провести организационные мероприятия.

– А как обеспечить эффективную работу накопленных файловых архивов в рамках учетной системы? Можно ли осуществить привязку накопленных данных к учетной системе, например, бухгалтерии, как это поможет сократить затраты на обработку документов и предоставление отчетности?

– Обеспечить эффективную работу с накопленными файловыми архивами поможет интеграция файлового хранилища с целевой учетной системой, для реализации которой необходимо определить модель интеграции и разработать требования к источникам данных.

Такой подход позволит повысить доступность документов из различных систем, оперативность подготовки документов для аудиторской проверки и взаимодействия с ФНС, упростить формирование налоговой отчетности и внесения правок благодаря снижению трудозатрат, которые могли возникнуть при работе с бумагой: печать, передача, сканирование и т.д. Кроме того, работа с электронными документами помогает избежать их потери и сокращает время на согласование.

– Расскажите о решениях и проектах вашей компании, связанных с переводом в электронный вид больших объемов накопленных данных и их последующим использованием.

– Основываясь на многолетнем практическом опыте цифровизации бизнеса заказчиков, RAMAX Group разработала уникальную методологию внедрения электронного архива для компаний различных секторов.

Например, мы успешно выполнили проект по созданию системы архивного хранилища для крупного предприятия нефтехимической отрасли с объемом исторических данных примерно 20 Тб. Изучив бизнес-процессы компании и проанализировав регламент работы с документами, специалисты RAMAX Group за год автоматизировали обработку скан-образов, обогатив их атрибутами в зависимости от типа документа. Мы также доработали учетную систему для интеграции с архивным хранилищем, обслуживающим 8700 пользователей.

Другой успешный пример - реализация единого информационного пространства для ГУП «Петербургский метрополитен». Заказчику было важно обеспечить незаметность внедряемых изменений в системе с точки зрения бизнес-процессов для пользователей. Для этой цели мы разработали специальный интеграционный модуль, обеспечивающий бесшовную совместную работу учетной системы с архивным хранилищем.

– Какое еще применение накопленным данным может появиться в ближайшей перспективе? Какие преимущества получат компании, которые уже сегодня решат этот вопрос?

– В зависимости от характера накопленных данных их применение может охватывать различные сферы. Например, в области аналитики и прогнозирования данные могут использоваться для предсказания потребностей клиентов, выявления тенденций и принятия стратегических решений. Персонализация услуг и продуктов на основе этих данных позволяет улучшить клиентский опыт. Оптимизация процессов и управление рисками помогают выявить слабые места в бизнес-процессах и повысить их эффективность. Развитие инноваций возможно благодаря выявлению новых возможностей и разработке новаторских продуктов или услуг, что способствует сохранению конкурентоспособности компаний на рынке.

Цифровая трансформация в части работы с документами поможет организациям уже сегодня:

• снизить затраты,
• ускорить процессы,
• обеспечить хранение документов любого вида (ОРД, кадровых, бухгалтерских и т. д.) и доступа к ним 24/7,
• защитить данные от удаления и повреждений,
• обеспечить юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения,
• сократить затраты на хранение и обслуживание с учетом минимальных требований к оборудованию и централизации процессов в едином пространстве.

– Большое спасибо за беседу!