Ипатов Вадим («ИнтерТраст»): «Интеллектуальная обработка документов особенно ценна при работе с большим их количеством»

– Вадим, по вашим наблюдениям, в каких случаях и на каких участках работы с документами наиболее часто применяется интеллектуальная обработка? А когда она является излишней?

– Интеллектуальная обработка документов становится незаменимой там, где ключевыми являются автоматизация повторяющихся процессов, извлечение и классификация данных. Она особенно ценна при работе с большим количеством документов, включая нормативные акты, договоры и отчеты, где машины обрабатывают и анализируют информацию с быстротой и точностью, недостижимыми для человека. В этом контексте обработка означает автоматическое заполнение реквизитов и определение маршрута документа, что существенно упрощает и ускоряет работу с документами. Интеллектуальные инструменты обработки информации находят свое применение и в работе руководителей, которые тратят значительное время на выдачу резолюций и направление документов к исполнителям. Механизмы, основанные на использовании искусственных нейронных сетей, способные к непрерывному самообучению, позволяют прогнозировать решения руководства, упрощая и оптимизируя процесс работы с документами.

Директор центра развития бизнеса компании «ИнтерТраст» Вадим Ипатов

Однако интеллектуальная обработка может быть излишней в случаях, когда документы требуют индивидуального подхода или тонкого понимания контекста, которое в настоящее время сложно достичь с помощью машинного обучения. Это может включать в себя документы, которые требуют креативного или критического мышления, такие как написание статей, создание рекламных материалов или анализ сложных юридических вопросов.

– Какие интересные технологии интеллектуальной обработки документов уже прочно вошли в работу, а какие только появились, но уже вызывают горячий интерес?

– Прочно вошли в работу технологии OCR (оптическое распознавание символов), NLP (обработка естественного языка) и RPA (роботизированная автоматизация процессов). Новые интересные технологии включают искусственный интеллект и машинное обучение, блокчейн, семантический анализ и когнитивный поиск.

– С какими решениями работает ваша компания, какие из них вы считаете наиболее перспективными?

– На данный момент в CompanyMedia развиваются следующие сервисы, использующие искусственный интеллект:

Цифровой помощник - это инновационный сервис в системе электронного документооборота, цель которого - минимизировать рутинные задачи руководителей и усилить эффективность процессов согласования и исполнения документов. Это достигается благодаря экономии времени, которое ранее затрачивалось на заполнение реквизитов листов согласования и резолюций, тем самым освобождая ресурсы руководителя для более значимых задач.

Умный семантический поиск - это передовая технология, которая позволяет пользователям находить документы, используя точное или неточное (синонимичное) совпадение. Это означает, что поиск может быть осуществлен не только по конкретным ключевым словам, но и по связанным или синонимичным терминам. Это увеличивает гибкость и эффективность поиска, делая его более интуитивным и удобным для пользователя.

Автоматическое управление жизненным циклом нормативных документов - это инновационное решение, обеспечивающее актуальность и согласованность корпоративной документации. Система автоматически отслеживает изменения в нормативных документах и обновляет все связанные с ними документы, гарантируя их соответствие последним стандартам и нормам.

– Приведите примеры проектов на основе таких решений.

– В качестве примера можно привести проект реализации сервиса «Цифровой помощник» в системе электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области, который стартовал в 2022 году. «CompanyMedia-Цифровой помощник» - это инновационный сервис в системе электронного документооборота, цель которого - минимизировать рутинные задачи руководителей и усилить эффективность процессов согласования и исполнения документов. Это достигается благодаря экономии времени, которое ранее затрачивалось на заполнение реквизитов листов согласования и резолюций, тем самым, освобождая ресурсы руководителя для более значимых задач.

Когда руководитель получает документ и нажимает «Создать резолюцию», система передает данные документа и информацию об исполнителях «Цифровому помощнику». Этот инструмент предсказывает параметры резолюции, которые автоматически заполняются в форме резолюции. Руководитель может внести коррективы и сохранить резолюцию, после чего данные отправляются обратно в «Цифрового помощника» для дальнейшего обучения.

Инновационный сервис «Цифровой помощник» был запущен на тестовой группе пользователей в январе 2023 года. Тестовая группа была разнообразной и включала как обычных пользователей, так и делопроизводителей, помощников руководителей и самих руководителей. Для обучения «Цифрового помощника» были использованы данные, собранные за четвертый квартал 2022 года, включая документы, взаимодействия с ними участников процесса. После успешного обучения и тестирования «Цифровой помощник» был запущен в промышленное использование в рамках этой тестовой группы.

В настоящее время сервис «Цифровой помощник» работает со следующими документами и операциями:

• входящие документы, ОРД, внутренние документы, исходящие документы;
• рассмотрение и исполнение (выдача резолюций) и согласование проектов документов (создание ЛС).

В процессе работы сервиса «Цифровой помощник» его модель непрерывно адаптируется и эволюционирует. Новые данные, собранные за разные временные интервалы, постоянно добавляются для обучения, в то время как объем данных, используемых для формирования рекомендаций, может быть оптимизирован. Это делается с целью повышения точности предоставляемых сервисом рекомендаций, обеспечивая таким образом постоянное улучшение и совершенствование сервиса.

– Где еще в ближайшем будущем может начать применяться интеллектуальная обработка данных? Как это изменит процессы работы с данными?

– В наших планах развития сервиса «Цифровой помощник» на ближайшую перспективу предполагается функциональное расширение возможностей сервиса за счет интеграции дополнительного поля «Тематика» в анализируемые объекты, а также предоставление возможности внедрения в модель выдачи рекомендаций на основе содержимого самих документов.

Еще одно направление развития - это расширение полномочий «Цифрового помощника». Он будет способен без человеческого контроля автоматически классифицировать и регистрировать входящие документы в системе электронного документооборота (СЭДД). Помимо выдачи рекомендаций, «Цифровой помощник» сможет также осуществлять фактическую «роспись» документов в СЭДД.

– Большое спасибо за беседу!