Юлия Ворожбицкая (SL Soft): «Главный тренд цифровизации бухгалтерских процессов - максимальный переход на ЭДО внутри компаний и в работе с внешними контрагентами»

– Юлия, какие актуальные тренды цифровизации бухгалтерских процессов можно выделить?

– В первую очередь это максимальный переход на ЭДО как в работе с внешними контрагентами, так и внутри компаний. Драйвером этого тренда со стороны государства выступает главным образом ФНС. Речь идет о переводе максимально возможного количества бухгалтерских документов в электронный вид и, соответственно, сокращение объема «бумаги».

Для этого используются учетные системы, различные СЭД/ECM, операторы ЭДО и мультиоператорные шлюзы, если речь идет о крупных компаниях. Перевод документов – особенно, формализованных – в электронный формат позволяет автоматизировать процессы непосредственного принятия документов к учету и формирования бухгалтерских проводок и избавляет от множества рутинных операций. Кроме того, можно применять оптическое распознавание бумажных документов. Все большее распространение получают технологии искусственного интеллекта и RPA для выполнения рутинных операций.

Старший аналитик компании SL Soft (входит в ГК Softline) по продукту «Цитрос ЮЗ ЭДО» Юлия Ворожбицкая

Следующий пункт – автоматизация процессов составления отчетности и адаптация ряда процедур под учетную политику компаний: бухгалтерская отчетность по стандартам МСФО и ПБУ, налоговая отчетность, ведение управленческого учета – это осуществляется внутри всевозможных внутренних информационных систем. И, вследствие активной позиции ФНС, набирает популярность цифровое взаимодействие с ведомством в рамках налогового мониторинга: работа с истребованиями ФНС, представлением запрашиваемых документов при камеральных проверках.

– Какие бухгалтерские процессы на сегодняшний день, можно сказать, практически полностью ушли в цифру? Каким компаниям это особенно важно, удобно?

– Если говорить непосредственно о бухгалтерских процессах, то практически все компании для ведения учета используют соответствующие системы, а не книги и журналы. То есть формирование первичных документов перешло в цифру, частично – согласование и подписание документов, отправка их контрагентам, в случае применения ЭДО. А ЭДО по счетам-фактурам для товаров, подлежащих прослеживаемости, сейчас обязателен. То есть бухгалтерия компаний с оборотом таких товаров в определенной степени точно должна быть переведена в цифровой вид. Также однозначно в цифровом формате представляют документы в рамках налогового мониторинга.

Перевод бухгалтерских процессов в цифру актуален для крупных и средних компаний, и чем объемнее документооборот организации, тем заметнее будет эффект такого перехода.

– Какие технологии и сервисы, на ваш взгляд, особенно важны сейчас в работе бухгалтерии?

– Цифровизация для бухгалтерского учета – это, в первую очередь, технологические возможности, которые обеспечат ускорение и прозрачность в процедурах создания, передачи и использования информации для управления деятельностью компании. На первый план всегда выходят те процессы, перевод которых в цифру прописан законодательно, как, например, в случае с уже упомянутыми товарами с прослеживаемостью. А отсюда вытекает и остальное: и ЭДО с контрагентами, и МЧД, и согласование, подписание и оплата счетов в электронной форме, электронный архив и взаимодействие с ФНС. Внедрение RPA для выполнения рутинных операций, использование возможностей AI и оптического распознавания.

– Есть ли у вашей компании опыт цифровизации бухгалтерии – на примере собственной компании или клиентов?

– Внутри нашей компании ведется документооборот и в электронном виде: генерация документов осуществляется в учетных системах, согласование – в СЭД, а отправка контрагентам – через операторов ЭДО с подписанием ЭП (иногда с применением МЧД). Соответственно, контроль подписания документов контрагентами и их получение также ведется в режиме онлайн.

– Какие проекты были реализованы вашей компанией?

– Приведу несколько примеров. Для крупной нефтяной компании было организовано «единое окно» для обработки электронных документов и полного отслеживания процессов с помощью нашей системы «Цитрос ЮЗ ЭДО». Это позволило повысить скорость обмена документами, избежать дублирования операций по их обработке разными подразделениями или компаниями холдинга, а также снизить затраты на организацию архива.

Другому заказчику мы помогли выстроить электронный документооборот с контрагентами: создали единый механизм взаимодействия учетных систем пользователей и операторов ЭДО, унифицировали интеграционные механизмы и интерфейсные решения ЭДО с использованием электронной подписи. Таким образом пользователи работали в привычных им интерфейсах, печатные формы документов и схемы электронного документооборота были унифицированы.

Для ИТ-компании мы создали точки взаимодействия между внутренними системами и несколькими операторами ЭДО. Для этого заменили собственную разработку заказчика на «Цитрос ЮЗ ЭДО» для интеграции с операторами ЭДО, а для внутренних корпоративных систем сформировали единые регламенты обмена документами с контрагентами. Это позволило компании полностью отказаться от бумаги, сейчас с помощью ЭДО ежемесячно обрабатывается около 4 млн документов.

– Каким вам видится направление дальнейшего цифрового развития бухгалтерских процессов?

– Ключевые тренды развития цифровизации, на наш взгляд, сохраняются прежними:

• массовый переход на удаленную работу, увеличивающий спрос на мультиплатформенность и мобильные приложения;
• переход от автоматизации базовых задач документооборота к созданию интегрированных законченных функциональных решений;
• ярко выражена потребность в реализации импортозамещенных/импортонезависимых решений.

Также заметна нацеленность государства на полную цифровизацию максимально возможного числа бизнес-процессов российских компаний. Перевод документооборота из классического бумажного в электронный вид позволит сделать бизнес и процессы, в нем происходящие, более прозрачными и, следовательно, контролируемыми. По данным доклада главы управления электронного документооборота ФНС Федора Новикова, стратегическая цель этого ведомства - перевод 100 % документов, которыми обмениваются хозяйствующие субъекты, в электронную форму. Для ее достижения ФНС проводит работу в нескольких направлениях, одно из них - активное развитие нормативной базы, регулирующей различные аспекты ЭДО: от требований к форматам документов в электронном виде и правилам их обмена до регламентирования машиночитаемых доверенностей.

Стоит отметить, что ФНС не является единоличным автором законодательных актов и инициатив. Служба привлекает всех участников, задействованных в процессах ЭДО, к участию в рабочих группах, где происходит сбор актуальной и достоверной обратной связи, прорабатываются те или иные вопросы.

Если говорить о ближайших планах развития юридически значимого электронного документооборота, тесно связанного с цифровизацией бухгалтерских процессов, стоит выделить следующие направления:

1. перевод в электронный вид транспортных документов;
2. внедрение машиночитаемой доверенности;
3. кадровый безбумажный документооборот (авансы, командировки, отпуск, больничные листы и проч.);
4. долгосрочное хранение электронных документов в архивах с сохранением их юридической значимости;
5. есть потенциал для более широкого применения технологий RPA и оптического распознавания в бухгалтерии.

– Большое спасибо за беседу!