Председатель совета директоров «Электронные Офисные Системы» Владимир Баласанян: «Мы превосходно владеем предметной областью документооборота, реализуя знания на самых разных платформах»

Недавно компания «Электронные Офисные Системы» отметила свое 18-летие. Расскажите, с чего все начиналось и что представлял собой тогда ваш рынок?

- В 1994 году ИТ-компании занимались преимущественно поставкой компьютеров, сетей и базового ПО, разработка приложений в те годы ограничивалась преимущественно бухгалтерским и банковским ПО. Мы же лучше, чем кто-либо, владели технологиями работы с документами, реализовали несколько масштабных проектов, в том числе работая в Администрации Президента РФ и в Правительстве РФ. Возникла идея – использовать эти накопленные знания на открытом рынке, создав тиражный продукт. В то время мало кто из потенциальных заказчиков и участников рынка верил в наш успех. С одной стороны, на «хорошем» заказном проекте можно было жить месяцы, а то и годы. С другой – бытовало мнение, что организация документооборота на предприятии – это что-то индивидуальное. И вряд ли возможно создать одну систему, которая бы смогла работать на различных предприятиях и тем более на различных вертикальных рынках. Мы же интуитивно чувствовали, что это далеко не так и что сделать это можно. В итоге могу сказать, и это не только наше мнение, что ЭОС стал одной из компаний, создавшей рынок систем электронного документооборота в России, компанией, которая на протяжении всего своего существования доминировала на этом рынке как по числу внедрений, так и по числу созданных автоматизированных рабочих мест (см. более подробно материла рубрики «Аналитика» от 27 июня 2012 г.). Сегодня уже ни у кого не вызывает сомнения, что СЭД является важнейшим элементом прикладной ИТ-инфраструктуры любой организации. Более того, для органов власти это закреплено нормативно.

Вы сказали, что хорошо знали предметную область, связанную с обработкой документов. Как и где вы смогли ее изучить?
 
- В 1980-х гг. в вычислительных центрах или непосредственно в офисах серьезных организаций Советского Союза появились компьютеры. В числе задач, для решения которых предполагалось использовать эти машины, был централизованный учет и контроль работы над документами. В состав разрабатываемых тогда автоматизированных систем управления предприятием (АСУ), как правило, входила система контроля исполнения документов (АСКИД). Но уровень компьютеров в то время был таков, что эти системы использовались только для автоматизации поиска и формирования отчетности.
Мне же и моим коллегам повезло. Нам удалось убедить бывших руководителей Общего отдела ЦК КПСС автоматизировать весь процесс работы над документами ЦК КПСС на основе только-только появившихся в то время полноценных офисных ЭВМ. Использованные нами системы известной американской компании Wang сочетали возможность подготовки самих документов на персональных компьютерах с ведением документационной базы данных на сервере. В результате была создана локальная сеть на сотни рабочих мест с автоматизацией полного цикла работы с документами – от создания проектов до согласования и выпуска решений и последующего контроля их исполнения. И полученный в этой работе опыт очень пригодился нам в 90-х годах, когда, наконец, во всех учреждениях появились персональные компьютеры, которые стали объединяться в сети.
Вместе с персональными компьютерами и локальными сетями к нам пришли базовые продукты для организации коллективной работы – СУБД, электронная почта, управление процессами (workflow), специализированные продукты управления документами, такие как Lotus Notes или PC Docs. Однако исторически сложившаяся в России система регламентов работы с документами – делопроизводство – требовала создания нового класса приложений. И наша компания была пионером в создании именно таких интегрированных приложений, которые позднее стали называться СЭД.

Как развивалась компания дальше?

- Мы сделали принципиальную ставку на тиражные программные продукты и работу через партнерскую сеть. В целом росли мы очень стабильно и быстро, хотя, как и многих, нас «подрубил» кризис 1998 года. Одним из поворотных моментов для компании был абсолютно уникальный в 90-е годы проект создания СЭД в Банке России и его территориальных учреждениях. В 2000-е годы рынок существенно вырос, и множество появившихся конкурентов стали использовать наш опыт: бизнес-логику, терминологию и даже экранные иконки. И это нормально, ведь кто-то же должен быть первопроходцем. В итоге многое из того, что мы придумали первыми, стало общепринятым, и общими усилиями сформировалась целая отрасль систем электронного документооборота – в рамках более широкого класса так называемых систем  управления содержанием (ЕСМ). Развитие этой отрасли сегодня активно продолжается. Потребности заказчиков растут – от специализированных СЭД к использованию более широкого спектра возможностей  ECM-систем. И мы тоже движемся в этом направлении. Наша флагманская СЭД «ДЕЛО» – это самостоятельный продукт, но у нас есть и решения – надстройки над ECM-платформами, над нашей собственной, eDocLib, и над ЕСМ-платформой SharePoint от Microsoft.

Сегодня мы говорим о государственных услугах в электронном виде, роли государства в формировании рынка и т. д. Изменилась ли роль государства за это время и с чем это было связано?

- Конечно, она меняется – информатизация превратилась в важный инструмент государственного управления. Главный фактор разворота государства в сторону ИТ заключается в том, что сами технологии изменили свое место в мире, начав играть все более важную роль во всех сферах деятельности. Представьте себе, какой путь пройден всего за считанные десятилетия: от грандиозных централизованных компьютеров, использовавшихся для автоматизации математических вычислений, до всемирной мультимедийной сети с мобильными устройствами у каждого человека. Сменились не только поколения компьютеров, но поколения людей. В управление пришли люди, для которых компьютер в течение всей жизни является привычным ежедневным инструментом их деятельности. Все знают, скажем, как много сделал своим личным примером Дмитрий Анатольевич Медведев для популяризации и пропаганды применения информационных технологий в государственном управлении. Очень характерно то, как изменялась политика государства в отношении применения ИТ в управлении в последнее десятилетие. Если в рамках программы «Электронная Россия» (2002 – 2010 гг.), по сути, инвестировались отдельные отраслевые проекты информатизации, то в рамках нынешней программы «Информационное общество» были поставлены общегосударственные задачи оказания услуг в электронном виде и перехода к электронному документообороту.

Председатель совета директоров «Электронные Офисные Системы» Владимир Баласанян: мы, наверное, единственные игроки рынка, которые сознательно пошли на конкуренцию внутри собственной продуктовой линейки

ЭОС был и является активным участником федерального проекта МЭДО. Стало ли его появление также неким переосмыслением места ИТ-технологий в госуправлении?

- Нам действительно повезло, мы были одними из идеологов создания системы межведомственного электронного документооборота федеральных органов государственной власти (МЭДО) – в ее нынешнем виде. В 2008 году в аппарате правительства была поставлена задача в кратчайшие сроки перейти к электронному документообороту между правительством и федеральными ведомствами. Когда к нам обрались как к консультантам, мы  предложили использовать созданную ранее межведомственную электронную почту и пересылать документы в едином для всех СЭД формате, разработав для каждой СЭД соответствующие программы-адаптеры. Это решение позволило аппарату правительства быстро отказаться от пересылки бумажных копий, заменив ее на пересылку электронных сканов, а также осуществлять автоматический контроль за дальнейшей судьбой отправленных документов. Этот проект стал первым практическим успехом в организации электронного документационного взаимодействия органов власти на федеральном уровне. Однако замена доставки ксерокопий фельдсвязью на пересылку электронного образа – это только первый шаг на пути к созданию электронного документооборота федеральных органов власти. Правительство и федеральные ведомства функционируют не сами по себе, а в рамках единых регламентов, определяющих порядок рассмотрения вопросов и принятия решений. И уже пора перейти к автоматизации документооборота правительства и федеральных органов власти как к созданию единой системы документооборота. 

Что же мешает дальнейшему качественному развитию проекта МЭДО?

- Если отвлечься от технологических и организационных проблем, то в конечном счете все сводится к одной-единственной, но принципиальной проблеме – отсутствию электронных подлинников документов. Ведь, с одной стороны, каждый руководитель хочет быть передовым и использовать самые современные электронные инструменты работы с документами, однако, с другой стороны, эти же руководители до сих пор подписывают, как правило, бумажные документы. В частности, даже в условиях использования МЭДО оригиналы документов все еще бумажные, для пересылки используются их электронные сканы. Пока не будет массового перехода к электронным подлинникам, документооборот останется двойным: параллельно будет существовать два уклада делопроизводства – бумажное и электронное. К сожалению, несмотря на целый ряд нормативных актов и связанных с ними инициатив, проблема до сих пор не решена. Есть, например, известное прошлогоднее распоряжение Правительства № 176-р от 12 февраля 2011 года «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». Согласно этому распоряжению ведомства до конца 2011 года должны были подготовить перечни документов, которые будут создаваться, обрабатываться и храниться только в электронном виде, а с 1 января 2012 года начать работу с этими документами. Этого, однако, не произошло. То есть перечни подготовлены были, но вот работа с электронными подлинниками так и не началась, так же как не начался контроль за ходом этого процесса. Вероятнее всего, помешали выборы и последовавшая за ними смена правительства. Надеюсь, что в ближайшее время движение в этом направлении возобновится, альтернативы электронному документообороту нет.

СМЭВ является еще одним федеральным проектом, как вы его оцениваете и участвуете?

- Я очень позитивно оцениваю и СМЭВ, и роль «Ростелекома» в этом проекте. Действительно, удалось достичь качественного сдвига в решение поставленных задач. Что же касается нашего участия, то сегодня мы вновь выступаем в роли первопроходца (впрочем, теперь уже вместе с другими лидерами рынка), доказывая, что СЭД являются важнейшим инструментом в деятельности по оказанию услуг. Работники органов власти, независимо от того, какие задачи они решают, используют систему документооборота для подготовки и принятия решений, а также контроля их исполнения.  Тем более что услуга также оформляется в виде документа, предоставляемого заявителю. Поэтому сегодня мы все свои системы поставляем уже с контуром  обеспечения государственных услуг, включая взаимодействие с порталом госулуг и со СМЭВ. Мы научились это делать при реализации масштабного проекта в Бурятии (на базе EOS for SharePoint), а сейчас предлагаем такие решения совместно с «Ростелекомом» в рамках совместного «облачного» решения «О7.ДОК», а также в системе «ДЕЛО» (см. более подробно материал рубрики «ЭОС» от 20 августа 2012 г.).

Интеграция со СМЭВ стала одним из последних функциональных дополнений к СЭД «ДЕЛО». Какое значение для ЭОС имеет этот флагманский продукт и куда он развивается сегодня?

- Сегодня СЭД «ДЕЛО» с полным правом является флагманом рынка, системой во многих отношениях уникальной, которая сочетает изощренные технологии бумажного делопроизводства со всеми инновациями электронного документооборота. С одной стороны, «ДЕЛО» можно назвать «энциклопедией практического делопроизводства», поскольку в нее встроено огромное количество традиционных документационных технологий, «подсмотренных» нами у наиболее продвинутых наших заказчиков. С другой стороны, в «ДЕЛО» присутствует весь арсенал самых продвинутых электронных технологий, который появлялся в ней еще до того, как был реально востребован рынком. Это относится и к процессному управлению, и использованию штрих-кодов, и к потоковому сканированию, и к межведомственному взаимодействию к МЭДО и к СМЭВ, и к мобильным решениям. Несмотря на то что версии системы «ДЕЛО» имеют сквозную нумерацию начиная с 1996 года (сейчас выпускается уже 12-я версия), система не раз кардинально пересматривалась. Сегодня один из таких моментов: изменяется сам взгляд на СЭД и на ее место в организации. Если изначально в СЭД работали преимущественно делопроизводители, для которых первичной была так называемая регистрационно-контрольная карточка документа (метаданные документа), а электронная копия документа была опциональна, то сейчас ключевые пользователи СЭД – это руководители и специалисты, работающие с самими документами, для них документ первичен, а карточка является лишь одним из его свойств. Этот фактор, а также современные требования к эргономике и дизайну массовых компьютерных приложений обусловили существенный пересмотр всей идеологии взаимодействия с системой.

По итогам 2011 года СЭД «ДЕЛО» стала самой популярной в России среди аналогичных программ и заняла первое место по количеству новых проектов внедрений, общая доля ЭОС на рынке СЭД/ECM составляет 28 % (у ближайшего конкурента – 22 %). Данные DSS Consulting

Другие ваши продукты также опережают или эволюционируют вместе с рынком?

- Разработчик, чтобы быть успешным, просто обязан опережать рынки, придумываю новые технологии и создавая тем самым спрос на них. С переходом к выпуску нескольких параллельных СЭД мы перешли на создание кросс-платформенных компонент, которые могут быть использованы в различных наших (и не только наших) продуктах для реализации общих для различных систем функций. Это относится и к ЭЦП, и к мобильным решениям, и к системе потокового сканирования, и другим. Поскольку eDocLib и SharePoint – это платформы, то свойства разрабатываемых на них продуктов зачастую зависят от конкретных требований заказчика. Например, «облачная» СЭД «О7.ДОК» была создана на платформе eDocLib по техническому заданию «Ростелекома» и ориентирована на уровень муниципальных организаций и малых предприятий. Но как только была выпущена первая версия системы, выяснилось, что и потребности муниципальных организаций динамично меняются, и система крайне востребована в более крупных структурах. И сейчас мы совместно с «Ростелекомом» расширяем функциональность решения, включая в него такие функции, как продвинутое процессное управление, взаимодействие с МЭДО и СМЭВ, работу с мобильных устройств и т. д.

Получается, что портальная СЭД EOS for SharePoint, «eDocLib:Документооборот», СЭД «ДЕЛО», сейчас и «облачная» СЭД «О7.ДОК», являясь решениями одного класса, начинают конкурировать между собой?

- Да, это было для нас непростое решение – вдогонку к более чем успешному и самодостаточному продукту, СЭД «ДЕЛО», выпустить конкурирующие  платформенные решения: EOS for SharePoint и «eDocLib:Документооборот». Мы, наверное, единственные игроки рынка, которые сознательно пошли на конкуренцию внутри собственной продуктовой линейки. Несмотря на четкое позиционирование каждого продукта, порой возникают ситуации, когда даже потребности одного клиента можно удовлетворить различными нашими системами, и задача выбора становится далеко не тривиальной. Если ИТ-служба заказчика амбициозна, имеет желание (и возможность) использовать мировую портальную платформу, интегрируя на ней свои различные приложения, то он выбирает EOS for SharePoint. Если же заказчик более прагматичен, ему нужно «поставить систему и забыть», он выбирает СЭД «ДЕЛО». Если же ему нужен «облачный» сервис по модели SaaS, он возьмет «О7.ДОК». А eDocLib – это  передовая ECM-платформа, на которой у нас и наших партнеров есть различные прикладные решения, в том числе и для классического документооборота и для решения более широкого класса задач управления документами. В отличие от СЭД «ДЕЛО» решения на eDocLib не перегружены всевозможными традиционными схемами работы с бумажными документами, зато позволяют быстро и гибко настраивать документооборот на любые виды документов и бизнес-процессы с ними. И при этом имеют принципиально меньшую стоимость владения, нежели решения на универсальных ECM-платформах, на том же SharePoint, например. Хочу заметить, что, выпуская конкурирующие друг с другом решения, мы тем самым позиционируемся не как компания – разработчик монопродукта, а компания – прикладной эксперт, обладающая знаниями в предметной области и реализующая их на различных платформах, в том числе на собственной.

Расскажите, почему выбор «Ростелекома» пал именно на ЭОС и какие перспективы вы связываете с «облачной» моделью и «О7.ДОК» в частности?

- «Ростелеком» взял в партнеры самого популярного разработчика, лучше других знающего предметную область и обладающего огромным кредитом доверия у заказчиков. Об этом говорит и доля наших систем на рынке, и то, что на базе компании создан и успешно работает технический комитет по стандартизации электронного документооборота. Несомненно, «Ростелеком» предполагал, что со временем максимальное число наших нынешних клиентов, переходя на перспективную SaaS-модель владения, выберут именно систему «О7.ДОК», в разработке которой участвовал ЭОС (см. более подробно материал рубрики «ЭОС» от 26 июня 2012 г.). Кстати, выбор ЭОС в качестве партнера вовсе не означает, что «Ростелеком» не готов установить в своих ЦОДах решения наших коллег-конкурентов по рынку – то есть здесь нет никакого монополизма, и это очень правильно. С другой стороны, сотрудничество с «Ростелекомом» ни в коей мере не мешает ни нам, ни нашим конкурентам устанавливать сервисы документооборота у других провайдеров.
В целом, если говорить о практике использования «облачных» СЭД в России, то сегодня это, скорее, пилотные проекты, нежели готовые к массовому тиражированию «облачные» сервисы. В свое время мы очень долго выстраивали продвижение наших СЭД: создавали методологию внедрения и использования, службу технической поддержки, формировали партнерскую сеть, ценовую политику, отрабатывали формы договорных отношений и т. д. Сейчас чрезвычайно быстро, в течение одного года, появился новый продукт «О7.ДОК», однако все другие вопросы еще предстоит решить заново: продукт этот принадлежит «Ростелекому», работать с заказчиками будут его центральные и региональные структуры, но с участием нас и наших партнеров. И вопросов пока больше, чем ответов, не столько к самому продукту, сколько к путям его доставки к заказчику. Ведь при продаже «облачного» решения меняется сам подход к системе продаж.

С какими еще сложностями, помимо организационных, вы столкнулись в «облаках»?

- Вот только некоторые. Для того чтобы заработала красивая маркетинговая модель, когда клиент находит решение в Интернете, загружает его и начинает работать, нужно обязательно менять сам продукт, делая его более доступным для действительно массового использования – на уровне современных мобильных приложений. Другая проблема: абсолютно у всех заказчиков возникает очевидный вопрос: как сохранить непрерывность бизнес-процессов в случае аварийной ситуации со связью или у самого «облачного» провайдера. Один из путей решения этой проблемы – создание резервной офлайн-версии СЭД, конечно, с крайне ограниченной функциональностью. Еще одна проблема: одно из преимуществ использования ПО как услуги – это экономия на технической инфраструктуре и персонале. А как быть, если сервер уже закуплен, а персонал присутствует согласно штатному расписанию? Может получиться (и получается), что дешевле просто докупить только лицензии СЭД, нежели платить за сервис, в стоимость которого включено сразу все. Поэтому, говоря об «облачных» сервисах электронного документооборота, нужно понимать, что переход к их массовому использованию – это процесс. И мы только в самом его начале. 

Большое спасибо!

Справка о компании:

Компания «Электронные Офисные Системы» была создана в 1994 году и сыграла ключевую роль в формировании отечественного рынка СЭД, определив терминологию и функциональные требования. В 1996 году ЭОС первой из компаний получила сертификат качества Госстандарта России, в 2006 году первой (и пока единственной) провела экспертную сертификацию своих продуктов на соответствие Типовым требованиям Евросоюза к АСЭД (Model Requirements, MoReq). В 2008 году по приказу Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии на базе ООО «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» (ЭОС ПВ) был создан подкомитет (ПК 6) по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота». Сегодня ЭОС является признанным лидером на российском рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства, его программные продукты компании ЭОС используют более 5700 клиентов, а общее число установленных рабочих мест составляет более 400000. По итогам 2011 года флагманский продукт компании – СЭД «ДЕЛО» стала самой популярной в России среди аналогичных программ и заняла первое место по количеству новых проектов внедрения. Общая доля ЭОС на российском рынке СЭД/ЕСМ составляет 28 % (у ближайшего конкурента – 22 %). Компания имеет более 260 партнеров в России и странах СНГ.