«Архивное ДЕЛО»: обзор основного функционала системы

История архивов насчитывает примерно столько же веков, сколько и история цивилизации. Можно сказать, что архивист – одна из древнейших профессий на земле! Но это вовсе не значит, что современному архивисту «цифровой эпохи» уготована участь работать «дедовскими методами». Не случайно ИТ-решения для организации и работы электронных архивов становятся все более востребованными! К настоящему моменту СЭД для архивистов выросли в сложные продукты, которые вполне могут закрыть все специфические участки работы с объектами хранения.

Руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев

В качестве системы, разработанной специально для автоматизации архивов, предлагаю читателям ICT-Online.ru рассмотреть продукт, на базе которого в 2017 году стартует пилотный проект создания первого в России архива для хранения подлинников электронных документов в Ростовской области (см. проект раздела «ЭОС» от 1 февраля 2016 г.). Это система автоматизации учета документов архивного фонда «Архивное ДЕЛО» компании ЭОС.

«Архивное ДЕЛО» - «архивист» со стажем

Итак, система «Архивное ДЕЛО» – это тиражируемый, «коробочный» продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел. Решение включено в Реестр российского ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России 04.04.2016 №138. По заключению специалистов Росархива, «бесспорным достоинством» системы «Архивное ДЕЛО» является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов». Система остается востребованной на протяжении почти двух десятков лет и сегодня насчитывает более 1000 внедрений по всей стране.

Интерфейс системы «Архивное ДЕЛО»

Система «Архивное ДЕЛО» обеспечивает все самое необходимое для автоматизации архива и доступности хранимой информации:

• ведение и учет документов архивного фонда в соответствии с действующими российскими стандартами;
• применение мнонокритериальной, настраиваемой пользователем системы классификации дел и документов;
• подробное описание реквизитного состава документа;
• организацию быстрого массового ввода и распознавания бумажных документов;
• доступ к архивному фонду через каналы Internet/Intranet.

Основные процедуры при работе с архивом, которые автоматизирует система «Архивное ДЕЛО», это ведение номенклатуры дел, формирование и оформление дел, подготовка печатных форм, поиск дел и документов, систематизация дел и документов внутри архивного фонда, топографирование архивного хранилища, контроль выдачи дел и контроль сроков хранения, а также передача дел на архивное хранение, ведение сводной описи дел и, конечно, выделение документов и дел к уничтожению. Но это далеко не все. А системе доступны ряд опций: так, при наличии большого объема бумажных документов, переводимых в электронный вид, рекомендуется воспользоваться возможностью опции «Поточное сканирование», которая при наличии поточного сканера ведет автоматическую обработку сканируемых документов, прикрепление к соответствующим регистрационным карточкам и, при необходимости, распознавание текста документа. Также может быть реализована возможность извлечения значимых параметров (например, дат, сумм, наименований, авторов и т.п.) из текста документа.

Особенности версии 4.2

За два десятка лет своего существования в системе произошло множество изменений и доработок, и этот процесс разработчики ЭОС ведут постоянно. Например, в актуальной версии системы появилось шесть основных нововведений:

• Реализован новый режим «Приема дел в архив по Сдаточной описи» (составление описи в структурных подразделениях, передача описи в архив, в т.ч. посредством импорта описи из внешнего файла, пересчет номеров по описи, поиск по номеру описи, печать описи).
• В функции «Контроль сроков хранения» дел появилась возможность оперативного контроля пользователя за делами с истекшим сроком хранения и истекающим сроком хранения.
• Увеличена размерность реквизита «Заголовок дела», протоколирование редактирования реквизита «Заголовок дела».
• Добавлена буквенно-цифровая сортировка дел в списках: по первой и второй частям индекса номенклатурного заголовка дел.
• Модифицирован отчет «Итоговая запись» - добавлена возможность выбора способа формирования отчета (по количеству зарегистрированных дел, по данным номенклатурных заголовков дел).
• В комплекте с системой «Архивное ДЕЛО» 4.2 поставляется файл с новым Перечнем типовых управленческих документов от 2010 года.

Категории пользователей системы «Архивное ДЕЛО»

Основных пользователей системы «Архивное ДЕЛО» можно разделить на три категории. Первая – это архивные работники, они управляют работой архива. Вторая - сотрудники службы ДОУ и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. К третьей категории отнесем читателей, которым может быть интересен доступ к архивным материалам. Для каждой категории в системе предусмотрен определенный функционал.

Функционал архивного работника:

• Ведение пользователей системы
• Ведение справочников системы
• Ведение номенклатуры дел
• Управление архивом
• Расширенный поиск дел и документов
• Общие и личные папки.

Функционал архивного работника в системе «Архивное ДЕЛО»

Функционал специалиста ДОУ:

• Ведение номенклатуры дел
• Формирование и оформление дел
• Расширенный поиск дел и документов в оперативном хранении
• Общие и личные папки.

Наконец, третий функционал – это функционал читателя:

• Просматривать содержимое архивных фондов, дел и документов в соответствии с установленными для читателя правами доступа;
• Создавать и вести общие и личные папки пользователей, куда помещаются отобранные пользователями дела и документы;
• Осуществлять поиск дел и документов по их атрибутам и содержанию.

Функционал читателя в системе «Архивное ДЕЛО»

Рабочее место архивиста и специалиста ДОУ в системе «Архивное ДЕЛО» похожи и внешне, и функционально. Основное отличие – у делопроизводителя недоступна функция управления архивом. Виртуальный читальный зал системы является приложением, и его интерфейс существенно отличается и ориентирован на простоту использования широким кругом специалистов.

А теперь поговорим о том, каким образом пользователь каждой категории может выполнять в системе «Архивное ДЕЛО» базовые для функционирования классического архива действия.

Мастер-класс: процесс обработки архивных документов

Поскольку тема автоматизации архивов очень обширна, сегодня мы коснемся лишь одной ее стороны - поговорим об архивах в классическом понимании этого слова и рассмотрим, как с помощью системы «Архивное ДЕЛО» сформировать дело, подготовить опись, принять на хранение сформированный документ, в нужный момент найти его, при необходимости выдать читателю и получить назад, а впоследствии своевременно уничтожить.

Процесс обработки архивных документов

Формирование номенклатуры дел

Первый процесс, который мы рассмотрим – формирование номенклатуры дел. Делопроизводитель может формировать дела в своей части, для чего ему, прежде всего, требуется нажать кнопку «Составление номенклатуры» и выставить год. После этого ему открывается экран номенклатуры дел, где виден фонд организации и плановая неутвержденная номенклатура. В рамках своего подразделения делопроизводитель может добавлять здесь заголовки дел, указывать источник поступления и выбирать наиболее подходящую статью хранения из типового перечня. Согласно типовому перечню, по умолчанию устанавливается время хранения документов.

Архивист, в свою очередь, отслеживает работу по ведению номенклатуры дел. После совершения вышеперечисленных действий делопроизводителем архивист видит, что добавлен новый заголовок, он может посмотреть и утвердить данный раздел номенклатуры. Флажок «Итоговое» напротив дела говорит о том, что номенклатура утверждена. До тех пор, пока этот флажок по каким-то причинам не будет убран, работа с номенклатурным заголовком будет закрыта, дальнейшие изменения в нем вести нельзя.

Печать номенклатуры дел в системе «Архивное ДЕЛО»

Формирование сдаточной описи

Документы, которые содержатся в деле, могут быть импортированы из СЭД, загружены из системы сканирования либо добавлены вручную. Пошагово это происходит так: открываем список документов – добавляем новый документ – добавляем индекс – добавляем дату - указываем количество листов – вводим заголовок документа - загружаем файл - сохраняем. Теперь мы видим карточку дела, в которой появился один документ. Аналогично мы можем добавить следующий. Так формируется сдаточная опись, по которой дела принимаются в архив. Далее мы можем пометить сдаточную опись как готовую и распечатать ее в любом формате. У сотрудника архива, который принимает дела на хранение, новая сдаточная опись будет видна, и он может принять ее в архив.

Отчетная форма в системе «Архивное ДЕЛО»

Дела можно добавлять и в ранее созданные сдаточные описи. Для этого надо скопировать дело в один из буферов обмена, и в левой части, где источники поступления, выбрать сдаточную опись. Атрибуты, связанные с нахождением дела в архиве, будут заполнены автоматически, согласно выбранной описи: реквизиты дела, даты, количество листов.

Топография единиц хранения

Итак, мы приняли дело на хранение, и теперь нам надо понять, где оно физически будет находиться. Снова копируем дело в буфер обмена, и в левой части экрана находим топографический указатель. Там мы можем прочитать, на каком стеллаже лежит документ. В любой момент, если какое-либо место освободилось или установлен новый шкаф, у пользователя есть возможность перенести дело и отметить его перемещение.

Топографирование хранилищ в системе «Архивное ДЕЛО»

Поиск дела в архиве

Чтобы найти определенные дела в архиве, можно воспользоваться поиском по любым атрибутам дел и документов. Поисковые запросы можно сохранять, чтоб применять их впоследствии.

Выдача дела на руки

Периодически у архивиста возникает задача выдать бумажные материалы дела сотруднику, а потом получить их назад. Чтоб оформить выдачу, архивист выбирает подразделение из списка, фамилию сотрудника и причину выбытия документа. Выданные дела система помечает флажком. В книге выдачи, где по умолчанию отмечаются выданные дела, можно отслеживать дела с истекающим сроком возврата. Если дело возвращено, архивист отмечает возврат. При этом флажок автоматически снимается, из списка выданных дел возвращенное дело также автоматически удаляется.

Работа читального зала

Как мы уже говорили, читатель – любой сотрудник организации - может получать доступ к архивным документам с помощью виртуального читального зала. В этом приложении нет никакой информации, связанной с работой архива, но каждый пользователь в соответствии со своими правами доступа может найти определенные дела и документы по годам, источникам поступления, рубрикам, а также ознакомиться с делами, отложенными архивистами в личные папки читателя или папки общего доступа.

Уничтожение дела

Когда приходит время уничтожить какое-либо дело, система подаст знак – дела временного хранения, у которых истечет время, будут отмечены специальным флажком. Готовые к уничтожению дела архивист копирует в акты об убытии документов, которые тоже можно распечатать. Согласно акту об уничтожении соответствующие дела могут быть удалены.

Таким образом, хранение дел в системе «Архивное ДЕЛО» позволяет архивистам и делопроизводителям всегда точно знать, какие дела находятся на хранении, где они физически расположены, при необходимости получать бумажные дела на руки или знакомиться с электронными документами в виртуальном читальном зале, а по истечению срока хранения составлять акты об убытии и удалять дела. Все эти действия пользователи всех категорий совершают быстро и легко, пользуясь удобным интерфейсом системы «Архивное ДЕЛО» и не тратя время на заполнение типовых параметров.

В свете повышенного интереса к автоматизации архивов со стороны Росархива можно с большой долей уверенности сказать, что для системы «Архивное ДЕЛО» все самое интересное только начинается.

Автор: руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев