ЕСМ-платформа ЭЛАР Саперион: одно решение на миллионы документов

«Дитя» рубежа тысячелетий

Платформа Саперион появилась у корпорации ЭЛАР в тот момент, когда крупному заказчику российский ИТ-рынок еще не мог предложить широкого круга решений по хранению больших объемов документов (объем документов, о котором мы говорим, исчисляется миллионами), данных и неструктурированного контента. Традиционно считается, что в конце 90-х – начале 2000-х годов были востребованы (и рынок ответил на эту потребность) системы автоматизации канцелярии, которые потом выросли в класс систем электронного документооборота (СЭД). Но на самом деле уже тогда для заказчиков была также актуальна задача хранения и управления документами, а не только их учетными карточками. Кроме того, заказчик понимал (и понимает это сегодня), что для выстраивания долгосрочной ИТ-стратегии нужен иной класс программного обеспечения. Это касается как государственного, так и коммерческого сектора.

Среди наших первых крупных заказчиков вспоминается Администрация Президента РФ, которая поставила перед нами задачу обеспечения надежного хранения неограниченного объема электронных документов различного типа. В том числе - отсканированных образов, обработки новых документов, поступающих в цифровом формате и на бумаге, их загрузки в депозитарий. Проект по созданию электронного архива Администрации Президента РФ на платформе ЭЛАР Саперион стартовал в 2001 году. Система была наполнена в тот момент более 700 тыс. страниц электронных копий архивных документов.

В 2005 году началось внедрение Саперион в газовом холдинге. На первом этапе была создана модульная система, реализованная в структурных подразделениях администрации компании. На втором – электронный архив документов имущественного комплекса и его дочерних обществ. Это был масштабный проект по созданию распределенной системы: центрального хранилища и 64 депозитариев дочерних обществ холдинга на территории всей России.

В общей сложности на основе ЭЛАР Саперион с 1998 года в России создано более 300 информационных систем. Объем хранимых в них документов исчисляется миллиардами, а количество пользователей – десятками тысяч. Это электронные архивы, территориально распределенные интегрированные хранилища, центры обработки документов и данных работают в федеральных министерствах и ведомствах, региональных правительствах, компаниях «Лукойл», «ЕвроХим», «СУЭК» и во многих других организациях.

Кстати, правообладателем программного обеспечения ЭЛАР Саперион корпорация ЭЛАР является с 2008 года. Наработав к этому времени глубокую продуктовую экспертизу и отраслевой опыт, хорошо понимая потребности заказчиков, мы начали разрабатывать собственную систему и зарегистрировали ее в банке программ и баз данных для ЭВМ.

Рекордсмен по объемам данных и возможностям интеграции

Сегодня ЭЛАР Саперион - мощная платформа, которую отличают единые принципы сбора, обработки и хранения документов, что позволяет организациям реализовать стратегию перехода к безбумажному документообороту. Саперион сейчас интегрируется более чем с 30-ю системами разных типов (СЭД, ERP, CRM – вплоть до самописных), и это, естественно, не предел. При чем, это не просто возможность. Это реальная практика! Есть проекты, в которых электронный архив на базе Саперион интегрирован более чем с 20-ю системами.

(Кликните для увеличения изображения)

Для работы с системой предусмотрено три вида рабочих мест: «толстый», «тонкий» и мобильный клиенты. Для тонкого и мобильного клиентов реализуем полный набор пользовательских функций, доступных для «толстого» клиента. В мобильном клиенте поддерживается выгрузка части документов для обработки в режиме оффлайн с последующей синхронизацией после подключения к серверу.

Платформы, к классу которых относится Саперион, должны по своему функционалу соответствовать, как минимум, следующим критериям: обеспечивать надежное хранение документов и управление ими, гарантировать требуемый уровень защиты информации, предоставлять удобный доступ, автоматизировать выполнение бизнес-процессов, легко интегрироваться с другими информационными системами. Естественно, несмотря на то, что класс ПО один, все платформы разные. Кто-то из разработчиков делает упор на автоматизацию бизнес-процессов (BPM, workflow), кто-то - на управление записями (Records Management). В Саперионе упор сделан – на архитектуру ядра и хранение. Архитектурное ядро разрабатывалось с учетом высокой нагрузки и возможности обработки и хранения больших объемов документов и данных. Большое количество функционала в базовой версии платформы позволяют решать множество задач. Именно поэтому на платформе созданы огромные, отлично управляемые электронные архивы, в которых содержатся миллиарды документов. Интеграция с Саперион позволяет полностью разгрузить другие системы, то есть избавить от несвойственной им функции хранения контента.

Союзник ИТ-стратегий

Внедрение ЭЛАР Саперион целесообразно, если в компании решено с помощью платформы «закрыть» очень широкий спектр задач по управлению контентом всей организации. Иными словами, если у заказчика есть ИТ-стратегия, то Саперион – это его платформа.

(Кликните для увеличения изображения)

Модульная конфигурация позволяет постепенно, или в рамках одного большого проекта, создать единое информационное пространство организации. Начать внедрение имеет смысл с формирования электронного депозитария одного подразделения (финансового управления, канцелярии, имущественного комплекса, производства и т.д.), а затем развить систему до уровня корпоративного стандарта.  Например, в компании «ТАНЕКО» изначальной задачей при внедрении ЭЛАР Саперион являлось управление и хранение проектной документации, а затем были созданы разделы для финансовой, юридической, организационно-распорядительной, нормативно-технической, справочной и других видов документации. Система электронного архива в «ТАНЕКО» тиражирована на все структурные подразделения компании, охватывает все сквозные бизнес-процессы, а ее использование для хранения документационных фондов подразделений установлено внутренними нормативными документами.

В группе «ФосАгро» (10 территориально распределенных агрохимических предприятий) проект по созданию Центра обслуживания (ЦО) стартовал в июне 2014 года. В это время в холдинге утверждались целевая численность и организационная структура ЦО, разрабатывался классификатор процессов и прочий набор унифицированных процедур по использованию новой модели управления. Одновременно принимается решение о внедрении электронного архива на платформе ЭЛАР Саперион. С какой целью? Для обеспечения полной и своевременной обработки первичной бухгалтерской документации, передающейся между предприятиями группы, унификации процессов взаимодействия между предприятиями и ЦО, ускорения процессов предоставления отчетов при проведении аудита. Наконец, повышения эффективности работы сотрудников.

Если говорить об актуальности решений на Саперион для конкретных функциональных подразделений, то для финансового блока наиболее важным является распределенный ввод документов из любых источников, в том числе расположенных на территориально удаленных точках, а также готовые модули для печати и распознавания штрих-кодов и документов. Проекты по автоматизации обработки финансовых документов, помимо «ФосАгро», реализованы в  «ОМК», «КОМОС ГРУПП», «НЛМК» и других холдингах. Для технических отделов предусмотрена функция связывания документов между собой гиперссылками и оптимизация обработки крупноформатных материалов. На платформе созданы электронные архивы геологических, геолого-геофизических документов в «Лукойл», «Самотлорнефтегаз» и др.

Руководство к применению: работа с поиском

ЭЛАР Саперион обеспечивает поиск для структурированных и неструктурированных данных, документов различных форматов и из различных систем. Это может быть поиск «одной строкой»: вводите запрос, и через доли секунды получаете «поисковую выдачу». Затем можете отфильтровать результаты. Система умеет сохранять историю поиска в «Избранное», и пользователь может вернуться как к ретроспективе своих запросов, так и к найденным документам. Саперион умеет искать с учетом версий, прав доступа, в интерфейсе систем, с которыми он интегрирован и т.д. Поиск осуществляется по файлам различных форматов. Вы можете искать по тексту, например, в скан-образах или двуслойных PDF. Все параметры настраиваются в зависимости от задач заказчика.

Получить описание платформы ЭЛАР Саперион, кейсов и решений, задать вопросы можно сайте www.saperion.ru. Отправить запрос на стоимость лицензий и работ по внедрению, а также заказ специальной демонстрации можно, написав на office@elar.ru. По телефону 8 800 700-04-04 вам также ответят на любые вопросы. В корпорации ЭЛАР проводятся практические семинары, где есть возможность увидеть работу системы вживую, ознакомиться с деталями проектов внедрений, пообщаться с другими заказчиками. Кроме того, мы организуем референс-визиты.

Отмечу, что демо-доступ к системе мы не предоставляем, а глубокий «тест-драйв с водителем» - пожалуйста. Почему? Потому что даже если вы представляете себе, как управлять самолетом, вы едва ли самостоятельно можете протестировать взлёт, полёт, посадку дальнего бомбардировщика, - только если рядом с вами профессионал. 

Начальник отдела ЕСМ-решений корпорации ЭЛАР Дмитрий Шмайлов