Новый интерфейс системы «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino

Системе «Логика СЭД» (раньше она называлась «БОСС-Референт») 15 лет. Это одна из самых долгоживущих российских прикладных ИТ-систем. Положа руку на сердце можно сказать, что ее слабыми местами были старомодный дизайн интерфейса (что вы хотите - 15 лет!) и проблемы с производительностью. Но теперь эти недостатки устранены: мы использовали новую технологию разработки IBM XPages и представляем вам новую версию «Логики СЭД» с поддержкой мобильных устройств, легкостью восприятия и высокой скоростью работы.

Работы над новым интерфейсом – от клиентских требований до воплощения

С осени 2011 года от клиентов, использующих систему «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino, поступило в общей сложности 127 отзывов и пожеланий по интерфейсу и «юзабилити» (около 15 % от всех отзывов). Поступившие требования можно разбить на 4 группы:

• Скорректировать формат карточек документов. Дело в том, что весь объем содержащейся в них информации никогда не требуется одному пользователю. Одной категории пользователей нужна только информация о содержании документа, другой — о журнале регистрации и регистрационном номере, третьей — о ходе исполнения и т.п. Поэтому карточки документов перегружены информацией, особенно это касается тех, кто выполняет простые действия.
• Обеспечить гибкую настройку интерфейса. В старом интерфейсе системы возможности по скрытию (или, наоборот, отображению) возможностей были ограничены. Между тем гибкость в настройке необходима, поскольку одни организации используют все возможности системы, а другие - лишь часть.
• Дать возможность легко изменять дизайн. В старом интерфейсе такие действия, как «раскрашивание» интерфейса в корпоративные цвета, использование определенного набора иконок, изменение шрифта или цвета определенной кнопки, требовали привлечения разработчика.
• Повысить скорость работы в системе.

Первые подходы к разработке нового интерфейса системы «Логика СЭД» были сделаны в 2012 году. Для этих работ привлекался созданный внутри компании «Логика бизнеса» центр проектирования интерфейсов, где работали квалифицированные проектировщики интерфейсов. Но адекватный инструментарий для реализации их задумок в рамках платформы IBM Domino тогда существовал в зачаточном виде. К тому же пользователи системы отдавали предпочтение функциональным требованиям. Поэтому работа над созданием нового интерфейса для системы «Логика СЭД» была приостановлена.

Она возобновилась в конце 2013 года. При разработке нового интерфейса ставились следующие задачи:

• Создать интерфейс, в котором будет удобно работать на различных мобильных устройствах: сделать большие и удобные кнопки, надписи и использовать те приемы работы, которые привычны для мобильных устройств.
• Интерфейс должен быть понятным и не перегруженным информацией. Весь богатый объем функциональности, который имеется в системе, нужен весьма ограниченному числу пользователей в организации. Большинству же достаточно видеть свои задачи и уведомления, искать и просматривать документы, выполнять простые действия согласования, подписания, ознакомления, выдачи и исполнения поручений.
• У каждого сотрудника должна быть возможность настроить рабочее место в системе так, как ему удобно.
• У заказчика должна быть возможность стилизовать интерфейс: использовать другие шрифты, цвета, названия элементов, наборы иконок и т.п.
• Новый интерфейс можно сделать основным в системе.

Первые версии нового интерфейса предназначены для широкого круга пользователей, которым не требуется использовать весь богатый функционал продукта. Это основная часть сотрудников организации: рядовые сотрудники, начальники отделов и руководители. На работу делопроизводителей и администраторов системы новый интерфейс на данный момент не рассчитан.

Характеристики нового интерфейса системы «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino

Вид нового интерфейса. Все экраны в системе унифицированы и состоят из четырех основных частей:

• «Шапка», в которой отображается информация о пользователе, его настройках и кнопка переключения в основной интерфейс
• Панель переключения между модулями. В базовой версии в панели присутствуют три ссылки: на главную страницу, справочники и функциональные модули
• Область навигации, в которой отображаются закладки на различные объекты и представления системы. Если открыта главная страница, то в этой области будут отображаться категории: Поступившие, Поручения, Документы и Результаты поиска. А внутри, например, категории Поступившие будут отображаться представления: Сегодня, Скоро, Просрочено, Выполнено, Информационные сообщения (при этом состав отображаемых категорий, представлений и их названия можно легко поменять). Если открыта карточка документа, то в этой области будут отображаться различные закладки документа: Реквизиты, Содержание, Файлы, Движение документа и так далее
• Основная панель, в которой отображается перечень документов или результатов поиска, если открыт какой-либо модуль, либо содержимое закладки документа, если открыт документ

Главная страница системы «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino

Карточка документа системы «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino

Поддержка мобильных устройств. Одна из основных характеристик нового интерфейса - поддержка работы мобильных устройств. Новый интерфейс можно использовать на любом современном мобильном устройстве, на котором есть браузер: планшете, телефоне или, при желании, телевизоре. Никакого дополнительного программного обеспечения устанавливать не требуется!

В версии 3.5 мы предлагаем использовать новый интерфейс как дополнительный к основному. Если сотрудник работает в новом интерфейсе и понимает, что ему не хватает какой-то функциональности, он может переключиться на основной интерфейс при помощи иконки, которая есть на каждом экране нового интерфейса. Переключение происходит в тот же контекст: модуль или документ, с которым работал сотрудник.

Работа с системой на смартфоне

В первых версиях нового интерфейса будут поддерживаться все устройства с шириной экрана не менее 1024 пикселей. При этом интерфейс будет автоматически масштабироваться по размеру экрана в случае другого разрешения. Если у устройства ширина экрана будет меньше 1024 пикселей, работать в новом интерфейсе также будет можно, но менее удобно.

В последующих версиях нового интерфейса будет реализована концепция адаптивного дизайна: будет автоматически определяться тип устройства, с которого зашел пользователь, его характеристики, и на основании этих данных автоматически загрузится наиболее подходящая раскладка экрана.

Легкость восприятия и высокая скорость работы. Новый интерфейс спроектирован с прицелом на интуитивную понятность и быструю работу. Интуитивная понятность (высокое «юзабилити») достигается за счет того, что все приемы работы в новом интерфейсе соответствуют тем приемам, которые реализованы в современных устройствах (Android, iOS, современные сайты), а также за счет унификации всех экранов — похожие действия на разных экранах выполняются одинаково.

Работа с системой на планшете

Высокая скорость работы достигается за счет того, что:

• Карточки документов содержат меньше информации, значит требуется меньше вычислений при их открытии
• При выполнении действий там, где это возможно, выполняется обновление не всей веб-страницы, а лишь ее части (partial update)
• Новый интерфейс можно разместить на отдельном сервере, соответственно загрузка основного сервера будет оказывать меньшее влияние на скорость его работы

Отметим также, что код нового интерфейса одинаково работает и в браузерах, и в клиенте IBM Notes. То есть, при модификации нового интерфейса достаточно сделать лишь одно изменение, а не два, как раньше, - для интернет-браузера и «толстого» клиента.

Гибкая настройка. Новый интерфейс можно гибко настраивать. Во-первых, настройками задаются названия различных элементов (закладок, кнопок, столбцов, представлений, подсказок и т.п.), порядок их расположения, порядок отображения или скрытия. Как только организация решила переименовать тот или иной элемент, либо изменить его расположение, администратор системы может сделать это в течение 5-10 минут. Во-вторых, для стилизации интерфейса теперь можно использовать стандартные веб-технологии (каскадные таблицы стилей CSS и основанные на ней технологии тем в XPages). Все параметры отображения элементов интерфейса (цвет, шрифт, размер, расположение, толщину и тип линии и т.п.) можно задавать в CSS-файле (или в теме XPages). Например, организация может разработать для себя одну или несколько корпоративных тем и применить их в настройках за 1 минуту. В-третьих, стало намного легче и быстрее включить поддержку другого языка интерфейса. Для подключения нового языка не требуется разработки.

Достаточно создать специальный properties-файл, который содержит перевод терминов из интерфейса на другой язык. Система автоматически определяет используемый браузером язык и отобразит для сотрудника интерфейс именно на этом языке. В первых версиях настройка интерфейса централизованно выполняется администратором. В последующих версиях возможность настройки будет дана и пользователям: каждый сможет настроить рабочее место так, как ему потребуется. Можно создать один модуль нового интерфейса на всю организацию, по модулю для каждого подразделения организации, а можно — по модулю для каждого сотрудника!

Использование нового интерфейса в дополнение к основному. Функциональность первой версии нового интерфейса подойдет большинству пользователей организации. В новом интерфейсе будет возможно:

• Просматривать документы
• Просматривать вложения в документах в режиме предварительного просмотра
• Искать требуемую информацию
• Выдавать и исполнять поручения
• Согласовывать и подписывать документы

В версии 3.5 мы предлагаем использовать новый интерфейс как дополнительный к основному. Если сотрудник работает в новом интерфейсе и понимает, что ему не хватает какой-то функциональности, он может переключиться на основной интерфейс при помощи иконки, которая есть на каждом экране нового интерфейса. Переключение происходит в тот же контекст: модуль или документ, с которым работал сотрудник.

Кнопка переключения между новым и старым интерфейсами
системы «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino

Подключение к предыдущим версиям системы. Новый интерфейс будет работать с версией 3.5 тиражного продукта «Логика СЭД». Но его можно будет подключить и к более старым версиям системы. Более того, новый интерфейс можно подключить к кастомизированной версии «Логика СЭД» и даже к другой системе на платформе IBM Domino. Появление такой возможности связано с тем, что в архитектуре нового интерфейса уровень представления отделен от уровня бизнес-логики. Поэтому изменение интерфейса не затрагивает процессы обработки документов, и наоборот, изменение процессов обработки документов не затрагивает новый интерфейс.

Функциональность. Новый интерфейс в версии 3.5 будет содержать только простой функционал, которого, тем не менее, будет вполне достаточно для большинства пользователей организации. По мере получения отзывов об использовании нового интерфейса постепенно будет поддерживаться расширенная функциональность. В дальнейшем будет полностью переработан весь интерфейс продукта, и новый интерфейс станет основным.

Технология XPages. В основу нового интерфейса положена технология XPages, которую IBM позиционирует в качестве основного инструмента для модернизации и быстрой разработки Domino-приложений для интернета и мобильных устройств. Технология XPages создана на основе технологии современной веб-разработки JSF (Java Server Faces).

При помощи XPages можно не только быстро создать новый веб-интерфейс для существующих Domino-приложений, но и объединять данные из различных источников, как реляционных (MySQL, Oracle, IBM DB2), так и нереляционных (Domino, MongoDB и т.п.). Технология XPages полностью поддерживает современные веб-стандарты HTML5, CSS3 и Javasript.

При разработке на XPages можно использовать различные javascript-фреймворки как для разработки интерфейса, так и для использования на сервере. В комплекте с Domino поставляется поддерживаемый IBM фреймворк Dojo. Также часто используют jQuery, Bootstrap, Angular.js и т.п. Есть возможность реализовывать адаптивный дизайн.

Архитектура нового интерфейса. Можно выделить следующие особенности архитектуры нового интерфейса:

• Новый интерфейс - это отдельный модуль (база данных) IBM Domino, в котором хранятся все элементы и настройки. Если необходимо изменить внешний вид интерфейса, добавить или исключить объекты, это делается в одном модуле.
• Все данные для отображения новый интерфейс получает из других модулей системы. Настройки по подключению к этим модулям также осуществляются в модуле нового интерфейса
• Модуль нового интерфейса можно разместить на сервере, отдельном от остальных модулей системы
• Можно создать несколько модулей нового интерфейса, каждый из которых будет независим от других. Эти модули можно настроить по-разному, но при этом они могут подключаться к одному набору модулей системы (источникам данных). Таким образом можно, например, создать для каждого сотрудника индивидуальный интерфейс
• К новому интерфейсу можно подключать не только модули системы «Логика СЭД», но и другие Domino-приложения и даже другие информационные системы. Таким образом, на базе нового интерфейса можно построить универсальное рабочее место пользователя.

Архитектура нового интерфейса

Установка нового интерфейса системы «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino и стоимость решения

Существует несколько вариантов установки нового интерфейса:

• Обновить текущую версию системы до версии «Логика СЭД» 3.5.
• Установить новый интерфейс совместно с текущей версией «Логики СЭД». В этом случае потребуется выполнить небольшие доработки текущей версии СЭД. Этот вариант возможен для любой версии, начиная с 3.2.7.
• Можно подключить новый интерфейс и к более старым, чем 3.2.7, версиям или даже к кастомизированным версиям системы, но эта услуга выполняется за дополнительные деньги.

Стоимость лицензии на новый интерфейс определяется следующим образом:

• Для новых заказчиков стоимость нового интерфейса входит в стоимость лицензии системы «Логика СЭД».
• Если заказчик находится на лицензионной поддержке, стоимость лицензии на новый интерфейс входит в стоимость поддержки.
• Если заказчик НЕ находится на лицензионной поддержке, стоимость лицензии на новый интерфейс составляет 60 % от стоимости лицензий системы «Логика СЭД».

Примерный план работ по подключению нового интерфейса к старой (кастомизированной) версии СЭД включает:

• Аудит старой (кастомизированной) версии - 1-3 дня.
• Доработка старой версии (ограниченный набор представлений и библиотек): доработка до показа данных - 1-3 дня; выполнение действий - 5-10 дней.
• Установка и настройка модуля нового интерфейса - 1 день.
• Тестирование - 1-3 дня.
• Опытная эксплуатация - 5-10 дней.

Сроки могут меняться в большую или меньшую сторону в зависимости от конкретной ситуации.

Стоимость работ по подключению к старой (кастомизированной) версии составит, в зависимости от версии и степени кастомизации, от 260 тыс. рублей до 650 тыс. рублей.

Преимущества нового интерфейса системы «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino

Защита инвестиций в платформу и приложения Domino. Нет необходимости закупать дополнительное системное ПО или использовать другие платформы. Новый интерфейс полностью использует возможности платформы Domino и подключается к существующим у заказчика приложениям.

Весь богатый функционал и возможности системы «Логика СЭД» сохраняются. Все наработанные (в том числе кастомизированные) возможности сохраняются. Новый интерфейс - это новое «лицо» для модулей, входящих в систему.

Полностью поддерживаются веб-стандарты: HTML, CSS, Javascript и различные JS-фреймворки. Это означает, что для самостоятельного развития нового интерфейса можно будет использовать любого веб-программиста без глубоких знаний Domino.

Новый интерфейс (уровень представления) отделен от остальных модулей «Логики СЭД» (уровень бизнес-логики). Поэтому доработка и настройка нового интерфейса никак не сказывается на работе всей остальной системы. Это позволяет выпускать новые версии интерфейса чаще, чем версии основного продукта. За счет этого также можно подключать новый интерфейс к другим приложениям на Domino.

Новый интерфейс гибок в настройке. Можно настраивать отображение представлений, столбцов, закладок, шрифты, цвета, логотипы, наборы иконок и надписи на элементах. Возможна настройка различных АРМов (для пользователя, руководителя, делопроизводителя и т.п.) или даже индивидуального рабочего места для каждого пользователя.

Поддерживается мультиязычность. Каждый пользователь может выбрать свой язык интерфейса, либо он автоматически определяется на основе используемого браузера. Чтобы добавить поддержку нового языка, достаточно сформировать один файл, содержащий названия интерфейсных элементов на этом языке.

Новый интерфейс интуитивно понятен, так как в нем используются типовые для современных веб-приложений приемы работы, а все экраны интерфейса выглядят одинаково на всех устройствах (унифицированы).

Просмотр документа в новом интерфейсе

Дорожная карта развития нового интерфейса системы «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino

Новый интерфейс будет развиваться постепенно, с оглядкой на реакцию пользователей и необходимой коррекцией планов развития. Первая версия нового интерфейса вышла в июле 2015. В течение трех-четырех месяцев компания будет устанавливать и настраивать интерфейс у существующих пользователей, собирать обратную связь и исправлять обнаруженные ошибки. В течение этого времени будут выпускаться небольшие минорные релизы нового интерфейса.

По результатам использования нового интерфейса у существующих пользователей в октябре-ноябре будет выпущена следующая версия нового интерфейса с расширенным функционалом. В дальнейшем в последующие релизы нового интерфейса будут добавляться наиболее востребованные функции.

В числе основных направлений развития нового интерфейса:

• Добавление функционала:

- Cоздание документов различных типов.

- Регистрация документов, ввод резолюций и отправка их на исполнение.

- Формирование и получение отчетов.

• Реализация адаптивного дизайна - автоматическое определение типа устройства (смартфон, планшет, десктоп) и показ экранов в наиболее удобном для устройства виде.
• Наработка опыта по подключению нового интерфейса к старым и кастомизированным версиям системы «Логика СЭД».
• Создание руководства по настройке нового интерфейса и подключению его к другим приложениям.

В завершение – экскурс в историю интерфейсов системы «Логика СЭД» на платформе IBM Notes/Domino

Первые проекты реализации информационных систем на платформе, называвшейся тогда IBM Lotus Notes 4, начались в компании «АйТи» в 1996 году. В результате был выпущен первый релиз системы «БОСС-Референт 1». (БОСС - это линейка продуктов компании «АйТи», которая включала, помимо системы «БОСС-Референт», систему управления персоналом «БОСС-Кадровик» и ERP-системы «БОСС-Компания» и «БОСС-Корпорация»).

В 1998 году была выпущена вторая версия системы «БОСС-Референт 2». Она была реализована на платформе IBM Lotus Domino/Notes 4.5 и немного позже была адаптирована для поддержки версии IBM Lotus Domino/Notes 5, которая вышла в начале 1999 года. На основе «БОСС-Референт 2» было выполнено огромное количество проектов. В частности, СЭД ФНС - самая крупная СЭД в России (более 120 тыс. пользователей) и СЭД МТС (около 20 тыс. пользователей).

В первой половине 2000-х годов наметился тренд к использованию «тонких» клиентов (браузеров), а также большая потребность в самостоятельной гибкой настройке системы, в частности, маршрутов прохождения документов. Все больше территориально-распределенных организаций принимались выстраивать управленческую «вертикаль» от завода до управляющей компании. Следуя этим запросам, входящая в ГК «АйТи» компания «Аплана», куда в 2004 году передали разработку системы «БОСС-Референт», выпустила новую версию продукта - «БОСС-Референт 3».

Специально для этой версии студия Артемия Лебедева разработала новый дизайн. В третьей версии появилась также гибкая настройка маршрутов прохождения документов в системе, поддерживающая, в том числе, и условные переходы (при выполнении условия документ отправляется по одному маршруту, при невыполнении – по другому). Ещё был представлен специальный транспортный механизм, позволяющий территориально-распределенной организации передавать документы только на те площадки, где они нужны. Например, если в управляющей компании выдают поручение исполнить документ сотруднику, находящемуся на другой площадке, то туда и только туда пересылаются само поручение и необходимые для его исполнения документы.

Со временем интерфейс системы «БОСС-Референт 3» эволюционировал. В частности, главная страница системы, которую видит любой пользователь, была преобразована в имитацию перекидного календаря, на страницах которого записаны дела на сегодня, завтра или более отдаленное будущее.

В 2008 году была образована компания «БОСС-Референт», которой были переданы все права на продукт.

В 2011 году права на программный продукт были переданы в компанию «Логика бизнеса», образованную из специалистов департамента технологий информационного менеджмента компании «АйТи». В 2012 году был проведен ребрендинг всей линейки продуктов, выпускаемых «Логикой бизнеса», - бывший «БОСС-Референт» получил новое название «Логика ЕСМ. СЭД». Через год название стало немного короче - «Логика СЭД» на платформе IBM Domino, поскольку в продуктовом портфеле компании есть еще СЭД на СПО-платформах Alfresco и Jboss, а также системы «Логика ЭХД», «Логика ЭА» на платформе IBM Filenet.

В 2014 году было проведено очередное обновление интерфейса: изменена «шапка» главной страницы, набор иконок, цвет интерфейса. Сам интерфейс стал более легким и прозрачным, а карточки документов - более компактными.

Автор - руководитель направления IBM Notes/Domino компании «Логика бизнеса» Кирилл Соколов (ksokolov@blogic20.ru)