«1С:Предприятие 8» и «1С-Рарус» помогают крупнейшему автотранспортному предприятию Новосибирска оптимизировать городские пассажиропотоки

МУП «ПАТП-5» – крупнейший перевозчик в Новосибирске. Автопарк предприятия насчитывает более 250 маршрутных такси, автобусов и автомобилей такси, 60 из которых находятся в собственности. Ремонтные работы проводятся на специализированной ремонтной базе. Кроме непосредственно пассажирских перевозок, предприятие занимается предоставлением услуг аренды и ремонта транспортных средств, аренды площадей. В связи с разносторонней деятельностью предприятия: городские автотранспортные перевозки, услуги таксопарка, ремонтной базы, индивидуальные заказы пассажирских автобусов, руководство ставит перед собой цель повысить экономическую эффективность каждого из направлений и закрепить лидерские позиции на городском рынке транспортных услуг.

- Мы подошли к такой стадии развития предприятия, когда потребовалось значительно усилить контроль оперативной деятельности – более эффективно использовать муниципальные маршруты, рассчитывать и планировать потребление ГСМ, занятость водителей, качественней обслуживать клиентов, обращающихся к нам напрямую, – говорит директор МУП «ПАТП-5» Валерий Павлович Ильенко. – Все это привело к пониманию, что комплексная автоматизация управления и учета жизненно необходима предприятию.

Процесс автоматизации начался с аудита существующих бизнес-процессов и их детальной проработки. Специалисты проектного центра филиала «1С-Рарус» в Новосибирске, приглашенные для проведения этого анализа, определили важнейшие задачи автоматизации:
•    Обеспечить оперативный контроль эксплуатации автопарка – учитывать расход ГСМ, затраты на ремонты, отслеживать износ автотранспорта, автоматически формировать путевые листы и предоставить возможность детального анализа денежных потоков;
•    Оптимизировать существующие бизнес-процессы и учетные схемы;
•    Разработать методику оценки эффективности предприятия на основе финансовых и управленческих показателей;
•    Реализовать систему бюджетирования, наиболее полно соответствующую потребностям ПАТП-5.

Для решения этих задач был выбран продукт «1С:Управление производственным предприятием 8» («1С:УПП») – комплексное решение для автоматизации управления и учета, включающее необходимые предприятию инструменты бюджетирования и расширенного учета затрат.

В первую очередь решено было автоматизировать бухгалтерию предприятия, данные которой, являются базовыми для оценки финансового состояния предприятия. Бухгалтерская служба переведена на работу в новой информационной системе, типовой функционал которой не претерпел значительных изменений. Специалистами новосибирского филиала «1С-Рарус» осуществлен перенос данных, произведена настройка программного продукта, обучены специалисты заказчика. Реализована возможность подготовки и сдачи специализированной регламентированной отчетности для транспортных предприятий.

С помощью новой системы автоматически рассчитывается заработная плата сотрудников предприятия (водители, менеджеры, диспетчеры, механики и т.д.) и ведется кадровый учет. При этом с внедрением программного продукта разработана и реализована новая схема мотивации персонала, влияющая на заработную плату каждого конкретного специалиста. Например, при расчете премиальных для менеджеров продаж, принимающих звонки от клиентов, и водителей, исполняющих заказ, автоматически программными средствами создается премиальный фонд, который делится пропорционально между исполнителями. Такой подход позволил значительно увеличить ориентированность сотрудников на клиентов, обеспечив более высокое качество их обслуживания. А внедренная система управления взаимоотношениями с клиентами позволяет более эффективно работать с заказчиками на протяжении всего периода оказания услуг.

Учет и контроль работы водителей в МУП «ПАТП-5» возложен на диспетчерскую службу. Ее основные задачи: работа с водителями, оперативное оформление путевых листов при отправлении в рейс, выписка требований-накладных, распределение парка машин по маршрутам. До внедрения «1С:УПП 8» сотрудники диспетчерской службы не использовали никакие средства автоматизации. В новой системе для данного подразделения реализованы средства анализа и контроля деятельности автопарка, что позволило предприятию сократить издержки на расходование материалов (ГСМ, автозапчасти), оптимально распределять автотранспортные средства по городским маршрутам, исходя из данных пассажиропотока, оценивать эффективность каждого транспортного средства и водителя, контролировать сдаваемую в кассу выручку.

Одним из завершающих этапов автоматизации стала система бюджетирования, настроенная с учетом распределения затрат по различным направлениям деятельности – пассажирские, грузовые перевозки, ремонтные услуги, услуги таксомоторного парка, основанная по принципу план-фактного анализа. При этом контролируются затраты на каждый вид деятельности, от закупки материалов до конечной реализации продукции, что позволяет оценивать рентабельность конкретного направления. Таким образом, кроме контроля расходования финансов, МУП «ПАТП-5» может оценивать действительную рентабельность каждого направления бизнеса, что позволяет более эффективно распределять ресурсы и принимать правильные и своевременные управленческие решения.

Тесно связана с бюджетированием система оценки эффективности по ключевым показателям (KPI), внедренная на предприятии. Для этого определены стратегически важные показатели эффективности предприятия по каждому направлению и организован контроль достижения этих показателей. В основу процесса заложена методика оценки по ключевым показателям KPI, положения которой разработаны, исходя из специфики деятельности «ПАТП-5». Например, к таким показателям эффективности отнесены:
•    Машиночасы в работе – общее время работы всех АТС на линии;
•    Уровень дебиторской задолженности;
•    Среднее количество клиентов в ночь (день);
•    Уровень текучести кадров;
•    Выработка на одного водителя, исходя из среднесписочной численности водителей;
•    Доля перевозки по ЕТК (Единой Транспортной Карте) – проект мэрии Новосибирска, связанный с переводом оплаты проезда в городском пассажирском транспорте на безналичный расчет.

Разработанные для МУП «ПАТП-5» наборы показателей автоматически формируются в информационной системе и помогают топ-менеджерам оперативно отслеживать текущее состояние организации в любой момент времени. Например, по результатам контроля показателя «Уровень кредиторской задолженности» проводится работа по ее существенному сокращению, а показатель «машиночасы в работе» показывает эффективность использования транспортных средств, в результате чего принимаются решения о перераспределении их между существующими маршрутами или расширении обслуживаемой маршрутной сети.

В результате проекта автоматизации на базе «1С:Управления производственным предприятием 8» руководству МУП «ПАТП-5» удалось:
•    Существенно снизить затраты и увеличить объем перевозок более, чем на 10%;
•    Обеспечить качественный контроль за всеми службами предприятия за счет увеличения прозрачности и оперативности принятия управленческих решений;
•    Объективно оценивать текущую ситуацию на рынке, основываясь на данных учета пассажиропотока по каждому маршруту;
•    Значительно упростить процедуру представления в контролирующие органы отчетности, которая ранее готовилась работниками вручную.

Директор МУП «ПАТП-5» Ильенко Валерий Павлович:
- Начиная проект автоматизации на базе «1С:Управление производственным предприятием 8», мы не ожидали столь быстрого эффекта. Но реализованная система оперативной оценки пассажиропотоков уже сейчас позволяет оптимизировать загрузку на маршрутах, повышая их рентабельность, а соответственно, и рентабельность всего предприятия в целом.