«1С-Рарус» автоматизировал процесс обработки путевых листов в компании «ЕлховТранссервис»

Транспортный холдинг «Татнефть-ТранcСервис» образован в 2006 году. На сегодняшний день в его автопарке более 4000 машин. В состав холдинга входит 13 дочерних компаний, расположенных в разных регионах Республики Татарстан. Компания предоставляет широкий спектр транспортных услуг: от перевозки людей до перевозки нефти и ГСМ.

Ежедневно предприятия холдинга доставляют сотни грузов по всей России. По каждому заказу необходимо выписать сопроводительные документы, разработать маршрут, зарезервировать транспорт и экипаж.
 
Ранее диспетчеры заполняли путевые листы вручную, после чего операторы также вручную вводили полученные данные в существующую систему учета. При этом информация зачастую искажалась. Было сложно контролировать расход ГСМ, пробег автотранспорта и рабочее время сотрудников.

Кроме того, возникали трудности при планировании загрузки транспорта и сотрудников: менеджеры не располагали оперативной и достоверной информацией о наличии свободных машин и водителей. В результате выполнение заказов задерживалось.

Холдингу требовалась информационная система, которая позволила бы ускорить оформление сопроводительных документов и обработку входящих заказов, оперативно резервировать транспорт и экипаж, улучшить качество планирования маршрутов.

Руководством холдинга  было принято решение запустить пилотный проект в одной из своих дочерних компаний — ООО «ЕлховТранссервис», имеющей в своем автопарке порядка 500 единиц автотранспорта и оформляющей ежемесячно в среднем 12 000 путевых листов, и, в случае успеха, распространить полученный опыт на остальные 12 компаний холдинга.

Для реализации пилотного проекта была приглашена компания «1С Рарус». В качестве наиболее простого и экономичного варианта реализации поставленных задач было решено задействовать соответствующий функционал системы «1С:Управление автотранспортом 8», которая уже использовалась на предприятии для управленческого учета.

Пилотный проект был успешно выполнен за два месяца. Автоматизировано 7 рабочих мест.

В числе основных итогов пилотного проекта отмечается:

• Повышение качества и скорости обработки заказов клиентов. Теперь после регистрации заказа в системе мгновенно рассчитывается стоимость услуги, резервируется транспорт и экипаж. Оператор может в любой момент времени предоставить клиенту точную информацию о стоимости и сроках исполнения заказа.
• Повышение оперативности управления автопарком и экипажами. В диспетчерских установлены терминалы приема и выдачи путевых листов – компьютерные системы, с помощью которых водители получают задания и отчитываются о выполненной работе, а также контролируется пробег автомашины по системе спутникового мониторинга GPS. При этом терминалы работают непосредственно с информационной базой «1С:Управления автотранспортом 8», и повторная ручная обработка данных, предоставляемых водителями, не требуется. Каждому водителю выдается индивидуальный магнитный ключ. Водитель подходит к терминалу, авторизуется с помощью своего магнитного ключа и получает распечатанный путевой лист, в котором указан маршрут, автомобиль, показания приборов (одометр, ГСМ) и другая необходимая информация. При этом на путевом листе печатается штрих-код. При выезде и заезде в гараж водитель сканирует штрих-код на КПП, и система фиксирует в информационной базе время начала и окончания работы по данному путевому листу. Таким образом, удалось улучшить трудовую дисциплину и  сократить время  холостого простоя транспорта в рабочее время в гараже.
• Усиление контроля за расходом ГСМ. По прибытии в гараж водитель подходит к терминалу и вновь сканирует штрих-код путевого листа. При этом информационный киоск запрашивает пробег по системе GPS. Кроме того, водитель вводит в систему данные о чеках на покупку ГСМ. Чеки сравниваются с данными из процессингового центра заправки. Расчет расхода ГСМ осуществляется по нормам расхода для данного автомобиля.
• В системе всегда содержатся актуальные данные о местонахождении водителей и машин, а также о плановых ТО и ремонтах транспорта. Данная информация позволяет оператору быстро подобрать клиенту машину, водителя и проложить маршрут. Если выясняется, что зарезервированный автомобиль по какой-либо причине не может выйти на линию, требуется время, необходимое для подбора автомобиля ему на замену. Этот период сократился с 2-х часов до 10-ти минут.
• Средняя скорость обработки путевых листов выросла в 5 раз. Ошибки при их формировании и закрытии исключены. Производительность работы диспетчеров повысилась на 25%. Клиенты получают документы вовремя и в соответствии с оказанными услугами.

По итогам опытной эксплуатации системы руководство холдинга признало пилотный проект успешным и приняло решение распространить полученный опыт на все предприятия холдинга. В настоящий момент ведутся работы по запуску системы в следующем дочернем предприятии.

Руслан Фаритович Агзамов, Руководитель IT-отдела УК «Татнефть-ТрансСервис», отмечает:
- В результате выполненного проекта исчезли очереди на выписку путевых листов. Существенно сократилось количество рекламаций от клиентов. Если раньше по ошибочно введенным в систему данным мы могли выставить клиенту неправильный счет, то сейчас такие случаи практически исключены. И, как следствие, сократилась дебиторская задолженность, вызванная разбором конфликтных ситуаций. После введения системы в эксплуатацию мы выполнили уже более 3 000 заказов, и все клиенты довольны.

Информация о группе компаний «1С-Рарус»
История Группы компаний «1С-Рарус» началась в 1994 году. Сегодня «1С-Рарус» - холдинг, филиалы которого работают в 13 городах России и Украины. За 20 лет работы на рынке клиентами холдинга стали более 100 000 предприятий России и стран СНГ, а также подразделения крупнейших мировых компаний. Специалистами «1С-Рарус» разработано 70 типовых решений для 17 отраслей бизнеса.
«1С-Рарус» - Сертифицированный партнер Microsoft, Золотой партнер Билайн и 1С-Битрикс, член ассоциации Некоммерческого Партнерства Поставщиков Программных Продуктов (НП ППП). В группе компаний «1С-Рарус» работает более 2 000 сотрудников, большинство из них сертифицированы фирмой «1С». Система менеджмента «1С-Рарус» соответствует международному стандарту качества ISO 9001:2008.
Сайт группы компаний: www.rarus.ru.