ЭОС на XXX Международной конференции «Документация в информационном обществе»: об изменениях в отраслевых стандартах и работе подкомитета ПК6

Компания ЭОС является одним из постоянных участников цикла конференций «Документация в информационном обществе». Традиционно такие конференции объединяют на общей дискуссионной площадке специалистов в области архивного дела, документоведения, IT-технологий из многих регионов России, представителей Федерального архивного агентства, архивных учреждений, ведущих российских вузов и научно-исследовательских институтов, IT-компаний. Кроме российских ученых и практиков в сфере архивного дела и делопроизводства, в обсуждении участвовали эксперты из Армении, Беларуси, Италии, Казахстана, Султаната Оман, Туркменистана, Узбекистана, Франции, ЮАР.

В ходе пленарного заседания, на тематических секциях и круглых столах обсуждались вопросы, связанные с научным и практическим обеспечением архивоведения и архивного дела, вызовами и инновационными решениями в сфере управления документами, технологиями обеспечения сохранности архивных документов и многие другие актуальные темы.

Проблематика стандартов в управлении документами рассматривались прежде всего в контексте цифровой трансформации и других существенных социальных и технологических изменений в современном обществе. Наталья Храмцовская, ведущий эксперт-аналитик компании ЭОС, эксперт ИСО, на пленарном заседании в докладе «Что изменилось в отрасли за четверть века? Пересмотр международного стандарта ИСО 15489» сообщила, что в ИСО начата работа по пересмотру ISO 15489. Данный стандарт содержит понятия и принципы создания, ввода в систему и управления документами. Он является основополагающим и содержит руководства и инструкции в отношении основных концепций, технических приемов и практических методов создания, ввода в систему и управления документами.

Наталья Храмцовская, ведущий эксперт-аналитик ГК «ЭОС», эксперт ИСО
Фото: пресс-служба ЭОС

Наталья Храмцовская оценила текущее состояние актуальной версии стандарта ISO 15489, а также привела мнение международных экспертов. В частности, она отметила, что стандарт до сих пор отражает хорошую практику конца 20-века (периода начала электронной эпохи), сложившуюся в госорганах и учреждениях при управлении ОРД, но в нем почти ничего не говорится о стратегических вопросах. В стандарте не нашли своего отражения такие темы, как необходимость защиты персональных данных, выявление и представление электронной информации в ходе судебных разбирательств и расследований, особенности управления документами в системах электронной почты, мессенджерах, на веб сайтах и в социальных сетях, новые и нарождающиеся технологии (искусственный интеллект, виртуальная и дополненная реальность, блокчейн, периферийные вычисления), подготовка документов к архивному хранению, передача их в архив и многое другое.

Наталья Храмцовская заявила, что необходимо пересмотреть терминологию, употребляющуюся в стандарте. В частности, корректировки требуют определения понятий «документ» и «управление документами». Кроме того, принципы ISO 15489 во многом уступают принципам, сформулированным в иных, более современных стандартах. Спикер сообщила, что и российские эксперты принимают активное участие в работе ИСО по пересмотру стандарта.

Наталья Мошкова, ведущий эксперт по проектной деятельности ГК «ЭОС», ответственный секретарь ПК6, выступила на тематической секции «Управление документами: практические вызовы и инновационные решения». Она рассказала о структуре и истории ПК6 «Жизненный цикл документооборота», задачах и итогах его деятельности с момента создания в 2008 году по настоящее время, текущей работе и планах на 2024 год.

Наталья Мошкова, ведущий эксперт по проектной деятельности ГК «ЭОС», ответственный секретарь ПК6
Фото: пресс-служба ЭОС

ПК 6 создан в 2008 году на базе ООО «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 11.07.2008 № 1907. Его бессменным руководителем является Баласанян Владимир Эдуардович, председатель Совета директоров ГК «ЭОС». ПК6 осуществляет разработку требований к электронным документам и информации, к информационным системам, обеспечивающим их обработку на всех этапах жизненного цикла электронного документооборота, решает задачи экспертизы проектов национальных и межгосударственных стандартов, проверки национальных и межгосударственных стандартов с целью выявления необходимости их обновления или отмены, мониторинга применения предварительных национальных стандартов, оценки целесообразности их утверждения в качестве национальных стандартов и ряд других. Кроме того, ПК6 участвует в подготовке предложений о формировании государственной политики РФ в сфере стандартизации и в деятельности международных комитетов ИСО от России. За время существования подкомитетом разработаны 14 действующих стандартов, из них 9 утверждены как национальные.

На данный момент в ПК6 в работе находятся 5 стандартов. В 2024 году подкомитет приступил к работе над двумя проектами ГОСТов: Р ИСО 24143 «Информация и документация. Стратегическое управление информацией. Концепция и принципы» и ГОСТ Р ИСО 13008 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов». В планах ПК6 на 2024 год также проведение вебинаров с рассказом об этих двух ГОСТах. Кроме того, подробно рассказала о ГОСТ Р ИСО 18829 «Управление документооборотом. Оценка внедрений ECM/EDRM. Достоверность». Данный стандарт предлагает методологию для организаций, которые стремятся оценить, соответствует ли их системы управления корпоративных контентом ECM-система концепции достоверности и надежности информации согласно действующим стандартам, подтверждающие, что информация хранится безопасно и надежно.

В завершение своего выступления Наталья Мошкова отметила, что весь накопленный многолетний опыт экспертов, разработанные ПК6 ГОСТы и аналитические наработки ГК «ЭОС» использует в консалтинге, при внедрении, а также при создании и развитии продуктов компании (СЭД «ДЕЛО», «Архивное дело» и других).