Конференция ЭОС на Камчатке: регионы поделились лучшими практиками электронного документооборота

Напомним, что в насыщенной программе конференции «Электронный документооборот как основа современного государственного управления. Обмен опытом, лучшие практики и перспективы развития» нашлось место нескольким категориям докладов. Помимо знакомства с практическими кейсами участники мероприятия услышали о развитии глобального сервиса государственного электронного документооборота ГосЭДО из первых уст – от представителя Департамента развития облачных сервисов Минцифры РФ. Прозвучали приветственные слова первого вице-губернатора и министра цифрового развития Камчатского края – что свидетельствует о большом внимании к мероприятию в регионе на высшем уровне.

Топ-менеджеры компании ЭОС рассказали о трендах рынка ЭДО и провели обзор актуальных версий СЭД «ДЕЛО» и системы «Архивное дело». Представили свои новейшие разработки партнеры ЭОС: компании «МойОфис» и «Актив» (бренд «Рутокен»). Работала и демо-зона, где об указанных продуктах можно было узнать наиболее подробно.

Развитие ЕСЭД в Камчатском крае

Начальник Управления секретариата Администрации Губернатора Камчатского края Михаил Зубарь рассказал о развитии Единой системы электронного документооборота (ЕСЭД) в Правительстве края. Переход на ЭДО с использованием системы «ДЕЛО» здесь состоялся в 2013 году. С 2020 года благодаря инициативам нового губернатора Владимира Солодова, при поддержке Администрации губернатора и регионального Министерства цифрового развития началась активная стадия оптимизации и совершенствования работы в системе. СЭД «ДЕЛО» был присвоен статус государственной информационной системы (ГИС).

На текущий момент пользователями ЕСЭД являются губернатор, Администрация губернатора, Правительство и Законодательное Собрание Камчатского края, все 29 исполнительных органов региона, 178 из 188 подведомственных учреждений, все 14 муниципальных районов, муниципальных и городских округов, другие участники, как Контрольно-счетная палата и Торгово-промышленная палата Камчатского края. Регион показывает хорошую динамику подключений к ГИС ЕСЭД: если по итогам 2021 года она насчитывала около 2000 активных пользователей, то по итогам 2022 года – уже около 4300 (при общей базе пользователей около 6000 сотрудников).

Ключевыми элементами ЕСЭД являются входящий/исходящий и внутренний документопотоки, обращения граждан, нормативные правовые акты, соглашения и доверенности, обмен информацией (включая резолюции), поручения, контроль, исполнительная дисциплина, межведомственный документооборот (МЭДО) с федеральными органами власти.

Важным событием для развития системы стало создание в 2020 году Рабочей группы по вопросам функционирования и развития ГИС ЕСЭД под председательством первого вице-губернатора Камчатского края Сергея Нехаева. Главными целями этой структуры были определены разработка и согласование мероприятий по улучшению эффективности использования ГИС ЕСЭД, совершенствование процессов документооборота, улучшение взаимодействия между исполнительными органами Камчатского края. В рамках рабочей группы были приняты важнейшие решения по оптимизации и совершенствованию системы: внесение изменений в нормативные правовые акты, переход на МЭДО 2.7.1, оснащение руководителей планшетами с мобильной версией СЭД, проведение обучающих семинаров и другие мероприятия.

Михаил Зубарь, начальник Управления секретариата Администрации Губернатора Камчатского края

«Сейчас в Камчатском крае сейчас все руководство, начиная с губернатора, председателя Правительства, первого вице-губернатора, зампредов и министров, – пользуются планшетами. У нас разработан единый стандарт работы с мобильными устройствами. Это позволяет нам обеспечивать оперативность принятия решений: любой руководитель, даже находясь на совещании или где-то еще, может завизировать, подписать документ без доступа к компьютеру», – пояснил Михаил Зубарь.

Как одна из интересных и нетривиальных практик – был введен механизм автоматического визирования: если документ не согласован в течение регламентного срока, на него ставится автоматическая виза. В результате чиновники оперативно принимают решения по ключевым вопросам, а документы не задерживаются в системе.

Еще одной важной практикой стало введение индикативных показателей работы пользователей в ЕСЭД. Они позволяют анализировать большой объем данных и оценивать эффективность работы исполнительных органов.

«В 2022 году в регионе велась активная работа по подключению органов власти, в том числе муниципальных, к системе «ДЕЛО». СЭД для нас стала не просто частью корпоративной культуры, это действительно часть государственного управления. 2023 год мы планируем посвятить совершенствованию и оптимизации процессов работы исполнительных органов, а в 2024 году больше внимания уделим оптимизации процессов муниципальных образований. Нам необходимо внедрять в электронном документообороте новые процессы, усиливать цифровые компетенции госслужащих, а также повышать уровень безопасности и конфиденциальности при использовании ГИС ЕСЭД», – подытожил Михаил Зубарь.

Автоматизация работы с обращениями граждан: опыт Камчатки

Начальник отдела координации информатизации Министерства цифрового развития Камчатского края Антон Егоров поделился опытом работы с обращениями граждан в ЕСЭД. В 2021-22 годах весь документооборот, связанный с этим процессом, был переведен с «бумаги» в СЭД. До этого руководители рассматривали обращения граждан традиционно, на бумаге (в том числе обращения по 59-ФЗ). В 2021 году в ЕСЭД появились сервис дистанционного приема руководителей, платформа обратной связи (ПОС), колл-центр, система учета и электронного документооборота по обращениям.

В 2022 году заработал раздел «Единая интернет-приемная» для подачи официальных обращений по 59-ФЗ и записи на прием к должностным лицам. В веб-форму для подачи обращения был добавлен классификатор, который в зависимости от темы запроса предлагает гражданину выбор – к какому должностному лицу можно обратиться. В итоге в течение одной минуты после того, как заявитель заполнил и отослал форму, она автоматически появляется в СЭД. Сегодня электронные заявки составляют уже 64% от общего объема обращений.

Для большего удобства пользователей и оценки эффективности работы системы при ее доработке применяются передовые технологии: например, сопровождение каждого ответа QR-кодом, который ведет на форму обратной связи, или голосовой ассистент Полина, помогающий сориентироваться при звонке в единый колл-центр.

Антон Егоров, начальник отдела координации информатизации Министерства цифрового развития Камчатского края

«Наша приемная – это не только визуальная форма для приема обращений, но еще и агрегатор, который с помощью API позволяет нам собирать информацию из других источников. Например, теперь я могу позвонить в наш единый колл-центр и через голосового робота оставить обращение, которое автоматически появится в СЭД. Робот задаст несколько вопросов и буквально за минуту передаст сообщение в интернет-приемную, где сформируются необходимые файлы в PDF и XML. В СЭД у специалистов по работе с обращениями граждан появится уже заполненная карточка: кто обращается, к кому. Как только специалист эту карточку зарегистрирует, гражданину придет уведомление об этом и номер регистрации. Максимальная автоматизация процессов – вот наша лучшая практика», – заявил Антон Егоров.

Планы Минцифры Камчатского края по развитию сервиса – подключить все муниципалитеты, увеличить количество анкет обратной связи, сделать возможность выбора времени при записи на прием и отправлять пользователям персональное уведомление на e-mail с фото подписанта и ссылками на его соцсети.

Ведение учета и контроля поручений Президента в Алтайском крае

Заместитель начальника департамента по документационному обеспечению Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края Олеся Шаталова поделилась практикой применения СЭД для ведения учета и контроля поручений Президента.

Единая система электронного документооборота Алтайского края на основе программного продукта «ДЕЛО» внедрена в правительстве региона в 2002 году. С октября 2020 года ЕСЭД в регионе является государственной информационной системой. Проведена аттестация ряда рабочих мест, позволяющая работать в системе с документами ДСП. Сейчас к ЕСЭД подключены более 7200 рабочих мест: все исполнительные органы края и администрации муниципальных районов и городских округов, 92% администраций сельских и городских поселений. Для оперативного решения актуальных вопросов действует Рабочая группа по совершенствованию системы электронного документооборота. В нее входят, в частности, представители Министерства цифрового развития края, специалисты муниципалитетов в области архивного дела, представители технологического партнера ЭОС, осуществляющего сопровождение ЕСЭД.

Масштабная работа по структурированию процесса обработки поручений Президента началась в крае еще в 2015 году, когда были приведены к единому стандарту все пункты поручений Президента на основе методических рекомендаций. Сегодня поручения в системе выделены в отдельную группу документов, в определенный момент их начали регистрировать отдельными регистрационными карточками. Раздельный учет облегчает администрирование и выстраивает работу в заданном алгоритме. В регистрационной карточке конкретного пункта поручения отражаются все необходимые реквизиты, наглядно прослеживается подчиненность резолюции.

Благодаря широкому охвату системы и оперативной работе делопроизводителей обеспечено доведение поручений до конечного исполнителя в кратчайшие сроки. В полном объеме реализована возможность системы по согласованию проектов в электронном виде, что делает эту процедуру оперативной и прозрачной. Существует возможность формирования в автоматическом режиме аналитических и отчетных форм.

Олеся Шаталова, заместитель начальника департамента по документационному обеспечению Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края

«Двадцатилетняя практика использования программного продукта «ДЕЛО» позволила нам эффективно выстроить процессы работы как с документами, так и с проектами документов. Мы смогли обеспечить полноценный учет и контроль по каждому конкретному пункту в части поручений главы государства», – резюмировала Олеся Шаталова.

В Липецкой области автоматизировали процессы согласования и регистрации НПА

Заместитель начальника управления цифрового развития Липецкой области Ирина Воронина продемонстрировала опыт региона по автоматизации процессов согласования и регистрации нормативно-правовых актов (НПА) на базе СЭД «ДЕЛО».

СЭД Правительства Липецкой области на базе СЭД «ДЕЛО» существует с 2003 года. На ЭДО переведены все исполнительные органы власти, муниципалитеты, сельские поселения, подведомственные учреждения – всего система охватывает 720 организаций и 4500 пользователей. Высшее руководство использует мобильное решение ЭДО.

В регионе существовали проблемы, связанные с «бумажной» обработкой НПА: их создание и последовательное согласование занимало много времени, в том числе из-за ручного сбора и учета замечаний, полученных при согласовании. Также не исключен был риск подмены уже завизированного документа. Целями проекта по автоматизации процессов согласования и регистрации НПА, таким образом, стали сокращение сроков за счет параллельного согласования, автоматическое формирование свода замечаний и прозрачность их учета, исключение возможности подмены документов.

Сегодня в регионе автоматизированы процессы формирования листа согласования и свода заключения, процессы контроля согласования и направления на утверждение проекта документа. Существует также контроль версионности проекта нормативно-правового акта на всем его жизненном цикле. Основное преимущество новой системы – уменьшение срока согласования проекта правового акта на 35%.

Ирина Воронина, заместитель начальника управления цифрового развития Липецкой области

«С 1 января этого года вступила в силу новая норма государственной регистрации нормативно-правовых актов. У в документообороте этот процесс настроен до конца, происходит автоматическая регистрация нормативно-правовых актов в соответствии с законодательством», – добавила Ирина Воронина.

Ростовская область и платформа обратной связи

Заведующий сектором электронного документооборота Министерства цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области Виталий Семиков раскрыл особенности внедрения в регионе платформы обратной связи (ПОС).

В 2007 году здесь начали использовать СЭД на базе системы «ДЕЛО», и сегодня в ней работают более 3500 организаций и около 20 тысяч пользователей. В ее состав входят такие модули, как МЭДО, Мобильный кабинет руководителя, система «Архивное дело», «Управление совещаниями» и другие. Система отнесена к объектам КИИ и аттестована в соответствии с требованиями информационной безопасности. На данный момент главной целью ее развития является переход на отечественные софтверные решения – операционные системы и базы данных.

Более двух лет назад была произведена интеграция СЭД с платформой обратной связи. Платформа осуществляет автоматический сбор и загрузку сообщений граждан и юрлиц из разных источников, их маршрутизацию между организациями-участниками процесса рассмотрения обращений, автоматизацию направления ответов заявителям, сбор оценок качества решения проблем.

«ПОС – это единое окно обработки заявлений граждан и юридических лиц, которое позволяет им через форму на портале госуслуг либо через мобильное приложение, а также виджеты на сайтах органов власти субъектов – направлять обращения в государственные органы местного самоуправления по широкому спектру вопросов, участвовать в опросах, голосованиях, общественных обсуждениях. ПОС осуществляет автоматический сбор и загрузку сообщений, маршрутизацию, автоматизацию направления ответов и оценку качества решения проблем», – рассказал Виталий Семиков. Он отметил, что средний суточный объем выгрузки обращений из ПОС в СЭД составляет примерно 400 рубрик (в одном обращении может содержаться несколько рубрик, то есть вопросов на разные темы).

В Якутии работе ЕСЭД помогает искусственный интеллект

Руководитель отдела сопровождения информационных систем ГБУ «Республиканский центр инфокоммуникационных технологий» (РЦИТ) Республики Саха (Якутия) Анна Саввинова провела обзор региональной ЕСЭД и возможностей ее интеграции с другими системами.

ЕСЭД в Якутии была создана по указу главы Республики в 2018 году и на сегодняшний день является центральной площадкой для работы с документами, поручениями и проектами документов. В системе более 19000 активных пользователей: сотрудники органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений и предприятий. В день через нее проходят более 5000 документов, 3000 проектов и 14000 поручений.

Объем базы данных ЕСЭД – 11 Тб. Для ее работы развернуто 11 серверов, из которых 4 – серверы баз данных. Уполномоченным органом по работе в ЕСЭД является Министерство инноваций и цифрового развития Республики Саха (Якутия), а РЦИТ является оператором системы.

ЕСЭД интегрирована с BI-системой, ССТУ, ПОС, МЭДО, сервером мобильных решений (для работы мобильного приложения EOSmobile), системой «Архивное дело», системой технической поддержки РЦИТ и с нейронной сетью.

Анна Саввинова, руководитель отдела сопровождения информационных систем ГБУ РЦИТ Республики Саха (Якутия)

«Целью внедрения нейросети мы поставили сокращение времени обработки входящих документов при их распределении по исполнителям. Сейчас при поступлении документа нейросеть распознает текст, анализирует его, определяет исполнителя. По результатам этой обработки составляется проект поручения либо сразу создается поручение. Проект поручения, соответственно, проходит контроль и утверждается, а поручение – отписывается сразу исполнителю. На сегодня такая система в пилотном режиме внедрена в кабинетах Мининноваций Республики Саха, Управления архитектуры и градостроительства, а также РЦИТ. Мы считаем что результаты пилотного внедрения положительные, мы добились сокращения времени», – пояснила Анна Саввинова.

В планах республики по развитию ЕСЭД – масштабирование системы «Архивное дело», интеграция с BI-системой, совершенствование и масштабирование нейросети, импортозамещение баз данных.

СЭД помогает муниципальному управлению во Владивостоке

Заместитель начальника управления — начальник отдела управления информационно-программного обеспечения Администрации города Владивосток Евгения Суровцева рассказала о развитии региональной СЭД и ее значении в работе с документами. Речь идет об автоматизации таких процессов, как подготовка, согласование и утверждение документов, обработка входящих документов, совместная работа, контроль, организация юридически значимого документооборота, электронный архив и другие. Город Владивосток имеет своеобразное расположение, часть его территории находится на островах, и обмен бумажными документами с ними затруднен.

Система на базе «ДЕЛО» начала внедряться во Владивостоке с 2009 года. Сегодня она включает в себя несколько модулей, в том числе МЭДО, СМЭВ, «Интернет-приемную», РПГУ, ССТУ, систему обработки обращений граждан и другие. К преимуществам СЭД спикер отнесла юридически значимый документооборот с применением ЭП, возможность использования мобильного офиса для руководителей, контроль исполнения документов и высокую скорость обработки информации.

Евгения Суровцева, начальник отдела управления информационно-программного обеспечения Администрации города Владивосток

«Сегодня для органов власти СЭД «ДЕЛО» – точка входа большинства документов. Всё происходит централизованно, специалисту не нужно искать нужные документы в разных системах. Повысился контроль исполнения документов, документы у пользователей не теряются. Возросла скорость обработки информации», – рассказала Евгения Суровцева.

СЭД «ДЕЛО» в Новгородской области

Директор ГУ «Новгородский информационно-аналитический центр» Вячеслав Фёдоров поделился опытом использования СЭД «ДЕЛО» в органах власти Новгородской области.

Система была внедрена в регионе в 2005 году. Сегодня в ней работают Правительство Новгородской области, все органы исполнительной власти, все администрации муниципальных районов и округов, все подведомственные организации, около половины сельских поселений, а также другие региональные структуры (областная Дума, Избирательная комиссия, Счетная палата и т. д.). Количество пользователей – около 3000 из более чем 230 организаций. Система аттестована по требованиям информационной безопасности, находится в закрытом контуре.

Пользователями мобильной версии СЭД «ДЕЛО» являются губернатор и заместители губернатора Новгородской области, руководитель Администрации и его заместитель.

Директор ГУ «Вячеслав Фёдоров, новгородский информационно-аналитический центр»

«Немаловажный фактор бурного развития ЭДО – активная позиция высшего должностного лица. Именно губернатор в 2019 году распорядился о том, что документов на бумаге больше подписывать не будет. Сегодня все документы на согласование, подписание приходят к нему только через СЭД. Все ближайшее окружение использует мобильные версии СЭД для осуществления текущей деятельности. Мы, в свою очередь, обеспечиваем сопровождение и поддержку системы. Занимаемся не только технической составляющей, но и нормативно-правовым регулированием, организацией работы в СЭД: это обучение пользователей, семинары, актуализация нормативной базы региона, изменение устоявшихся практик», – сказал Вячеслав Фёдоров.

Планы региона по развитию системы на 2023 год – подключение к СЭД всех сельских поселений, внедрение электронного архива и механизма автосогласования.