Cognitive Technologies разработает модернизированную АСУД в ООО «Юридическая фирма "Городисский и Партнеры"»

"Городисский и Партнеры" является ведущей в России юридической фирмой в области интеллектуальной собственности. Фирма имеет свои офисы в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Самаре, Краснодаре, Екатеринбурге и Киеве (Украина). Первая автоматизированная система управления документами (АСУД) в «Городисский и Партнеры» была введена в эксплуатацию несколько лет назад. Компания Cognitive Technologies принимала участие в разработке одного из ее блоков.  За прошедшее время рост бизнеса и увеличение объема документооборота привели к необходимости модернизации АСУД за счет охвата системой дополнительного комплекса задач, расширения возможностей ее масштабирования и использования единого пользовательского интерфейса во всех блоках системы.

Реализацию проекта по созданию модернизированной АСУД было решено поручить компании Cognitive Technologies, обладающей необходимыми технологическими наработками и имеющей опыт реализации подобных проектов.

Специфика работы юридической фирмы заключается в первую очередь в необходимости жесткого соблюдения нормативных сроков обработки документов и большим числом документов в расчете на одного сотрудника. Ежедневно в фирму «Городисский и Партнеры» в рамках деловой переписки поступает около 3.000 почтовых сообщений, 1000 факсов и 1000 электронных писем.

Решения, разрабатываемые Cognitive Technologies, базируются на механизме «контентного» документооборота, что расширяет традиционные возможности, присущие системам управления документами, и позволяет автоматизировать большую часть процедур работы с документами. Иными словами, это означает, что при обработке неструктурированного документа система искусственного интеллекта «понимает» его содержание: определяет тип документа, находит в тексте компанию-заявителя,  дату, номер дела (по которому идет взаимодействие с заявителем) и проводит регистрацию документа с автоматическим заполнением полей регистрационной карточки.
На основании «понятой» информации АСУД самостоятельно сможет определять отдел и сотрудника, ответственного за работу с данным документом, а также формировать сроки и маршруты прохождения документа в соответствии с утвержденными регламентами, и контролировать ход его исполнения.

При этом в системе будет поддерживаться работа с документами не только на русском, но и на английском, французском, немецком и японском языках.

Разрабатываемая АСУД в соответствии с техническим заданием будет состоять из трех основных блоков. Первый блок - «Специализированный документооборот» будет обеспечивать работу с входящими, исходящими, внутренними документами юридической фирмы, а также электронным архивом, который в настоящее время включает в себя более 4 млн. документов. В его рамках будет осуществляться  ввод, регистрация и рассылка документов по исполнителям, контроль сроков исполнения, оперативный поиск, работа внутренней почтовой службы.

Второй блок - «ПАТАДМИН» будет обеспечивать поддержку основной производственной деятельности юридической фирмы «Городисский и Партнеры». В его рамках будет обеспечиваться ведение картотеки клиентов, ведение картотеки объектов промышленной собственности, формирование исходящих документов, выставление счетов контрагентам и акцепт счетов контрагентов, и многие другие специфические для патентной конторы функции.

Третий блок специализированного оперативного бухгалтерского учета (ОПЕРБУХ) будет обеспечивать ведение расчетов с клиентами, формирование аналитической отчетности, взаимодействие с бухгалтерской учетной системой.
   
От предыдущей АСУД новая система будет отличаться большей производительностью и технологичностью. Помимо механизмов «контентного документооборота», в новой системе будет реализовано одновременное выполнение различных этапов обработки документов – сканирование, распознавание, верификация – что позволит сократить затраты времени. В новом пользовательском интерфейсе на экране будут предложены только те варианты действий, которые необходимо выполнить сотруднику в текущий момент. Будет усовершенствован механизм поиска. Система позволит связывать между собой объекты, использовать в качестве объектов как структурированные данные по заявкам и патентам, так и отдельные документы. В качестве  аппаратно-программной платформ для новой АСУД будет использоваться СУБД MS SQL в сочетании с 64-разрядными процессорами Intel и AMD.                                                                                                          
В рамках проекта будет проведена автоматизация более 300 рабочих мест. Территориально распределенный принцип работы системы позволит объединить в единый информационный контур документооборот центрального офиса и всех региональных филиалов юридической фирмы «Городисский и Партнеры».  Учитывая то, что сотрудники фирмы значительную часть рабочего времени проводят вне офиса, в системе предусмотрен полнофункциональный удаленный доступ посредством Интернет.

В дальнейшем, планируется создание и подключение к системе CRM приложения, которое обеспечит взаимодействие с клиентами юридической фирмы. В частности посредством тонкого клиента, заказчики смогут регистрировать свои заявки на патентные услуги и отслеживать порядок их исполнения.

Срок ввода в промышленную эксплуатацию первого блока АСУД намечен на июнь 2008 года, а в полном объеме эксплуатация системы начнется с конца 2009 года.