Cognitive занялась юристами

13.06.2007 |

Анна Тумакова.

Столичный разработчик программных бизнес-приложений Cognitive Technologies и ООО «Юридическая фирма «Городисский и Партнеры» модернизируют автоматизированную систему управления документами. Новая АСУД будет обеспечивать работу с входящими, исходящими, внутренними документами, основной производственной деятельности и оперативного бухгалтерского учета юридической фирмы. В системе будут работать около 300 пользователей. В дальнейшем планируется создание и подключение к системе CRM приложения. По планам, в полном объеме эксплуатация системы начнется с конца 2009 года.

Компания «Городисский и Партнеры» работает в области интеллектуальной собственности. Фирма имеет офисы в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Самаре, Краснодаре, Екатеринбурге и Киеве. Компания представляет интересы своих клиентов более чем в 100 странах мира, включая СНГ и страны Балтии. Специфика работы юридической фирмы заключается в первую очередь в необходимости жесткого соблюдения нормативных сроков обработки документов и большим числом документов в расчете на одного сотрудника. Ежедневно в фирму «Городисский и Партнеры» в рамках деловой переписки поступает около 3 тыс. почтовых сообщений, 1 тыс. факсов и 1 тыс. электронных писем.

Компания Cognitive Technologies создана на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН (бывший ВНИИСИ АН СССР). С 1968 года сотрудниками коллектива было реализовано более 3 тыс. проектов по созданию и внедрению информационных комплексов, автоматизированных систем управления и операционных систем в органах государственной власти и на крупных промышленных предприятиях. В частности, компанией созданы программы «КАИССА» (первый чемпион мира по шахматам среди компьютерных программ) и СУБД ИНЕС, насчитывающая более 2,5 тыс. инсталляций в стране и в мире. Один из наиболее известных продуктов Cognitive Technologies - система электронного документооборота «Евфрат-Документооборот», которая включает в себя все функции, необходимые для организации управления и хранения документов, организации коллективной работы персонала, автоматизации и оптимизации информационных потоков предприятия.

Внедрение компьютерной техники в «Городисский и партнеры» началось в 1979 году. С 1992 года в компании существовала информационная система, построенная на устаревшем теперь программном обеспечении. К 1995 году она перестала соответствовать задачам фирмы, в частности, не обеспечивала необходимый уровень взаимодействия с Microsoft Office. Сотрудники фирмы приступили к выбору решения, которое автоматизировало бы основную деятельность по профилю фирмы, включало документооборот и бухгалтерскую систему. В числе требований были открытость системы, наличие интерфейса к ее основным функциям для приложений MS Office, построение базы данных на MS SQL Server. Заказчик пытался выбрать продукт из числа существовавших на рынке готовых решений, например, рассматривал возможность внедрения «1С». Предложения западных поставщиков требовали доработки под особенности ведения бизнеса «Городисский и партнеры».

В результате реализацию проекта по созданию модернизированной АСУД было решено поручить компании Cognitive Technologies, обладающей необходимыми технологическими наработками и имеющей опыт реализации подобных проектов. Специалисты Cognitive Technologies взялись за создание системы в сотрудничестве с компьютерным отделом заказчика. Сперва, к 2004 году, был организован электронный разбор входящей корреспонденции и частичный контроль за сроками, далее началось создание электронного архива и обеспечение контроля за сроками исполнения корреспонденции в целом по фирме и внутри структурных подразделений.

Разрабатываемая Cognitive Technologies АСУД в соответствии с техническим заданием будет состоять из 3 основных блоков. Первый блок – «Специализированный документооборот» – будет обеспечивать работу с входящими, исходящими, внутренними документами юридической фирмы, а также электронным архивом, который в настоящее время включает в себя более 4 млн документов. В его рамках будет осуществляться ввод, регистрация и рассылка документов по исполнителям, контроль сроков исполнения, оперативный поиск, работа внутренней почтовой службы. Второй блок – «Патадмин» - будет обеспечивать поддержку основной производственной деятельности юридической фирмы «Городисский и Партнеры». В его рамках будет обеспечиваться ведение картотеки клиентов, ведение картотеки объектов промышленной собственности, формирование исходящих документов, выставление счетов контрагентам и акцепт счетов контрагентов, и многие другие специфические для патентной конторы функции. Третий блок специализированного оперативного бухгалтерского учета – «Опербух» – будет обеспечивать ведение расчетов с клиентами, формирование аналитической отчетности, взаимодействие с бухгалтерской учетной системой.

Решения, разрабатываемые Cognitive Technologies, базируются на механизме «контентного документооборота», что расширяет традиционные возможности, присущие системам управления документами, и позволяет автоматизировать большую часть процедур работы с документами. «Иными словами, это означает, что при обработке неструктурированного документа система искусственного интеллекта «понимает» его содержание: определяет тип документа, находит в тексте компанию-заявителя, дату, номер дела (по которому идет взаимодействие с заявителем) и проводит регистрацию документа с автоматическим заполнением полей регистрационной карточки. На основании «понятой» информации АСУД фирмы «Городисский и Партнеры» самостоятельно сможет определять отдел и сотрудника, ответственного за работу с данным документом, а также формировать сроки и маршруты прохождения документа в соответствии с утвержденными регламентами и контролировать ход его исполнения. При этом в системе будет поддерживаться работа с документами не только на русском, но и на английском, французском, немецком и японском языках», - пояснили в Cognitive Technologies.

От предыдущей АСУД, которая использовалась в «Городисский и Партнеры», новая система будет отличаться большей производительностью и технологичностью. Помимо механизмов «контентного документооборота» в новой системе будет реализовано одновременное выполнение различных этапов обработки документов – сканирование, распознавание, верификация – что позволит сократить затраты времени. В новом пользовательском интерфейсе на экране будут предложены только те варианты действий, которые необходимо выполнить сотруднику в текущий момент. Будет усовершенствован механизм поиска. Система позволит связывать между собой объекты, использовать в качестве объектов как структурированные данные по заявкам и патентам, так и отдельные документы. В качестве аппаратно-программной платформ для новой АСУД будет использоваться СУБД MS SQL в сочетании с 64-разрядными процессорами Intel и AMD.

В рамках проекта будет проведена автоматизация более 300 рабочих мест. Территориально распределенный принцип работы системы позволит объединить в единый информационный контур документооборот центрального офиса и всех региональных филиалов юридической фирмы «Городисский и Партнеры». Учитывая то, что сотрудники фирмы значительную часть рабочего времени проводят вне офиса, в системе предусмотрен полнофункциональный удаленный доступ посредством Интернет.

В дальнейшем планируется создание и подключение к системе CRM приложения, которое обеспечит взаимодействие с клиентами юридической фирмы. В частности, посредством тонкого клиента заказчики смогут регистрировать свои заявки на патентные услуги и отслеживать порядок их исполнения. Срок ввода в промышленную эксплуатацию первого блока АСУД намечен на июнь 2008 года, а в полном объеме эксплуатация системы начнется с конца 2009 года.