Электронный документооборот: теория и практика

Участники обсудили практические и теоретические вопросы рынка электронного документооборота в рамках четырех тематических секций: «Место СЭД в концепциях информационного общества и электронного правительства», «Современные технологии электронного документооборота: что нового?», «Электронный документооборот: куда движется рынок?», «Как организовать юридически значимый электронный документооборот?».

Предварило секции пленарное заседание, на котором выступили генеральный директор компании «ИнтерТраст» Андрей Линев, поделившийся финансовыми показателями деятельности компании и целями на ближайшее будущее, директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Михаил Ларин и заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по разработке программного обеспечения Александр Савельев, озвучивший планы развития разрабатываемого специалистами «ИнтерТраст» ПО, в частности, мобильных рабочих мест на базе популярных мобильных платформ (iPad, BlackBerry).

Генеральный директор компании «ИнтерТраст» Андрей Линев
и директор Всероссийского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела Михаил Ларин

В рамках пленарного заседания в торжественной обстановке Андрею Линеву от имени губернатора автономного округа была вручена Почетная грамота губернатора автономного округа «…за значительный вклад в повышение эффективности государственного управления Ямало-Ненецкого автономного округа…». Также благодарность губернатора автономного округа была объявлена Эдуарду Михайлову, заместителю начальника отдела внедрений (компания «ИнтерТраст»), который в этот момент реализовывал систему в муниципальном образовании город Салехард.

Торжественное вручение грамоты  

Как отметил один из выступающих, мы живем во время глобальных перемен, фактически в эпоху «информационно-техническо-социальной революции». И ознаменована она реальным переходом от бумажных документов к электронным. Категория ECM-систем сейчас рассматривается как часть ИТ-инфраструктуры предприятий. Расширяется область применения систем электронного документооборота и управления контентом, «глубина» использования заказчиками функционала данного ПО. Многие компании уже внедрили системы электронного документооборота и управления контентом, многие планируют внедрение. Правительство РФ, стремясь оптимизировать деятельность государственных органов и наладить их эффективное взаимодействие с обществом и бизнесом, приняло целый ряд законодательных инициатив в области организации электронного документооборота. Согласно февральскому распоряжению № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» премьер-министра России Владимира Путина, к июню 2011 года федеральные чиновники должны быть обеспечены средствами электронной цифровой подписи, а с января 2012 года – приступить к использованию электронного документооборота.

Таким образом, СЭД приобретают все большую значимость как для бизнеса, так и для государства. Вместе с тем существует еще много задач, которые требуется решить на пути перехода к полностью электронному документообороту. Сделать это постарались специалисты компании «ИнтерТраст», представители известнейших профессиональных сообществ (Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, Гильдии управляющих документацией, DOCFLOW), а также журналисты профильных изданий (PC Week/RE, CNews), независимые эксперты и аналитики рынка. Посетители форума также узнали о современных тенденциях развития СЭД, новых технологиях электронного документооборота, в частности, рабочих местах на планшетных компьютерах, а также современных методах организации юридически значимого электронного документооборота.

О том, какое место занимают современные СЭД в концепциях информационного общества и электронного правительства, посетители форума обсудили в рамках первой секции. Теоретические аспекты данного вопроса были освещены в выступлении Вадима Ипатова, заместителя генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса. Тему развил Сергей Кузнецов, консультант Федерального архивного агентства РФ, в рамках доклада «Межведомственный электронный документооборот: требования и их реализация на практике».

Практическим опытом внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота поделился Юрий Кулаков, начальник управления документационного обеспечения аппарата губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа. На сегодняшний день участниками системы электронного документооборота CompanyMedia являются 38 органов исполнительной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, Законодательное собрание региона и администрация муниципального образования Приуральский район. Об итогах развития и перспективах эксплуатации СЭДиД Пензенской области рассказал Дмитрий Дрожкин, директор по системам управления компании «Программа-Т» – бизнес-партнера компании «ИнтерТраст». В системе электронного документооборота г. Пенза и Пензенской области сегодня работает около 1100 сотрудников.

Независимые аналитики поделились своими мыслями относительно текущего состояния дел на отечественном рынке СЭД, о его проблемах и путях их решения, дальнейшем развитии технологий электронного документооборота.

Специалисты «ИнтерТраст» рассказали о возможностях работы в системах электронного документооборота не только на стационарных компьютерах, но и мобильных устройствах, в частности, iPad, BlackBerry. Особенно возможность доступа к СЭД с планшетных устройств актуальна для руководителей: они всегда, даже находясь в командировке, на деловой встрече, могут ознакомиться с поступившими на их имя документами, принять управленческие решения по ним. В качестве примера работы в СЭД на iPad и BlackBerry были продемонстрированы возможности CompanyMedia (разработка компании «ИнтерТраст») версии 3.6. В частности, созданное в системе рабочее место на Apple iPad позволяет руководителю оперативно познакомиться с очередью документов, переданных ему помощником, оставить в документах необходимые комментарии (текстовые, графические, голосовые), внести резолюцию с указанием срока, выбранными исполнителями, постановкой на контроль нужных из них. В будущем технологии мобильного доступа к СЭД будут еще более востребованными. Ожидается, что мобильные устройства при работе в СЭД будут использовать не только руководители высшего уровня, но и управленцы среднего звена, которым также важна оперативность в принятии решений.

Татьяна Рязанова, начальник отдела внедрения (компания «ИнтерТраст»), и Александр Арзуманов, руководитель направления (корпорация Realcube), рассказали о возможностях видеоконференцсвязи при организации заседаний и совещаний с помощью модуля «CompanyMedia-Заседания».

Илья Ипатов, консультант Центра электронного тренинга (компания «ИнтерТраст»), выступил с докладом «Использование дистанционных курсов для организации тренинга пользователей СЭД CompanyMedia».

Эксперты также рассказали о современном ПО и методах обеспечения юридически значимого электронного документооборота, проверенной временем и подтвержденной практикой технологии организационно-технического реинжиниринга СЭД в целях организации юридически значимого электронного документооборота. Как придать электронному документу юридическую значимость? Необходимо выполнить целый комплекс мероприятий, связанных с решением технических, технологических, организационных и правовых вопросов. О технологиях и методах организации ЮЗ ЭДО, применяемых компанией «ИнтерТраст» при создании защищенного и юридически значимого электронного документооборота, рассказал Владимир Горностаев, директор Центра компетенции ЭДО и защиты информации (компания «ИнтерТраст»). Владимир Лукоянов, заместитель начальника управления ИТ (ЗАО ВТБ Специализированный депозитарий), выступил с докладом «Практическое «применение» требований закона «Об электронной подписи» при организации электронного документооборота». Выступление Александра Фуракова, заместителя коммерческого директора компании «Крипто ПРО», было посвящено роли PKI в организации электронного документооборота.

Посетители форума признали высокий уровень информативности мероприятия: наряду с докладами, посвященными итогам и тенденциям рынка электронного документооборота, были выступления, касающиеся практического применения информационных технологий для организации эффективного ЭДО, увеличения эффективности деятельности как отдельных сотрудников, так и компании в целом.