ЭОС на Docflow-2012

По словам ведущего аналитика управления проектами ЭОС Елены Антошечкиной, в первую очередь необходимо выделить средства на обследование компании, в котором обязательно должны принимать участие и представители заказчика. При этом необходимо заранее обговорить формат их участия в такого рода работах – крайне важно заручиться поддержкой со стороны заказчика еще на предварительном этапе. «Оптимальным вариантом в данном случае является создание рабочей группы, в которую будут входить как представители заказчика, так и внедренца. Таким образом, все решения будут согласованы с заказчиком и он не сможет в дальнейшем от них безосновательно отказаться. Кроме того, для остальных подразделений и сотрудников заказчика все решения, принятые рабочей группой, в состав которой входят руководители довольно высокого уровня заказчика (лучше руководство IT-отдела или профильных подразделений, службы ДОУ, к примеру, или канцелярии), они также будут обязательны к исполнению. Ранее, как и в рамках сегодняшнего круглого стола, подчеркивалось, что в случае создания объединенной рабочей группы процесс внедрения проходит намного быстрее», – отмечает Елена Антошечкина.

Панельная дискуссия экспертов на DocFlow-2012 по вопросам условий успешной реализации внедренческих проектов

Соответственно, при проведении совместного обследования важно сразу же установить его четкие временные рамки. С другой стороны, крайне важно, чтобы заказчик выделил не только компетентных, но и обладающих должным весом специалистов (в принципе, в оценке могут принимать участие все те же члены рабочей группы). И такое обследование должно завершиться обязательным формальным документом, подписанным с обеих сторон. В нем нужно прописать существующие технологические проблемы с намеченными целями и задачами, которые потом уже будут окончательно и подробно финализированы непосредственно в техническом задании. «Естественно, что само техзадание должно быть составлено очень четко, включая и технические условия, в которых находится как компания, так и будет работать сама система. Причем, если речь идет о распределенной филиальной структуре, нужно исходить из минимального уровня технической оснащенности их удаленных подразделений», – уточняет г-жа Антошечкина. Кроме того, по ее словам, обязательно должны быть прописаны так называемые пограничные условия, в которых нужно указать как возможности системы, так и то, что она делать не сможет. «Такие отрицательные формулировки в дальнейшем помогут избежать неоправданно завышенных надежд и требований к функционалу системы, исключив реплики типа «мы считали это само собой разумеющимся». Отсюда вытекает еще одна проблема – это соответствие терминологии, поэтому чем более простыми словами и выражениями будет прописаны все граничные условия, тем проще будет реализовано само решение и, что самое главное, оно будет быстрее принято персоналом», – отметил в заключение ведущий аналитик управления проектами ЭОС Елена Антошечкина.

Стенд ЭОС на выставке

Что касается собственных решений ЭОС, представленных на выставке DocFlow-2012, то это, прежде всего, «облачные» технологии, мобильность и EOS for SharePoint. Кроме того, ЭОС представила и свою новую разработку – интеграционное решение на базе eDocLib и Abbyy FlexiCapture «Хранение и оцифровка», отличное от предыдущего варианта, представленного на «Осеннем документообороте –2011» документным сканером Canon (см. материал рубрики ЭОС от 25 октября 2011 г.). «Решение уже вбирает в себя часть новых возможностей, которые войдут в новую версию eDocLib. В целом на своем стенде мы примерно воссоздали все то, что уже успешно внедрили в ИК «МИБ-Инвестиции», сегодня этому был посвящен целый доклад. Его отличительной чертой является быстрота внедрения, мы уложились в одну неделю, причем развивать его дальше можно уже силами самого заказчика. Canon является нашим давним партнером, поэтому мы разработали и представили здесь решение именно на базе его устройства», – рассказала  директор по маркетингу ЭОС Елена Иванова. Реализованный ЭОС проект в ИК «МИБ-Инвестиции» уникален еще и тем, что он стал первым коммерческим внедрением «облачного» решения на базе ЕСМ-платформы eDocLib, и вновь открытый филиал компании в г. Чехове как раз работает с этой системой в «облаке». «Собственно, отвечая на запросы рынка, уже в самое ближайшее время мы развернем в «облаке» и СЭД «Дело», о высоком интересе к этому говорит как отсутствие у нас оставшихся буклетов и рекламной продукции, так и огромное число профессиональных вопросов посетителей», – добавила Елена Иванова. Более подробно об «облачной» стратегии ЭОС и SaaS-версии eDocLib можно прочитать в материале рубрики ЭОС от 12 апреля 2012 г.

Интеграционное решение ЭОС «Хранение и оцифровка» на базе ЕСМ-системы eDocLib и Abbyy FlexiCapture 

Кроме того, в ЭОС отмечают большой интерес к мобильным решениям, неоднократно на круглых столах DocFlow-2012 отмечалось, что СЭД в организации есть, успешно работает, но все равно еще не хватает мобильности, причем основной заказ на это исходит именно от руководства компаний. Поскольку отмашка сверху получена, мобильное решение становится мощным отраслевым трендом, подкрепленным реальной потребностью в таких решениях. ЭОС предоставляет полный комплекс решений для этой сферы: «АРМ Руководителя» для планшетов на ОС Windows, Android, два партнерских решения для iOS (Apple iPad), а также «Мобильный кабинет», работающий на всех типах устройств с e-mail. И, конечно, третьим важнейшим направлением для компании становится портальная СЭД – решение EOS for SharePoint. «Рынок около двух лет просто привыкал к SharePoint и его возможностям. В результате уже начиная с предыдущего Docflow клиенты стали подходить с конкретными вопросами, начиная интересоваться не просто общими вопросами, а именно возможностями решения для автоматизации их уникальных бизнес-процессов. Причем спрос на решение EOS for SharePoint действиями наших конкурентов только подогревается, по крайней мере, они активно участвуют в необходимом сейчас «раскачивании» рынка», – отметила в заключение г-жа Иванова.

Выступление Натальи Храмцовской

На DocFlow-2012 также состоялось и выступление к.и.н., ведущего эксперта по управлению документацией ЭОС, члена «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International Натальи Храмцовской, вызвавшее большой интерес у аудитории. Оно было посвящено вопросу будущего простой электронной подписи (именно она используется при получении электронных госуслуг), все указывает на желание «закрутить гайки» до уровня использования усиленной квалифицированной подписи везде, где только можно. «Анализ существующей нормативной базы, связанный с реализацией и госуслуг и использованием ЭП, приводит к тому, что вводится лишь квалифицированная усиленная ЭП, на базе ассиметричной криптографии со всеми вытекающими отсюда последствиями (необходимость приобретения ее в удостоверяющих центрах). При этом, по оценкам Минэкономразвития, 85 % всех электронных государственных услуг можно оказывать с помощью простой электронной подписи. С 1 июля 2012 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» 2002 года прекращает свое действие, соответственно, все эти госуслуги должны будут уже оказываться с использованием усиленной квалифицированной подписи, что в условиях необходимости ее покупки просто отобьет желание у обычных людей пользоваться всеми этими сервисами. Я предполагаю, что соответствующие организационные меры будут приняты лишь тогда, когда станет ясно, что электронные госуслуги не работают, и в процессе «разбора полетов» кто-нибудь ясно донесет до высшего руководства, что причина этого – игнорирование простой ЭП. В этом случае будет дана команда сверху, заставят принять решение, в каких случаях при госуслугах достаточно простой ЭП. Пока этих решений не принято и мы живем как есть. К слову сказать, ситуация в Европе аналогичная – там также не любят использовать ЭЦП, она дорогая, неудобная, сложная, при этом еще не защищает на 100 %», – рассказала Наталья Храмцовская в рамках своего выступления на DocFlow-2012.