Кадровые вопросы переедут на "Госуслуги"

Михаил Мишустин подписал постановление о порядке взаимодействия информационных систем работодателей и портала "Госуслуги". С 1 сентября работодатели, работники и соискатели смогут обмениваться электронными кадровыми документами через портал "Госуслуг".

Пресс-служба Правительства сообщила о том, что с помощью личного кабинета соискатели и работники смогут оформлять, подписывать электронной подписью и отправлять работодателю кадровые документы. "Решение о введении в организации электронного документооборота, перечень таких документов, а также категории работников, которые смогут перейти на новый формат, будет принимать работодатель", - уточнили представители пресс-службы. По их словам, при положительном решении информационная система организации и портал "Госуслуг" будут взаимодействовать с помощью типового технического решения, интегрированного с порталом, либо с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия, если к ней уже подключена информационная система работодателя, а электронные кадровые документы будут размещаться в личном кабинете сотрудника на портале госуслуг и храниться в информационной системе организации.

Пресс-служба Правительства отмечает, что постановление подготовлено для реализации новых норм Трудового кодекса, устанавливающих возможность ведения электронного кадрового документооборота. Оно определяет механизм и технические решения, с помощью которых станет доступна такая возможность. При этом даже при использовании организацией электронного документооборота работодатели и работники при желании по-прежнему смогут использовать и традиционный формат предоставления бумажных документов.

Напомним, что в конце 2021 года был принят закон об электронном документообороте в сфере трудовых отношений. Эксперты прогнозировали, что в ближайшие два года от кадровых бумаг откажется порядка 30-40% компаний среднего и крупного бизнеса.

Президент компании "ДоксВижн" Владимир Андреев отмечает, что постановление правительства фиксирует способ реализации только одного из достаточно большого комплекса технических мероприятий, необходимых для перехода на КЭДО, а именно возможности публикации документов, подписанных в ИС организации на портале госуслуг в личном кабинете пользователя, и возможности пользователя отравлять из этого кабинета в ИС предприятия разного рода заявлений и уведомлений.

"Требование данных возможностей зафиксировано в Законе, и должно было быть реализовано в любом случае. Отсутствие данных правил тормозило переход на КЭДО. Теперь это ограничение (после публикации соответствующих API и протоколов обмена) будет снято, и у разработчиков появится ясность с реализацией этого сценария. Однако, ничто не мешало опубликовать его и ранее, так как данные сценарии практически не связаны с другими, так же необходимыми к реализации", - объясняет Владимир Андреев.

По его словам, в сущности заявлено наличие API и возможность обмениваться по МЭДО, вторая возможность касается пока только крупных госструктур, и возможно, несколько упростит реализацию для тех, кто уже интегрировал свои СЭД с МЭДО, однако большинство организаций должны будут реализовать доступ через API, нюансы использования которого пока не определены.

"К сожалению, реализовать этот сценарий придется всем, кто решит перейти на КЭДО, так как наличие такого сценария определяется не волей работодателя, а желанием работника. Что касается затрат, то это безусловно не бесплатная функция, так как придется реализовывать программную интеграцию. На сколько это будет сложным, мы сможем судить, когда появится описание API. Проще будет тем, кто для внутренних процессов КЭДО использует тиражные продукты или платформы, для которых разработчики скорее всего реализуют стандартные средства интеграции", - отметил президент компании "ДоксВижн".

Он отмечает, что интерес к КЭДО огромный, практически в каждом пресейле тема КЭДО так или иначе звучит, однако реальных проектов еще не много, так как есть много мелких неясностей, которые должны в ближайшее время разрешится. "Возможно, в будущем личный кабинет пользователя на "Госуслугах" станет основным рабочим местом для обмена документами с пользователями, но это зависит от функциональных возможностей кабинета (в частности возможности использовать бесплатную ЭП госуслуг), удобства его использования, 100% охвату сотрудников, пользующихся услугами личного кабинета. В этом случае такая интеграция даст экономический эффект, но очевидно, что это дела достаточно далекого будущего", - заключил он.

По мнению директора по развитию КЭДО-сервиса HRlink Дмитрия Махлина инициатива никак не повлияет на процесс внедрения КЭДО в России потому, что она лишь уточняет нормы 377-ФЗ о КЭДО, в котором этот момент был расписан довольно расплывчато. "В законе указано, что электронный документооборот может осуществляться посредством единой цифровой платформы "Работа в России", включая взаимодействие через Единый портал госуслуг (ЕГПУ) и информационную систему работодателя. Настроить интеграцию между ЕГПУ и порталом "Работа в России" к 1 сентября, да и в целом в ближайшее время - маловероятно. Другого практического применения инициативы я пока не вижу", - говорит Дмитрий Махлин.

По его словам, спрос на решения КЭДО растет фантастическими темпами, даже быстрее, чем прогнозировали после принятия закона в прошлом году – это можно связать, в первую очередь, с подорожанием расходных материалов, необходимых для печати бумажных документов, и усложнением логистики.

"Если в начале года нашим КЭДО-сервисом интересовались в основном инноваторы, лидеры отраслевых рынков, сейчас тема набрала популярность даже среди небольших компаний. КЭДО-системы начали пользоваться спросом даже среди компаний, исторически далеких от инноваций: производственных предприятий, больниц, поликлиник. В целом количество пользователей на нашей платформе выросло в три раза в период с января по июль, от 100 тысяч до 300 тысяч человек — это удивительно высокий показатель для все еще относительно нового рынка", - отметил Дмитрий Махлин.

По мнению финансового директора ИТ-компании "Аурига" (входит в "Руссфот") Ольги Еланцевой, предложенная мера сильно упростит процесс взаимодействия сотрудника и работодателя. "Это особенно актуально в компаниях, где много удаленных сотрудников – таких во время пандемии стало очень много, а в IT отсутствие привязки к расположению к офисам особенно актуально. Переход на электронный кадровый документооборот – это оптимизация времени, расходов на пересылку бумажных документов, а также упрощение процедуры взаимодействия работодателя, сотрудника и соискателя", - отметила она.

Генеральный директор iPavlov, исполнительный директор НИЦ АО "Швабе" в МФТИ, директор по разработке прикладного программного обеспечения Центра Компетенций НТИ по направлению "Искусственный интеллект" Лоран Акопян приветствует принятие постановления о взаимодействии работодателей и сотрудников через портал "Госуслуги".

"Это сильно облегчит жизнь, особенно для среднего и малого бизнеса. Более того, с внедрением таких сервисов портал "Госуслуги" начинает становится маркетплейсом для разработчиков новых цифровых сервисов. В частности, мы планируем выпуск цифрового помощника нового поколения для автономного выполнения всех рутинных задач граждан посредством голосовых команд. Внедрение КЭДО позволит нашему виртуальному ассистенту оформлять командировки, отпуска, и все другие кадровые документы мгновенно посредством голосовых команд в мессенджере сервиса "Госуслуги", - рассказал он.

По его словам, по разным оценкам, внедрение данного решения снизит общие расходы на делопроизводство минимум на 30%. "Что касается технического механизма, представленного в документе, логика верная и, естественно, будет многократно детализироваться по мере роста объемов документооборота, проходящего через портал", - заключил Лоран Акопян.

Руководитель управления по операционной поддержке персонала Группы "Т1" Лиана Бакулина отмечает, что подписание данного постановления было долгожданным, особенно со стороны малого бизнеса. "Именно небольшие компании, еще не принявшие положительного решения о переходе на КЭДО, получат максимум выигрыша от реализации обмена данными с сотрудниками через "Госуслуги". Это исключит дополнительные траты на закупку специализированной корпоративной информационной системы и позволит бизнесу сделать долгожданный шаг в сторону электронного документооборота. Однако стоит понимать, что возможность работы через "Госуслуги" не станет гарантом единогласного согласия сотрудников компании на работу в КЭДО", - считает она. По ее словам, большинство крупных организаций заблаговременно выделили бюджеты для перехода на КЭДО и с большой долей вероятности сегодня уже внедрили его или находятся в процессе. Группа Т1 выбрала с этой целью систему HRLink и завершает переход на КЭДО.

Директор подразделения "Цифровые решения для промышленности" ИТ-компании "Крок" Илья Симонов говорит, что, во-первых, стоит помнить, что не все граждане России имеют учетную запись на портале госуслуг, во-вторых, по тексту постановления, для работодателя, помимо реализации своей информационной системы, необходимо интегрироваться с порталом "Госуслуг", что выливается в дополнительные затраты на создание и поддержку системы.

"Да, можно вспомнить инициативу Минтруда — бесплатный портал "Работа в России". Однако из-за некоторых ограничений он не стал тем драйвером развития КЭДО, каким предполагался. Интеграция с госуслугами все-таки носит рекомендательный характер. Поэтому принятие обозначенных в постановлении норм, если и ускорят процесс внедрения КЭДО в России, то незначительно", - уверен Илья Симонов.

По его словам, с ноября 2021 года компания замечает рост спроса на переход на кадровый ЭДО. "Помимо принятия соответствующего закона, на компании повлиял положительный опыт тех, кто поучаствовал в эксперименте Минтруда. Он показал, что отказ от ведения кадрового делопроизводства на бумаге и переход в цифру существенно сокращает расходы компаний на кадровый документооборот. По нашей практике, инвестиции для перехода на КЭДО окупаются в течение года после запуска в эксплуатацию. При этом даже такие факторы, как текучка кадров, необходимость докупки лицензий или вероятные изменения в законодательстве, влияют несущественно на оценку выгоды от внедрения", - рассказал Илья Симонов.

Ири­на При­бор­ки­на