Лекцию о развитии СЭД/ECM-решений в контексте комплексной цифровизации представила компания ЭОС на вебинаре РАНХиГС

Цифровизация бизнес-процессов, новая реальность и необходимость современных технологий, кейсы компании ЭОС в проектах цифровой трансформации, ключевые элементы экосистемы цифровой организации, эволюция документооборота от бумажных документов к «цифровым», роботизация, алгоритмы искусственного интеллекта в работе с документами и информацией, а также международный опыт развития систем электронного документооборота и управления информацией – все это легло в основу презентации руководителя направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергея Полтева.

Руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев читает лекцию «Цифровое развитие организации: от локальной автоматизации к сквозным цифровым процессам»

Многим знакома кривая «цикл зрелости технологий» начал свое выступление спикер. Можно сделать вывод: по многим технологиям, о которых мы говорим, вследствие событий 2020 года мы наконец-то выходим на плато продуктивности. Искусственный интеллект, новые механизмы поиска, единое окно для доступа к информации - теперь пришло время возможности использовать все это в повседневной жизни.

Спикер также привел результаты онлайн-опроса McKinsey, в котором участвовали 1542 топ-менеджера из различных индустрий, и они свидетельствуют о следующем: руководители наиболее эффективных организаций чаще планируют и обновляют цифровые стратегии - изучают аналитические отчеты, новые технологические возможности, поощряют обмен практиками внутри организации. Все это подтверждает, что заявленная тема вебинара как нельзя более актуальна.

Коронакризис резко повысил заинтересованность организаций в развитии СЭД/ECM-решений. В одном из аналитических отчетов в начале 2020 года были опубликованы данные о «находимости» данных, необходимых для работы. Большая часть опрошенных сотрудников назвала главными источниками электронную почту, сетевые папки, личные компьютеры, а системы управления информацией были признаны лишь четвертым по значимости источником. Далее, весной 2020 года, многие акценты стали меняться. Уже в марте бизнес столкнулся с такими вызовами, как необходимость наладить и сохранить непрерывность процессов, безопасность сотрудников, управляемость ИТ-систем, избежать риска «потери контроля». Опыт показал, что, во многих случаях, наиболее эффективным и надежным контуром взаимодействия может стать СЭД. В частности, СЭД «ДЕЛО», флагманское решение компании ЭОС, отлично справилось с вызовами пандемии.

Наиболее востребованными предложениями ЭОС и партнеров стали мобильные решения, инструменты электронной подписи и интеграции СЭД с решениями технологических партнеров (сканирование, видеоконференцсвязь, VPN), готовые интеграционные механизмы, а также рекомендации по изменению процессов, обучающие видео, обзоры лучших практик.

Сергей Полтев продемонстрировал несколько скриншотов, показывающих, как может выглядеть для удаленного сотрудника повседневная работа в СЭД «ДЕЛО». Работать в ней удобно, наглядно, интуитивно понятно, она гарантирует поддержку единой среды взаимодействия, уверяет спикер.

Мобильное приложение ЭОС позволяет работать в режиме оффлайн, если интернет-соединение недостаточно или оно отсутствует. Этот функционал стал очень популярным в прошлом году – кстати, юбилейном для мобильных решений ЭОС. Также в новых условиях оказалось весьма востребованным решение для ВКС, дающее возможность связки системы документооборота и модуля видеосвязи. Все, что касается проведенных видеоконференций, подшивается к основным документам в виде ссылок, документально фиксируется. В отдаленных планах - автоматическая расшифровка аудиозаписи и поиск фрагмента совещания по голосовому сообщению.

Как же сделать так, чтобы проект внедрения СЭД был действительно эффективным, и как эту эффективность оценить? Возврат инвестиций можно рассчитать исходя из совокупной стоимости владения системой, экономии времени сотрудников, снижения издержек. Время выхода проекта на окупаемость может быть 3-5 лет в зависимости от ситуации. Следует помнить, что внедрение CЭД, прежде всего, экономит время на выполнение рутинных операций. Согласно усредненной статистике, потери в современном производстве на 80-85 % зависят от качества системы управления и только на 15-20 % – от непосредственных исполнителей. В среднем СЭД, в полной мере используемая в компании, экономит более 60 % времени.

Что касается выбора системы, то сперва следует задаться вопросами: как в той или иной СЭД обеспечивается надежность, «оцифровывается доверие», кто и как может вносить изменения в процессы обработки, каким стандартам соответствует СЭД, как она может взаимодействовать с другими информационными ресурсами, какая производительность требуется, кто и как будет обучать пользователей и осуществлять техническую поддержку? Важно также определиться еще до старта проекта, какие процессы нуждаются в автоматизации в первую очередь, а какие - на последующих этапах, спланировать результаты и сроки, назначить лиц, ответственных за соответствие системы бизнес-задачам, спрогнозировать, какая ИТ-инфраструктура будет необходима на старте и через 5 лет.

Опираясь на опыт ЭОС по внедрению СЭД, Сергей Полтев высказал несколько тезисов о том, как сделать, чтоб СЭД действительно использовалась. Он подчеркнул: при внедрении любой ИС часто забывается, что прорисовки всех бизнес-процессов мало – нужно обязательно заранее позаботиться, чтобы система помогала конкретным пользователям в ежедневной работе, это и есть основная мотивация для каждого сотрудника к переходу в СЭД. Если обращать внимание на этот нюанс, вероятность того, что сотрудники не будут саботировать новую систему, значительно выше. Лояльность к СЭД повышают и такие «дружелюбные» функции, как, например, возможность подать заявление на отпуск через чат в мессенджере.

Далее выступающий перешел к практическим кейсам: он напомнил, что в августе 2020 года ЭОС совместно с партнерами выпустили обзор «Удаленная работа и возврат на рабочие места. Практический опыт», доступный сейчас на сайте компании, и поделился несколькими примерами успешных решений. В частности, он рассказал о совместном решении ЭОС и Fujitsu, которое объединяет массовое сканирование всего поступающего в организацию объема бумажных документов буквально на входе их в организацию, автоматическое чтение некоторых атрибутов, загрузку в СЭД и дальнейшую рассылку оцифрованных материалов исключительно через СЭД. Таким образом, даже те сотрудники, которые занимаются первичной регистрацией, могут работать дома и не подвергать себя риску.

Также позитивным опытом являются обмен между СЭД по ГОСТ Р 53898-2013 и использование аналитических возможностей СЭД, которые позволяют визуализировать данные о действиях пользователей внутри системы, аналитику по исполнительской дисциплине, сводную информацию по количеству обработанных документов.

Продолжая тему перехода от бумажных документов к цифровым, Сергей Полтев выразил уверенность, что СЭД - это центральный информационный ресурс, который через набор интеграционных сервисов взаимодействует с другими системами и сервисами. Однако необходимо решить важные вопросы, такие как например хранение электронных оригиналов документов. Опрос, проведенный ЭОС в конце 2019 года, свидетельствовал: доля документов, существующих исключительно в электронном виде, на тот момент составляла только 20 %. Причина - сложности, которые могут возникнуть из-за отсутствия бумажного оригинала, отсутствие надежных технологий дальнейшего хранения и необходимых регламентов внутри организации.

В 2020 году акценты сменились: все необходимые регламенты были оперативно приняты, на первый план вышли технологические вопросы, и доля электронных подлинников, скорее всего, уже превысила 20 %. Но важным вопросом остается разработка решений для хранения электронных подлинников. Экспертами ЭОС была разработана целостная концепция хранения электронных документов.

Когда необходимо создать цифровую экосистему, то различных источников данных должно стать заметно больше, отмечает Сергей Полтев. Системы могут и должны дополнять друг друга, по возможности следует обеспечивать взаимодействие решений - ERP, BPM, CRМ и других, показывающих лучшие результаты в решении определенных задач. Кстати, ЭОС с 2017 года участвует в развитии экосистемы Деловых Отечественных решений (ДОР). Это интегрированный стек, в него входят различные отечественные решения - от аппаратных платформ до офисных приложений, которые оттестированы на взаимодействие друг с другом.

Наиболее актуальные способы интеграции решений - API/веб-сервисы, обмен стандартизованными XML, роботизация типовых операций переноса данных, искусственный интеллект для структурирования данных. Примерно с 2018 года начали набирать популярность средства роботизации, эмулирующие работу пользователя и взаимодействующие с различными ИС не только через интерфейсы. Именно средства RPA в связке с СЭД помогли одному из клиентов ЭОС за 10 дней срочно перезаключить порядка 5 тыс. договоров силами 7 сотрудников контакт-центра. Искусственный интеллект также стал еще более востребованным в 2020 году. Один из примеров – проект по автоматизации и обработке поступающих обращений, в котором применялся механизм анализа «температуры» текста. Еще один кейс с использованием искусственного интеллекта – поиск аналогичных по смыслу материалов.

С учетом всего сказанного, безопасность данных актуальная как никогда. На стыке между бумажными копиями и электронными документами риски всегда возрастают. Одно из решений, которое ЭОС предлагает  использовать в рамках проектов по внедрению – это защита информации в системе от несанкционированного распространения. С помощью уникальной маркировки документов нельзя предотвратить утечку данных, но можно с высокой точностью установить, где произошла утечка.

Опыт ЭОС постепенно выходит за пределы России и стран СНГ. Уже есть проекты внедрения систем ЭОС в странах дальнего зарубежья, ведется обмен мнениями с коллегами из европейских компаний, и становится очевидным, что многие обозначенные выше вопросы актуальны во всем мире. Прежде всего это вопросы интеграции решений, обеспечения безопасности, обеспечения долговременного хранения документов, а также обеспечения трансграничной передачи данных.

Подводя итог лекции, Сергей Полтев вернулся к первоначальному утверждению: проникновение СЭД на сегодня достигает 80-100 %, ключевые процессы большинства компаний уже переведены в электронный вид. Настало время действительно мгновенно доступной информации «на кончиках пальцев», многоуровневой аналитики и «единых окон» для доступа к информации.

В завершение, продолжая тему новых возможностей, спикер пригласил аудиторию присоединиться к вебинару «Наглядная визуализация данных в СЭД», который ЭОС проведет 28 января 2021 года.