«Логика бизнеса 2.0» помогает хранить финансовую информацию

Tele2, ведущий альтернативный телекоммуникационный оператор в Европе, и компания «Логика бизнеса 2.0», входящая в группу компаний АйТи, объявляют об успешном выполнении проекта по созданию электронного хранилища данных финансовой документации.

Этот проект стал логическим продолжением процесса создания в Tele2 единого центра бухгалтерского и налогового учета − так называемого общего центра обслуживания (ОЦО). До организации ОЦО в каждом филиале на местах существовали локальные бухгалтерии со своим отдельным бумажным архивом финансовых документов, что затрудняло процессы взаимодействия филиалов и снижало скорость работы географически разветвленной компании.

Централизация бухгалтерии, а также быстрый рост бизнеса и объема документов по деятельности 36 операционных компаний и 9 представительств центрального филиала Tele2 привели руководство компании к необходимости внедрить оптимальное решение для хранения и транспортировки электронных документов из территориально удаленных подразделений в единый центр финансового учета. В результате исследования рынка было выбрано решение на базе IBM FileNet для организации электронного хранилища и программный продукт ABBYY Recognition Server для автоматизированного ввода первичных данных.

Комплексное решение должно было решить три важные задачи:

•    Создание системы для хранения и передачи электронных документов в финансовый центр, систем архивирования для других подразделений

•    Сокращение расходов благодаря увеличению производительности труда работников, занятых в документоемких бизнес-процессах

•    Увеличение скорости информационных потоков, увеличение эффективности взаимодействия между подразделениями компании

Проект выполнялся в три этапа. На первом этапе был создан электронный архив, который служит для хранения и передачи документов в ОЦО, включая пакетное сканирование и регистрацию файлов, полноценное распознавание и загрузку в систему первичных документов. Была реализована миграция данных из существующей в Tele2 системы электронного документооборота в новое хранилище, выполнена интеграция со справочником контрагентов.

В ходе второго этапа была заменена СЭД, работавшая на базе IBM Lotus Domino/Notes, на передовую платформу IBM FileNet. Специалисты «Логики бизнеса 2.0» создали систему визирования и авторизации документов, реализовали возможность оповещения сотрудников по электронной почте. Также были организованы электронный архив регистрационных форм абонентской службы и электронный архив документов для юридической службы.

Третий этап предполагал выполнение гибкой интеграции с финансовой системой компании и создание необходимой отчетности, а также доработку программы для удобства работы с бухгалтерскими документами: получение информации о статусе платежа, автоматическое добавление номера платежного поручения, расширение функционала визирования документов и другие возможности.

Созданная компанией «Логика бизнеса 2.0» система на базе IBM FileNet служит оптимальным инструментом для быстрого обмена бухгалтерскими и финансовыми документами между региональными отделениями и общим центром обслуживания, рассчитана на одновременную работу не менее 1000 пользователей, способна хранить и обрабатывать до 10 млн документов в год. Наличие гибкого пользовательского интерфейса, понятный атрибутивный поиск документов, интеграция с уже привычными информационными системами − все эти факторы позволили бизнес-пользователям легко и без дополнительной нагрузки освоить новый инструмент.

Решение «Логика ECM. Финансовые документы» − это не просто удобное хранилище электронных документов, но и продукт, который позволяет решать более масштабные задачи по оптимизации корпоративного пространства. Созданная система имеет большую информационную емкость, позволяет глубоко интегрироваться с другими корпоративными системами и реализовывать достаточно гибкие и интересные решения по выстраиванию и оптимизации внутренних бизнес-процессов компании. Совокупный эффект от проектов создания единого центра финансового учета и электронного хранилища и управления документами − весьма существенный. Прежде всего это выражается в ускорении обработки первичных документов, движения внутреннего документооборота и, как результат, в существенном высвобождении ресурсов на местах.

Проект создания электронного хранилища и электронного финансового документооборота нашел свое развитие и в других подразделениях Tele2. Так, по предложению маркетологов компании с помощью нового решения удалось организовать базу данных маркетинговых активностей, которая позволяет отслеживать лучшие практики, обмениваться знаниями с региональными компаниями, согласовывать акции и концепции.

В перспективе планируется развернуть среду разработки на стороне компании «Логика бизнеса 2.0», создать систему мониторинга, перейти на релизный подход к ежеквартальному обновлению системы, а также настроить логирование всех действий пользователей.