На пути к эффективному документообороту и электронным архивам — ЭОС в Мордовии поделился методами и решениями

Актуальность темы государственного электронного документооборота (ЭД) и электронных архивов обуславливается как развитием технологий, так и политикой отечественного регулятора. Между тем, такие аспекты ЭД, как реализация работы архивов даже на уровне федеральных органов власти слишком мало изучена. На крупной региональной конференции, организованной при непосредственном участии компании ЭОС в партнерстве с правительством республики и «Интер-Софт» (компания «Гарант»), слушатели намеревались получить разъяснения нюансов автоматизации и внедрения СЭД у экспертов, представителей федерального ведомства, а также региональных органов власти Мордовии и других субъектов РФ.

Мероприятие включало в себя пленарное заседание (теоретическую часть), секции «Электронные архивы. Опыт и законодательство» и «Опыт работы в системе электронного документооборота» - последняя была организована по принципу круглого стола под управлением ведущего эксперта компании ЭОС и Международной организации по стандартизации ИСО Натальи Храмцовской. Также были затронуты вопросы импортозамещения на рынке СЭД.

Развитие электронного документооборота — федеральная точка зрения

В дебюте пленарного заседания с приветственным словом к участникам конференции обратился заместитель председателя правительства – министр целевых программ Республики Мордовия Алексей Меркушкин. Он подтвердил, что ИКТ-отрасль является в республике передовой в научно-техническом и инновационном отношении, регион занимает лидирующие позиции в стране по уровню развития инфраструктуры. В последние годы в республике разработано и претворено в жизнь множество инновационных проектов, направленных на развитие отрасли. Важным событием стал ввод в промышленную эксплуатацию информационно-вычислительного комплекса «Технопарк-Мордовия» с единственным в России дата-центром, сертифицированным по высшему мировому стандарту доступности и надежности TIER 4 (именно он обслуживает региональную СЭД). Недавно открылся республиканский МФЦ, предоставляющий на основе специализированной информационной системы уже более 370 муниципальных госуслуг гражданам (на портале зарегистрировано более 70 тыс. жителей) и юридическим лицам. В настоящее время в республике реализуется государственная программа формирования информационного общества, распланированная до 2018 года. Создана региональная СМЭВ органов государственной власти, которая подключена к федеральному сегменту.

Определение электронного документа, предложенное Правительством РФ, учитывает его различные интерпретации

«Информация является таким же богатством страны, как производственные и людские ресурсы. Поэтому важным направлением в ИТ является внедрение юридически значимого электронного документооборота как основы передачи информации в управленческом процессе... При этом полноценное внедрение безбумажного документооборота невозможно без принятия на федеральном уровне единых стандартов и форматов по обработке, хранению и архивированию документов. Это стало одной из причин проведения сегодняшней конференции», - подытожил г-н Меркушкин.

Заместитель директора Департамента делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации Сергей Жук поделился информацией о том, в каком направлении правительство предполагает развитие системы информационного обеспечения деятельности госорганов и организаций, в первую очередь в автоматизации документооборота.

Информационное пространство государство понимает как совокупность потребителей и источников информации, технологий, инфраструктуры и информационных ресурсов. Задача состоит в том, чтобы построить такие интегрированные между собой системы, которые обеспечат эффективную работу органов государственного управления.

Сегодня в государстве между органами власти (начиная с Администрации Президента и Правительства, заканчивая муниципальными) сложилась инфраструктура из двух больших компонентов: СМЭВ и закрытой системы МЭДО.

 
Структура информационного пространства

«Раз мы переходим к электронному документообороту как преимущественному способу работы с документами, возникает проблема модели электронного документа, адекватной той, что мы имеем применительно к традиционной модели, - сказал Сергей Жук. - Во всех нормативных актах и решениях, которые внедряются в организациях, разработчики пытаются уйти от определения документа как материального носителя и трактовать его как совокупность данных для каких-то приложений. Вопрос состоит в том, как обеспечить функции традиционного документа при помощи этого набора данных. Функционал традиционного документа используется не только для переноса информации, но и для других задач: обеспечения механизма разрешения конфликтов между источником и потребителем, однозначной идентификации автора, а также длительного срока хранения. Передача данных по сетям таких функций может не иметь».

Пленарное заседание конференции «Эффективный документооборот и электронные архивы: перспективы и тенденции развития» в Саранске 

Заместитель директора департамента проектов по информатизации Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации Валерий Барон говорил о внедрении электронного документооборота в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Правительство установило срок до конца 2016 года — за это время все федеральные органы исполнительной власти должны перейти на ЭД. Сегодня в системах ФОИВ уже передается более 15 млн. документов ежегодно, однако в 20 из них СЭД не удовлетворяет современным требованиям, всего же используется 19 типов разнообразных СЭД. Необходимо разработать единые технологии обмена, форматы электронных документов и процедуры подтверждения юридической значимости электронных документов с применением электронной подписи.

Первые пилотные проекты по техническому обмену электронных документов в ведомственных СЭД в 2013 году инициировались аппаратом Правительства, Минкомсвязи и Минюстом, следом подключились Минэкономразвития и Минфин. В 2014 году пилотная зона расширена за счет привлечения остальных министерств, идет расширение этих технологий до уровня регионов (здесь «первопроходцы» - Московская и Ростовская области, Хабаровский и Приморский край, Республика Татарстан). В 2015-16 годах Минкомсвязи России совместно с Росархивом планирует разработать инфраструктуру централизованного приема, хранения и доступа к электронным документам. При этом нормативно-правовая база по этим вопросам также претерпевает изменения.

Схема организации хранения электронных документов

Регионы говорят: мы за эффективный документооборот

Министр информатизации и связи Республики Мордовия Олег Соколов поделился опытом инсталляции СЭД в Республике Мордовия — этот проект, напомним, реализуется компанией ЭОС совместно с местным партнером — ООО «Интер-Софт» (компания «Гарант»). По словам спикера, исторически переход на ЭД в Мордовии начался еще в 2002 году, когда в центральном аппарате были развернуты системы «ДЕЛО» - на 30 мест. Тогда это выглядело как множество регистрационных карточек, которыми сопровождался бумажный документооборот, а само понятие ЭД было размытым.

С 2005 по 2010 министерства и ведомства региона разворачивали у себя различные системы (в основном «ДЕЛО», но не только), без их интеграции между собой. С 2012 председатель правительства Республики Мордовия Владимир Сушков поставил задачу внедрять централизованную СЭД, чтобы в перспективе охватить ею всю республику. В министерстве проанализировали текущее состояние систем, варианты централизованного решения и выбрали СЭД «ДЕЛО». Основными критериями при этом были реализация в сжатые сроки, удобство использования, минимизация рисков в обслуживании (в отличие от зарубежного продукта), наличие сильного регионального партнера для внедрения СЭД. Проект реализовывался в 2 этапа: сначала были охвачены органы исполнительной власти (500 рабочих мест), затем муниципалитеты.

Сегодня в системе функционирует 900 рабочих мест. В Министерстве по информатизации и связи республики хождение документов в бумажном виде полностью исключено: бумага начинается и заканчивается в приемной министра. «Сэкономили и на бумаге, но прежде всего - на времени: рассмотрение, подготовка и прохождение документации значительно ускорились», - заявил Олег Соколов. Он также выразил надежду на то, что на конференции прозвучат методические рекомендации и требования, которые позволят безболезненно интегрироваться в создающуюся СЭД на федеральном уровне: «Регионам нельзя ждать, надо следовать за федеральным уровнем. Регионы пытаются консолидироваться в рамках различных конференций, но в итоге решают задачи и проблемы самостоятельно».

Важно отметить, что установка СЭД в рамках данного проекта производится по безлимитной лицензии — соответственно, экономятся значительные средства. С другой стороны, требуются вложения в организацию рабочих мест, обучение сотрудников, настройку ПО.

Следующими на повестке пленарного заседания были выступления представителей других субъектов Российской Федерации.

Заместитель председателя правительства Самарской области – руководитель департамента информационных технологий и связи Самарской области Станислав Казарин рассказал, что в этом регионе уже около двух лет согласование нормативно-правовых актов ведется в электронном виде. По его словам, современный делопроизводитель внутри органа исполнительной власти уже не работает без СЭД. В Самарской области в системе, так же по безлимитной лицензии, работают 4180 пользователей — 100% органов государственной власти и практически все муниципалитеты.

Заместитель губернатора Ярославской области - директор департамента информатизации и связи Ярославской области Эдуард Лысенко заявил: «Если государственная власть в регионе хочет работать более эффективно, то без ЭД для всех критических процессов это делать невозможно. У нас проект по внедрению СЭД начался в 2008 году и прошел все фазы от концептуального проектирования до масштабирования типовых процессов в муниципальной власти. Сейчас в системе работают около 4000 пользователей, охвачены более 20 бизнес-процессов, в первую очередь исходящая и входящая корреспонденция, обращения граждан, согласование НПА. Среднее время согласования документов сократилось с 4-5 дней до одного рабочего дня, исчезли потери. Но с архивированием вопрос по-прежнему не решен».

Перспективы СЭД — взгляд изнутри

Глава компании ЭОС Андрей Козлов в своем докладе перечислил мировые и общероссийские тенденции в области электронного взаимодействия, а также охарактеризовал состояние СЭД в России.

Спикер подчеркнул, что ЭОС является не просто производителем ПО, но и компанией-экспертом, которая присутствует в экспертных советах Минкомсвязи по вопросам совершенствования ЭД в органах власти, активно участвует в проектах МЭДО и СМЭВ, на базе компании создан комитет по стандартизации жизненного цикла. Решения ЭОС в качестве базы для автоматизации документооборота на уровне исполнительной власти выбрали 32 субъекта РФ. «В законодательной власти это около 60 %, а в судебной — документооборот автоматизирован только с помощью наших технологий», - привел статистику Андрей Козлов.

Генеральный директор компании ЭОС Андей Козлов на «Эффективный документооборот и электронные архивы: перспективы и тенденции развития» в Саранске: о тенденциях развития рынка электронного документооборота

Два больших мировых тренда в области СЭД, по версии Gartner, - это облачные решения и мобильность, а также, применительно к России, - многоканальное взаимодействие с гражданами: прием в офисе и интернет-приемные. 

Докладчик отметил, что в 2015 году системы EOS for SharePoint и собственная разработка eDocLib (это еще базовые разработки ЭОСа, помимо системы «ДЕЛО») вберут в себя лучшие технологии отечественной компании ABBYY по обработке контента. Появится модуль, при помощи которого осуществляется технология интеллектуального поиска. Будет, улучшена функция автоматического реферирования, перенаправления обращений граждан по нужному маршруту в зависимости от текста их обращения.

С выводами Gartner солидарны и члены экспертного совета DOCFLOW (российского проекта, объединяющего отраслевые мероприятия по документообороту): основной фактор развития СЭД — мобилизация. На текущий момент уже более половины организаций имеют доступ к СЭД с помощью мобильных устройств, и в этом году около 18 % планируют внедрить эти технологии. У ЭОС корпоративные мобильные предложения есть давно: это «АРМ Руководителя» на платформе Windows 8 и iEOS на платформе iOS. Готовится к выпуску решение под Android, а также ряд других предложений (в том числе и для Android) от партнеров компании — на данный момент линейка мобильных приложений от ЭОСа составляет 7 программ — на данный момент, это рекорд для отечественного рынка.

Другие тенденции развития СЭД в России: построение электронных архивов и, конечно, импортозамещение

В сентябре этого года выходит новая версия системы «ДЕЛО», которая будет обладать революционным интерфейсом подсистемы «ДЕЛО-Web». В его основе — удобство рабочего места и ориентация на цели и задачи пользователя.

В качестве подтверждения слов Андрея Козлова о разработках ЭОС, руководитель направления современных ECM-решений ЭОС Сергей Полтев продемонстрировал реальные кейсы использования мобильных решений СЭД в органах госвласти с различными сценариями использования: в Татарстане, Ростовской области, Дагестане, Алтайском крае, Рязани. Интересно, что даже на мобильном устройстве есть возможность использовать электронную подпись, отсканировать бумажный документ и отправить его дальше в электронном виде.

Варианты использования мобильных решений ЭОС в регионах

В продолжение разговора об импортозамещении заместитель управляющего директора ООО «Диасофт Платформа» Дмитрий Гребенщиков представил доклад на тему перспектив и тенденций внедрения отечественных информационных технологий.

Технологические санкции, которые грозят стране при негативном развитии событий, могут проявляться в отзыве SSL-сертификатов, отказе зарубежных вендоров от обязательств по договорам сопровождения, гарантийного обслуживания и обновления ПО, отказе от поставок компьютерного, сетевого оборудования и комплектующих к нему в организации госсектора, ограничениях на использование услуг хостинга и каналов передачи данных. В качестве контрдействий на введение санкций Правительство Российской Федерации разработало проект Постановления «Об установлении запрета на допуск программного обеспечения, происходящего из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Планируется установить запрет на допуск ПО, в том числе экземпляров программ для электронных вычислительных машин и баз данных, прав использования программ для электронных вычислительных машин и баз данных по лицензионным (сублицензионным) договорам, происходящего из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

В связи с эти встает вопрос о замене всех компонентов импортного ПО отечественными аналогами: это операционные системы «АльтЛинукс» и РОСА; базы данных ЛИНТЕР, «Ред База Данных», PostgreSQL; сервер приложений, интеграционное middleware, средства разработки бизнес-приложений, и исполнение бизнес-процессов от компании Diasoft; web-сервера Apache и NGINX; генераторы отчетов и средства BI - FLEXTERA BI и Pentaho BI.

Архивное дело в эпоху безбумажного документооборота

Секция «Электронные архивы. Опыт и законодательство» была построена вокруг одного спикера - ведущего эксперта по управлению документацией компании ЭОС, национального эксперта ИСО, члена Гильдии управляющих документацией и международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA International Натальи Храмцовской.

Еще в преддверие секции г-жа Храмцовская высказала мысль о том, что условия для эффективного управления информацией в современном мире – это не только развитие технологий и совершенствование системы, но и развитие законодательной нормативной базы, и совершенствование технологий (методов, стилей) работы с документом. В плане законодательства, по мнению докладчика, регионы ушли далеко вперед от федерального центра, им часто приходится становиться первопроходцами во многих вопросах. А чтобы использовать все новые возможности, нужно изменить технологию классического делопроизводства таким образом, чтобы она лучше «ложилась» на программные продукты. Например, при проведении видеоконференцсвязи создается ее видеопротокол - нужно ли при этом обязательно составлять протокол на бумажном носителе?

Изменения должны коснуться и подготовки кадров: важно обучение не только «нажатию кнопок» в системе, но и современным методам работы с документами, пониманию всей системы управления государством.

В России существует негативная тенденция, которую также озвучила спикер: «В ряде случаев мы сами добровольно создаем себе дополнительные препоны. Одним из явных является повсеместное использование усиленных электронных подписей, без которых в защищенной системе можно и обойтись: ведь в базе данных уже есть отметка о прочтении и согласовании документа. Рекомендую просто взять и подсчитать, во сколько эта подпись обходится».

Что касается электронных архивов — для создания систем архивного хранения разработчики должны быть абсолютно уверены в том, куда двинется законодательная нормативная база.

Наталья Храмцовская посвятила существенную часть своего доклада описанию трудностей создания электронных архивов - начиная с распространенного заблуждения, что «в архиве все есть»: «Чтобы в архиве все было, туда кто-то должен это принести и обеспечить сохранность. И если с бумажными документами у нас проблема, то с электронными — катастрофа. Колоссальный объем электронных документов мы сейчас не сохраняем вообще. Например, в стране нет требований к архивации сайтов органов государственной власти, социальных сетей — живых источниках истории. Архивам нужно внедрять ИТ — только тогда туда придут деньги».

В качестве перспективных для архивистов инструментов докладчик назвала средства распознавания лиц, речи, поиска материалов по созданному образу.

По признанию участников секции - архивариусов и представителей ведомств - на таком высоком уровне наболевшая тема электронных архивов не обсуждалась давно.

Межрегиональная практическая конференция «Эффективный документооборот и электронные архивы: перспективы и тенденции развития» в Саранске собрала около 200 участников

Участники конференции «Эффективный документооборот и электронные архивы: перспективы и тенденции развития» - мнение о мероприятии

Участники и гости мероприятия поделились мнениями о нем с журналистом нашего издания

  Андрей Черненко, директор департамента проектов Минкомсвязи РФ:

- Несмотря на приоритетный для Минкомсвязи сегодня проект электронного взаимодействия федеральных исполнительных органов власти, мы, безусловно, держим в уме то, что все методы, которые сейчас мы отрабатываем с органами государственной власти, должны перениматься и субъектами. Мы всячески приветствуем включение субъектов РФ в эту работу. Нам очень важна обратная связь и полезный опыт, полученные на подобных конференциях. Любая модернизация, которая производится в рамках перехода на безбумажный документооборот, - задача непростая, и нам всем необходимо стоять плечом к плечу, чувствовать поддержку друг друга. Необходимо знать, что мы двигаемся в одном направлении.

  Олег Соколов, Министр информатизации и связи Республики Мордовия:

- Руководство Республики Мордовия давно задумывалось над проведением конференции в сфере информатизации, планируя в дальнейшем сделать ее традиционной. Тема электронного документооборота и использования СЭД в органах государственной власти и местного самоуправления была одной из возможных. Большой опыт в проведении подобного рода мероприятий имеется у наших коллег из Ростовской области, однако, например, тема электронных архивов на межрегиональном уровне ранее не поднималась. Надеюсь, это стало отличительной чертой нашего мероприятия.

Министерство информатизации и связи Республики Мордовия ставит задачу 100%-го проникновения СЭД в органы государственной власти и местного самоуправления, а также во все государственные и муниципальные учреждения — больницы, школы, учреждения культуры, спорта и др., коммерческие организации с участием государства или муниципалитета — всего около 3000 организаций. Надеюсь, что прошедшее мероприятие поможет нам еще больше активизировать работу в этом направлении. У нас нет проблем с популяризацией самой идеи внедрения СЭД — проект воплощаются в жизнь. Данное мероприятие направлено на ускорение этого процесса, доведение до всех ключевых участников СЭД «ДЕЛО» преимуществ новой версии, обсуждения актуальных вопросов электронного архива с привлечением достаточно широкого круга заинтересованных регионов и представителей федеральной власти.

  Эдуард Лысенко, заместитель губернатора Ярославской области - директор Департамента информатизации и связи Ярославской области:

- Централизация документооборота, интеграция в систему различных сервисов — например, по обработке обращений граждан, — все это верные перспективные направления нашей работы, способствующие повышению ее эффективности. Главный вопрос, который нас интересовал на данной конференции — это, конечно, государственное архивное дело. Сегодня среди гостей было очень много профессионалов-методологов как из региональных органов власти, так и из коммерческих организаций. Приятным открытием для меня стало выступление Сергея Алексеевича Жука, из Департамента делопроизводства и архива. То, что у Правительства РФ с Минсвязью устанавливаются продуктивные взаимоотношения, для нас как ИТ-руководителей очень важно, мы готовы «подхватить» их методологические наработки и механизмы.


  Игорь Фетисов, первый заместитель министра связи и телекоммуникаций Челябинской области:

- Челябинская область сегодня стоит перед выбором в области системного внедрения комплексной CЭД. На конференции мы, несомненно, получили ответы на волнующие нас вопросы, более того, - на вопросы, собранные нами от других органов исполнительной власти области. Хорошо, что к участию в мероприятии были привлечены внешние эксперты, которые могут не только поддержать дискуссию в том направлении, которое задают федеральные органы власти, но и высказать свою точку зрения на каждую тему.

  Александр Орехов, генеральный директор ООО «Интер-Софт» (компания «Гарант»):

Компания «Гарант» вот уже 13 лет является региональным партнером компании ЭОС по продвижению программных продуктов — ЭД и архивного дела - в Республике Мордовия. Совместно с ЭОС мы стали организаторами и спонсорами конференции «Эффективный документооборот и электронные архивы». Главной целью данного мероприятия мы для себя ставили обмен опытом перехода от бумажного к электронному документообороту между как можно большим числом регионов. Нам важно было убедиться в верном направлении своего развития и скорректировать планы на текущий и следующий год, а также рассказать о своей деятельности представителям других регионов. Рад, что конференцию посетило более 200 человек, среди которых оказались представители многих регионов - Челябинска, Воронежа, Самары, Ярославля, Москвы... Думаю, что это мероприятие станет ежегодным».