Новый «ЕВФРАТ» – вся автоматизация в одной коробке

По оценкам Cognitive Technologies, российский рынок документооборота составляет около $200 млн, при этом кризис на рынке не сказался и за 2009 год он вырастет на 20 %. На данный момент в нашей стране с системами электронного документооборота работают не менее 17 тыс. организаций, или 2,5 % от общего их числа. При этом каждая третья организация работает на системе «ЕВФРАТ». Между тем, согласно исследованиям компании, более 70 % предприятий малого и среднего бизнеса, а также до 30 % из числа крупных, несмотря на наличие различных предложений (CRM, HRM, управление проектами и т. д.), используют для автоматизации стандартные офисные программы и электронную почту.

Вице-президент по маркетингу и общественным коммуникациям  Cognitive Technologies Николай Никольский рассказывает: «Это действительно очень серьезная ниша. Мы пообщались с большим количеством представителей малого и среднего бизнеса, а также крупных предприятий, в результате чего выяснили, что они при наличии удобного решения автоматизации бизнес-процессов отечественной разработки, в принципе, готовы его приобрести. Именно тогда было принято решение о разработке новой версии «ЕВФРАТ». В итоге мы оцениваем потенциальный рынок в 2009 году примерно в $0,4 млрд, и при существующих темпах роста 25-30 % он может почти удвоиться к 2011 году. Cognitive Technologies отводит себе на этом рынке около 20-25 %».

Именно на этот сегмент и направлена последняя разработка Cognitive Technologies. Новое позиционирование продукта «Вся автоматизация в одной коробке» означает, что компания предлагает альтернативу использованию средств создания и редактирования документов MS Office и электронной почты для автоматизации бизнес-процессов. При этом в «ЕВФРАТ» реализована интеграция с популярными офисными программами, что делает удобным переход на работу с системой.

Николай Никольский продолжает: «Нашим главным конкурентом, если можно так сказать, действительно является офисный пакет от Microsoft. Хотя входящие в его комплект программы изначально и не предназначены для обеспечения бизнес-процессов. В системе «ЕВФРАТ» мы, используя преимущества этого программного пакета и наши технологические ноу-хау, предложили заказчикам более глубокую и полную автоматизацию бизнес-процессов».

Расширение спектра решаемых системой задач и выход в новый рыночный сегмент стал возможным благодаря реализованным в «ЕВФРАТ» подсистемам «Автоимпорт документов», «Автообработка» и «Понимание документов».

Руководитель технологической лаборатории «ЕВФРАТ» Алексей Чудаков так описывает преимущества новой системы: «Под «Пониманием документа» или его «когнитивным отображением» мы подразумеваем в первую очередь возможность извлечения реквизитов документа неструктурированного или плохо структурированного текста в графическом, текстовом форматах, а также бумажном формате через сканирование. Что такое «Автообработка документа» в нашем понимании? Мы позволили включить в маршрут обработки документов функциональные узлы, которые выполняются системой без участия человека (рутинные операции, а также их последовательность), разумеется, с необходимой функцией контроля на конечном этапе всего, что было сделано без участия человека. «Автоимпорт» позволяет импортировать документы из различных источников – web-форма, электронная почта, файлы из папок. Новые возможности позволяют надеяться, что мы сможем автоматизировать бизнес-процессы заказчика не только в области классического документооборота, но и в смежных областях: CRM, кадры, договоры и управление проектами. В результате с помощью «ЕВФРАТ» v.15 возможно достижение совершенно нового уровня автоматизации, который на данном рынке просто не имеет аналогов».

При этом бизнес-процессы могут обрабатываться любые и, по предварительным данным, средняя экономия рабочего времени персонала с использованием автоматизации бизнес-процессов на базе «ЕВФРАТ» v.15 может достигать 50 %.

Алексей Чудаков рассказывает: «Ситуация применения системы может быть любой, но, чтобы не ходить далеко, возьмем, к примеру, обращение в компанию нашего клиента о покупке лицензии по «ЕВФРАТ». Представлена стандартная web-форма, в которой заполняются графы ФИО, контактов и указывается продукт, который он хочет приобрести, с количеством лицензий. С этой web-формы информация поступает к нам, вступает в действие модуль автоимпорта, который помещает все данные в систему «ЕВФРАТ» и запускает стандартную цепочку автоматической обработки входящей корреспонденции. На этом этапе компьютер принимает решение, в ходе которого узнает, откуда поступил данный документ и по какому вопросу. Если клиент есть в нашей базе данных и указано количество лицензий, это значит, что речь идет о закупке (компьютеру понятно, о какой операции идет речь, в результате чего автоматически определяется размер скидки (если есть) и общая сумма). Далее система принимает решение, является ли данная операция стандартной или она требует участия человека. Если операция стандартная – можно обрабатывать автоматически дальше (проект договора отправляется системой в ответном письме, а также делается его рассылка всем заинтересованным сторонам), если нет – то операция отдается на решение человеку (юристам, заказчикам, руководителям и т. д.). Вообще, документооборот мы называем «контентным документооборотом», потому что используем содержание анализируемого документа в других подсистемах и конфигурациях. Например, приходит электронное резюме, – после анализа и прочтения оно отправляется сразу в модуль управления кадрами. Это уже совершенно иной уровень описания системы».

С точки зрения архитектуры новый «ЕВФРАТ» представляет собой платформу с набором конфигураций для решения различных задач автоматизации. Инструменты для управления загруженными конфигурациями доступны администраторам системы. В текущей версии системы «ЕВФРАТ» и конфигурации на ее базе позволяют реализовать электронный документооборот (делопроизводство, управление процессами движения и обработки документов, автоматизация бизнес-процессов). А также электронный архив, управление договорами и взаимодействие с клиентом (для коммерческих компаний) и обращениями граждан (для госучреждений).

Руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies Михаил Потапенко рассказывает: «При разработке системы мы сделали ставку на то, что узкоспециализированные решения по каждому из направлений автоматизации зациклены на учетных функциях и слабо обеспечивают возможности движения документов и коллективной работы. При этом возможности таких систем зачастую не просто избыточны для большинства компаний малого и среднего бизнеса, их использование усложняет, а не упрощает работу сотрудникам».

Поэтому «ЕФВРАТ» v.15 ориентирован в первую очередь на средний и малый бизнес, которому в силу высокой стоимости недоступны внедрения на базе тиражируемых решений для каждого бизнес-процесса и у них отсутствует потребность в излишней учетности узкоспециализированных систем. Интерес к новой системе со стороны крупных компаний заключается в комплексном подходе, что позволит сократить затраты на приобретение и поддержку целого парка программ. Государственному сектору, помимо обеспечения традиционных задач документооборота, «ЕВФРАТ» предлагает принципиально новую модель автоматизации работы с обращениями граждан, когда система в полностью автоматическом режиме обеспечивает оперативную и качественную обработку запросов граждан, которые рассматриваются теперь в качестве клиентов.

Система «ЕВФРАТ» интегрирована с другой разработкой Cognitive Technologies – программным интерфейсом Scanify API, который обеспечивает функциональность сканирования и распознавания форм документов. Для взаимодействия системы «ЕВФРАТ» с программами финансового учета разработчики предлагают возможность интеграции посредством API, кроме этого в системе реализовано взаимодействие с «1С:Бухгалтерия» (версии 7 и 8).