«Осенний документооборот – 2018»: об «умных» СЭД эпохи цифровых перемен на ключевой конференции отрасли

Конференция «Осенний документооборот» на протяжении многих лет является одним из самых ожидаемых мероприятий отечественного рынка СЭД/ЕСМ. Как справедливо заметил председатель совета директоров ЭОС Владимир Баласанян, вокруг ЭОС и проводимых компанией мероприятий сложилась целая экосистема, состоящая не только из клиентов ЭОС, но также из компаний, чувствующих перспективы внедрения СЭД или просто интересующихся данной темой. И это сообщество растет: «Осенний документооборот – 2018» стал самым массовым за всю историю проведения конференции как по количеству участников, так и по географии. Регистрацию прошли более 550 человек из более чем 40 регионов РФ и ближнего зарубежья: Москвы, Санкт-Петербурга, 7 республик, 5 краев, 25 областей и 3 автономных округов, Беларуси и Казахстана. Среди них – представители Администрации Президента России, Аппарата Совета Федерации и Аппарата Государственной Думы РФ, ЦИК России, Банка России, Счетной палаты РФ, Генеральной прокуратуры РФ, Минкомсвязи России, Минюста России и других федеральных ведомств. Бизнес был широко представлен банковским сектором, а также значимыми для российской экономики компаниями – ООО «Газпром трансгаз Москва», ПАО «НК «Роснефть», ПАО «Мосэнерго», АО Корпорация «Комета», «Лукойл», АО «Татэнерго», АО «ВПК «НПО машиностроения», ПАО «СК «Росгосстрах» и другими.

Председатель совета директоров ЭОС Владимир Баласанян открывает «Осенний документооборот – 2018»

Программа «Осеннего документооборота - 2018» включала пленарное заседание, тематические секции и выставку с демонстрацией возможностей программных продуктов.

Эволюция СЭД к smart-системам

Пленарное заседание по традиции открыл Владимир Баласанян. Он говорил об особенностях управления документами в период нарастающей цифровизации всех существующих сфер общественных отношений. По его словам, вопросы документооборота немыслимы без нормативных разработок в этой области и развития ИТ-инфраструктуры, а обеспечение долговременной сохранности документов, формирование доверия к ним – главные вопросы на сегодня, важную роль продолжает играть импортозамещение. «В ближайшее время произойдут значительные перемены в отрасли. Системы стали очень умными. Если первые системы имели «кнопочный» интерфейс, то сейчас это среда доверия, позволяющая регулировать различные процессы организации, интегрированная с корпоративными системами, обладающая мобильностью и возможностью географического распределения», – отметил спикер.

Председатель совета директоров ЭОС Владимир Баласанян на «Осеннем документообороте – 2018»

Владимир Баласанян рассказал также о проекте государственной платформы электронного документооборота Минсвязи. Внедрение цифровых технологий и платформенных решений в сфере государственного управления – в числе стратегических задач развития Российской Федерации на период до 2024 года. В этом ключе ведется реализация единого механизма управления документационной деятельностью ОГВ, разрабатываются общие инфраструктурные, технологические и методологические решения, обеспечивающие автоматизацию процессов документационной деятельности. По статистике, узлы МЭДО уже сегодня имеют все субъекты РФ. Развитие ЭДО сопровождают нормативные инициативы, в том числе, проект федерального закона «О внесении изменений в федеральные законы» предусматривает установление требований к порядку преобразования электронных документов в новые форматы, принципов формирования, использования и хранения метаданных электронных документов, требований к формату архивного электронного документа. Согласно планам регуляторов, 2019 год ознаменуется ходом концептуального проектирования платформы, в 2020 году платформа будет разрабатываться и тестироваться, а в 2021 году ожидается внедрение платформы: будут запущены сервис коллективной работы, сервисы взаимодействия с МЭДО, ССТУ, СМЭВ, УРОГ и ЕПГУ, сервис проектного управления.

Генеральный директор ЭОС ПВ Юрий Назаров раскрыл концепцию глобального документооборота и smart-систем. «В настоящее время системы СЭД окончательно утвердились в роли основных информационных систем. По нашему опыту, все организации, которые используют нашу СЭД «ДЕЛО», интегрируют с ней все остальные решения. Внешнее взаимодействие СЭД имеют с МЭДО, СМЭВ и порталом госуслуг, электронной почтой, социальными сетями. Доля сотрудников компаний, использующих СЭД, приближается к 100 %. Очевидны сегодня рост числа документов и обращений к ним, в том числе мобильного, увеличение их объема и сложности: встречаются документы, имеющие 200 и даже 300 резолюций. Использование сервисов СЭД достигает 99 %, при этом СЭД находит себе всё новые и новые применения. Соответственно, возрастают требования заказчиков к расширению ее функциональности, формам предоставления контента, usability, мобильному доступу. Во главу угла ставятся вопросы эффективности и масштабируемости систем, применения «умных» технологий, архивного хранения данных. С другой стороны, производителю СЭД необходимо сохранять преемственность своих решений», – отметил спикер.

Генеральный директор ЭОС ПВ Юрий Назаров на «Осеннем документообороте – 2018»

В ответ на эти новые запросы рынка в системе «ДЕЛО» появится подсистема управления проектами, новые формы предоставления контента (например, анализ обращений граждан и другие аналитические отчеты), будут применяться «умные» технологии: распознавание речи, система искусственного интеллекта и другие. Изменится технология архивирования электронных документов, появятся аналитические возможности BI. Новое мобильное приложение EOSmobile, единое для iOS, Android и Windows Phone, также продолжает свое развитие в соответствие с актуальными трендами цифровой мобильности, о чем говорил начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений компании Артем Андреев. Напомним, что в этом году на «Весеннем документообороте – 2018» в Баку (см. новость раздела «ЭОС» от 17 апреля 2017 г.) компания ЭОС представила новую, полностью переработанную версию мобильного приложения EOSmobile, одинаковую для iOS, Android и Windows Phone. Разработчики оптимизировали работу в приложении с поступившими документами, выполнение нескольких действий в одном окне, настройку списков должностных лиц и организаций, контроля поручений – и многое другое. Второй релиз EOSmobile поэтапно дорабатывался в течение в течение 2018 года.

Начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений компании Артем Андреев на «Осеннем документообороте – 2018»

На 2019 год запланировано введение такого функционала EOSmobile, как полноценный вэб-помощник (раскладка документов по папкам, принятие решений по документам), работа за нескольких пользователей (например, если сотрудник занимает несколько должностей), поиск по базе данных, папка «На контроле», добавление документов в личные папки пользователей, личная статистика.

Электронный архив на пике актуальности

Стек докладов конференции «Осенний документооборот – 2018» был освящен организации электронного архива. Тема эта широко востребованная, но сравнительно новая, исследований по данным вопросам немного. Владимир Баласанян рассказал о ситуации с электронными архивами в целом и назвал вызовами цифровой эпохи рост источников цифровых документов и, соответственно, источников комплектования цифровых архивов. Лидер ЭОС представил концепцию Digital Preservation: сохранение целостности данных (резервирование в различных геолокациях, вычисление хеш-функции, антивирусная защита, разграничение доступа и аудит) и содержания (стандартизация метаданных, ограничение числа поддерживаемых форматов и миграция в более устойчивые форматы, ведение метаданных электронной сохранности).

Ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член ARMA International Наталья Храмцовская подвела итоги первого года реализации программы «Цифровая Экономика» и напомнила о вкладе компании ЭОС в разработку нормативной базы для организации архивного хранения документов. Первые изменения в законодательстве, относящиеся к переходу на электронные документы и разработанные специальными рабочими группами, ожидаются уже к концу 2018 года.

Ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член ARMA International Наталья Храмцовская на «Осеннем документообороте – 2018»

Ведущий бизнес-аналитик ЭОС Елена Плешкова рассмотрела ключевые аспекты обеспечения хранения электронных документов в деятельности архива организации. Основная задача архива с этой точки зрения – обеспечить хранение и использование электронных документов, работа с которыми закончена в текущем делопроизводстве, до истечения срока хранения и выделения документов к уничтожению или передачи на хранение в государственные архивы. Алгоритм передачи электронных дел и документов на архивное хранение состоит из нескольких этапов: от формирования электронного дела до копирования в рабочее хранилище и регламентных процедур контроля целостности и сохранности. Спикер привела рекомендации по каждому из этих этапов.

Ведущий бизнес-аналитик ЭОС Елена Плешкова на «Осеннем документообороте – 2018»

На пленарном заседании были затронуты и другие актуальные темы. Так, генеральный директор ООО «Топ Кросс» Сергей Муругов посвятил свое выступление методам обеспечения сохранности цифровых активов и юридической значимости электронных документов, размещенных на хранение. Основное внимание спикер уделил вопросу аутентичности документов. Директор «Эксперт Солюшнс» Александр Погодин поднял вопросы взаимодействия Систем электронного документооборота ФГО/ФОИВ/РОИВ с системами Единой сети по работе с обращениями граждан (ЕС ОГ), заместитель технического директора по стратегическим проектам ООО «Полимедиа» Виктор Деменко и начальник департамента  управления проектами ЭОС Александр Беляков рассказали об использовании аналитической платформы для визуальной интерактивной работы с данными СЭД. Директор продуктового направления «Рутокен» Кирилл Мещеряков представил на «Осеннем документообороте - 2018» кейсы типового внедрения электронной подписи в субъекте РФ, а заместитель директора департамента цифровых мобильных технологий компании Samsung Иван Королев рассказал о цифровых мобильных решениях Samsung для государственных организаций и учреждений: мобильные рабочие места, образовательный планшет, гаджеты для «экстремальных» условий (например, для медработников) и другие специализированные решения.

СЭД «ДЕЛО» как часть госуслуг

Обсудив общие для всех проблемы, участники заседания разошлись на секции. Первую из них - для госкомпаний - провел начальник отдела «Электронное правительство» ЭОС Иван Скородумов. В своем докладе «Предоставление госуслуг в период цифровой трансформации. Что изменилось?» он выразил уверенность, что к настоящему времени население уже хорошо проинформировано о госуслугах, темпы их предоставления растут, причем через различные каналы (МФЦ, портал госуслуг). Государство активно улучшает интерфейс портала, ресурс становится все более привлекательным, на нем появляются новые сервисы. Параллельно этим изменениям развиваются продукты ЭОС для предоставления госуслуг: это СЭД «ДЕЛО» и АИС МФЦ ДЕЛО с ее новым, реализованным в 2018 году, интерфейсом.

Начальник отдела «Электронное правительство» ЭОС Иван Скородумов на «Осеннем документообороте – 2018»

Иван Скородумов отметил, что проекты по автоматизации госуслуг, о которых говорилось на «Осеннем документообороте – 2017» (см. новость раздела «ЭОС» от 24 октября 2017 г.), за год получили существенное развитие: в Ульяновской области проект находится в стадии перевода в СЭД «ДЕЛО» большего объема услуг, в Республике Дагестан проект успешно завершился. В настоящее время ведется автоматизация госуслуг на базе решений ЭОС в Администрации города Норильска.

Далее начальник управления информатизации Департамента информатизации и связи Краснодарского края Анатолий Головченко рассказал об автоматизации нестандартных процессов в Единой межведомственной системе электронного документооборота Краснодарского края на платформе СЭД «ДЕЛО». Особенность проекта – формирование «дорожной карты» реализации инвестиционного проекта с возможностью визуализации в виде диаграммы Ганта. Темами выступлений также стали расширение области применения системы МЭДО, взаимодействие с ССТУ и выход нового модуля «Проектное управление», который будет содержать функционал управления проектами и бесшовно интегрироваться с СЭД «ДЕЛО».

Начальник управления информатизации Департамента информатизации и связи Краснодарского края Анатолий Головченко на «Осеннем документообороте – 2018»

Начальник отдела анализа и методологии ЭОС Елена Антошечкина рассказала о расширении области применения системы МЭДО – новых возможностях регионального информационного взаимодействия. В частности, спикер сообщила, что заказчики не первый год обращаются к ЭОС с просьбой предоставить возможности в области МЭДО, но это - проблемы уровня страны, и их невозможно решить локальными методами, без единой политики и требований, и регуляторы данный вопрос решают. Официальным постановлением предусмотрены около 250 организаций – участников МЭДО. Остальные компании, желающих участвовать в обмене, смогут использовать технические средства владельцев шлюзов, становясь, по сути, их абонентами. Чтобы схема заработала, необходимы новые правила идентификации участников обмена, актуализация нормативной базы в соответствии с новыми условиями, а также техническое развитие проекта: поскольку в новой схеме взаимодействия увеличивается число участников, через которых движется документ, очевидна необходимость усилить контроль за качеством этого движения. Елена Антошечикина также говорила о взаимодействии с ССТУ – текущем состоянии, потребностях и развитии, в частности, о принятых регуляторами методических рекомендациях по развитию ССТУ.

Начальник отдела анализа и методологии ЭОС Елена Антошечкина на «Осеннем документообороте – 2018»

Далее прозвучал доклад «Кооперация поставщиков как вариант преодоления проблем импортозамещения», его озвучили первый заместитель генерального директора «ЭОС Актив» Алексей Мальков, генеральный директор «Базальт СПО» Алексей Смирнов, директор по продажам VideoMost Юрий Хомяк и менеджер продукта «МойОфис» Дмитрий Шульгин. Процессы проектирования пользовательских интерфейсов в ЭОС осветил дизайнер продукта ЭОС Павел Манахов.

Первый заместитель генерального директора «ЭОС Актив» Алексей Мальков на «Осеннем документообороте – 2018»

Секция завершилась выступлением заместителя генерального директора компании ЭОС Евгения Червякова. Оно было посвящено возможностям для пользователей, заложенным в новом модуле «Проектное управление». Эта подсистема скоро появится в продуктовой линейке ЭОС. Новая подсистема будет содержать функционал управления проектами и бесшовно интегрироваться с СЭД «ДЕЛО». Спикера рассказал об основных возможностях работы нового модуля. Он упомянул такой его функционал, как документационный обмен, паспорт проекта, календарное планирование и его детализация, прикрепление файлов и документов и их быстрый предпросмотр, обсуждения и оповещения. Рабочее место нового модуля будет предоставлять пользователю аналитику по проектам и сотрудникам в соответствии с правами доступа, в том числе, широкие возможности визуализации аналитики.

Заместитель генерального директора компании ЭОС Евгений Червяков на «Осеннем документообороте – 2018»

EOS for Sharepoint автоматизирует не только документооборот, но всё, что находится вокруг него!

Программа секции для представителей бизнеса оказалась не менее насыщенной. Первый доклад посвящен использованию СЭД «ДЕЛО» для решения проблем коммуникаций в территориально распределенной компании – АО «Ленгазспецстрой», проект был реализован компанией «Офис-Док». «Результат проекта: в системе ведется учет большинства документов, согласование всех документов происходит в электронном виде, часть документов служебного характера также переведены в электронный вид. 90 % работников работают в системе», – сообщила начальник отдела документационного обеспечения заказчика Ирена Пулле.

Начальник отдела документационного обеспечения заказчика Ирена Пулле на «Осеннем документообороте – 2018»

Ряд выступлений секции были посвящены системе EOS for Sharepoint – флагманскому решению ЭОС среди коммерческих компаний. Так, эксперт по внедрению Microsoft SharePoint Дарья Дедова говорила о новых и самых актуальных инструментах автоматизации бизнес-процессов в EOS for Sharepoint, а руководитель группы внедрения ЭОС Антон Сычев - об автоматизации управления совещаниями. Спикеры рассказали об инновационной реализации с помощью EOS for Sharepoint ряда процессов в документообороте компаний-заказчиков, таких как оптимизация назначения задач, движение и печать документов, вывод и отправка информации, регистрация документов, работа с поручениями, формирование заявок на закупки, инвестиционная деятельность.

На базе этой системы партнеры ЭОС ведут уникальные проекты с охватом функционала, выходящего далеко за пределы СЭД. Аудитории были представлены два проекта, в ходе которых партнер ЭОС, компания «Юниксофт», реализовала на базе EOS for Sharepoint и собственных разработок совершенно не стандартный для СЭД функционал. Модуль для проверки контрагентов позволяет автоматизировать проверки компаний (в том числе, заполнять сведения о том или ином юрлице только по одному реквизиту – ИНН), отслеживать изменения в реквизитах компании-контрагента, оповещать о наступлении определенного события, связанного с рисками. Механизм группировки реквизитов контрагентов позволяет минимизировать риски, отслеживая недобросовестные организации. Второе решение – «СЭД-бот», который удаленно взаимодействует с сотрудниками организации, например, для создания заявки в техническую поддержку, контроля строительного объекта, оформления заявок в отдел кадров. О проектах рассказал руководитель отдела внедрения «Юниксофт» Андрей Юферев.

Руководитель отдела внедрения «Юниксофт» Андрей Юферев на «Осеннем документообороте – 2018»

В эпоху цифровизации интеграционные возможности ИТ-решений выходят на первый план, и здесь EOS for Sharepoint также показывает отличные результаты. Например, как сообщил ведущий разработчик АО «Гамма ТД» Константин Орловский, в торгово-производственной компании «ГАММА» интеграционное решение с EOS for Sharepoint обеспечивает сквозную обработку счетов в различных системах, синхронизацию данных по расписанию и при срабатывании триггера, автоматическое обновление статусов счетов, а в результате – сберегает минимум 480 часов экономистов и около 120 часов работы бухгалтеров работы в год, существенно снижает потери документов. Спикеры резюмировали: EOS for Sharepoint автоматизирует не только документооборот, но всё, что находится вокруг него!

Ведущий разработчик АО «Гамма ТД» Константин Орловский на «Осеннем документообороте – 2018»

Вместе с партнерами – к новым достижениям

Конференция завершилась награждением партнеров, чья деятельность за прошедший год оказалась самой яркой и впечатляющей. В этом году призы от ЭОС получили: Медицинский информационно-аналитический центр Владимирской области (за весомый вклад в информатизацию региона и в развитие продуктов ЭОС), Торгово-производственная компания «ГАММА» (за эффективное использование EOS for SharePoint), Московская биржа, Национальный клиринговый центр и Национальный расчетный депозитарий (за проект по слиянию баз документов биржи и клирингового центра с одновременным повышением надежности работы и оптимизацией расходов на обслуживание систем благодаря размещению в дата-центре Национального расчетного депозитария), Центральное межрегиональное управление Службы корпоративной защиты «Газпрома» (за проект по реализации эффективного документооборота между территориально-распределенными управлениями через сервера электронного взаимодействия), АО «ВТБ Лизинг» (за внедрение передовых технологий обработки входящей корреспонденции с использованием штрих-кодирования и потокового ввода документов) и Счетная палата России (за креативный подход к модернизации используемой СЭД «ДЕЛО»).

Председатель совета директоров ЭОС Владимир Баласанян награждает партнеров на «Осеннем документообороте – 2018»

На протяжении дня в фойе работала выставка программных продуктов ЭОС и демо-зона с программными и аппаратными решениями технологических партнеров ЭОС: «Рутокен», TONK, «Базальт», Polymedia, InfoWatch, Brother, Fujitsu, Canon, Kodak. Партнерами конференции также выступили Samsung, «Актив», «Новые облачные технологии», ПИРИТ (департамент docscan.ru), SPIRIT. Информационную поддержку «Осеннего документооборота – 2018» осуществляли ведущие издания, в том числе ICT-Online, ICT2GO и spbIT.

Выставка в фойе event-холла «ИнфоПространство» во время проведения конференции «Осенний документооборот – 2018»