Пять тысяч организаций подключены к СЭД CompanyMedia с помощью сервиса корпоративного документооборота

• автоматизировать документооборот в холдинговых структурах,
• подключать филиалы, подведомственные организации в формате частного облака, без внедрения системы в каждую подключаемую организацию.
• Обеспечить (автоматизировать) сквозные процессы между организациями в рамках холдинга или сложной организационной структуры, например региональное правительство (включая муниципальные образования региона, а также все подведомственные и др. организации, задействованные в документообороте региона).

Данный функционал оказался очень востребован заказчиками, прежде всего благодаря простоте и экономичности такого тиражирования СЭД, а также возможности обучения технических специалистов для выполнения тиражирования своими силами. К настоящему моменту на всей территории РФ у наших клиентов в общей сложности 5000 организаций подключены с помощью сервиса корпоративного документооборота. Отмечаем своего рода юбилей.

Как происходит тиражирование СЭД с помощью сервиса корпоративного документооборота

До появления сервиса корпоративного документооборота для реализации тиражирования было необходимо устанавливать СЭД в каждой подключаемой организации (рис. 1). Фактически это полноценное внедрение СЭД, для которого требуется установка и настройка базового программного обеспечения - СУБД, серверов приложений, настройка сервисов СЭД. Кроме того организации, в которой внедряется СЭД, необходимо обеспечить наличие соответствующего серверного оборудования.

Рис.1 Схема традиционного тиражирования СЭД, внедрение в каждой организации

Как показывает практика, подключаемые в рамках проектов массового тиражирования организации являются небольшими, со слабой ИТ-инфраструктрурой и небольшим количеством пользователей организации. Для разворачивания СЭД таким организациям потребуется докупать серверные мощности. После внедрения систему необходимо администрировать в каждой организации отдельно, таким образом, возникает необходимость держать штат администраторов системы. Все эти аспекты существенно увеличивали стоимость внедрения СЭД и ее эксплуатации.

Принципиально иной подход к тиражированию мы предлагаем своим заказчикам реализовать с помощью сервиса корпоративного документооборота (рис. 2). В рамках этого подхода вводится новое понятие – экземпляр системы. Экземпляр системы – единая база данных и несколько серверов приложений (для горизонтального масштабирования и отказоустойчивости), с которыми работают подключаемые в рамках тиражирования организации. Таким образом, для подключения новых организаций требуется всего одна инсталляция системы (экземпляр системы), а ряд сервисных баз и справочников могут быть общими для всех организаций (например, каталог, настраиваемые реквизиты, центр отчетов, справочники внешних контактов и прочее). Все организации работают в одном экземпляре СЭД через полнофункциональный web-интерфейс. При этом каждая подключенная организация имеет доступ только к своим документам.

Рис. 2 Тиражирование с помощью сервиса корпоративного документооборота

В системе поддерживается настройка прав доступа. Структура организации (справочник) для каждой подключаемой организации своя, но  при этом есть возможность направить документ адресату из другой организации, используя общие справочники. Таким образом, пользователь работает в своем контуре, но на техническом уровне система развернута на одной общей базе данных с общими системными сервисами и на общих серверах приложений. В итоге, вместо, например, 200 инсталляций, мы ограничиваемся только одной, полностью реализуя необходимую каждой организации функциональность.

В результате внедрения и эксплуатации корпоративного или межведомственного документооборота наши клиенты получают следующие преимущества и выгоды:

• Стоимость владения системой значительно снижается за счет:
• Снижения общих серверных мощностей
• Снижение затрат на администрирование за счет централизации системы

• Ускоряются на порядки сроки доставки документов, следовательно сроки принятия решения, а это значит повышается общая эффективность работы всего холдинга или ЦЕЛОГО РЕГИОНА, что особенно важно в нашу эпоху цифровой трансформации и выполнения всех целевых показателей и задач, поставленных государством.
• Значительно снижаются затраты на бумагу, офисные компоненты (принтеры, картриджы и пр.), а также на доставку документов за счет снижения затрат на курьеров или почтовых отправлений.
• Появляется возможность самостоятельного тиражирования, при условии обучения своих технических специалистов в учебном центре компании «ИнтерТраст», что существенно снижает стоимость развития проекта СЭД.

Реальный опыт использования корпоративного документооборота

С 2020 года по настоящее время 5000 организаций уже подключены  и успешно работают,  используя сервис корпоративного документооборота CompanyMedia. Среди активных пользователей сервиса Правительства: Новосибирская область, Ульяновская область, Оренбургская область, Красноярский край, Воронежская область,  город герой Севастополь. Данный сервис также востребован в распределенных промышленных и торговых предприятиях с большим количеством офисов и филиалов по всей стране.

В качестве наглядного примера можно привести опыт Правительства Новосибирской области, в котором ведется полностью электронный документооборот в масштабах всей области. СЭДД Новосибирской области охватывает всю вертикаль органов государственной власти, от Администрации Губернатора и Правительства до сельских поселений и отдельных учреждений. Такой широкий охват автоматизации обеспечивает корпоративный сервис корпоративного документооборота.

На графике показан стремительный рост автоматизации СЭД в организациях Новосибирской области. С 2020 года среднее количество подключаемых организаций выросло более, чем в 2 раза!

Сервис доступен всем заказчикам последних версий CompanyMedia, и количество организаций, открывших для себя удобство и преимущества нового инструмента для тиражирования  будет только расти.