"1С-Архитектор бизнеса" автоматизировал ЗАО "РТСофт" на основе отраслевого решения "1С:Управление проектной организацией 8"

ЗАО "РТСофт" работает на рынке промышленной автоматизации с 1992 года. Предприятие предоставляет широкий спектр аппаратных и программных продуктов как зарубежного производства (Kontron, Schneider Electric, Citect, Wonderware и др.), так и собственной разработки. ЗАО "РТСофт" оказывает комплексные инжиниринговые услуги для предприятий различных отраслей промышленности и энергетики. В состав группы компаний "РТСофт" входит головной офис в Москве, ряд филиалов и инжиниринговых центров в российских регионах (в том числе в Екатеринбурге, Новочеркасске, Хабаровске, Красноярске), специальное конструкторское бюро с собственным производством (г. Черноголовка) и учебный центр (г. Москва). Сегодня общее число сотрудников компании составляет около 500 человек.

Растущее количество клиентов и сложность реализации проектов на рынке промышленной автоматизации постоянно требовали от руководства компании повышенного внимания к деталям каждого заказа, точного финансового расчета, слаженности в работе всех отделов и филиалов, каждый из которых отвечает за свое отдельное направление. Но если для осуществления основной, проектно-ориентированной, деятельности ЗАО "РТСофт" постоянно совершенствовалась единая для всей группы компаний "управляющая" самописная программа, то большинство вспомогательных процессов и, в частности, регламентированный учет велись в других программах, причем каждым подразделением — в отдельной информационной базе. Эти разрозненные данные периодически требовалось консолидировать в основной системе. При этом вводимая информация часто не стыковалась между собой, выявлялись ошибки, возникали сомнения в достоверности данных. Все это значительно усложняло ведение централизованного учета, в том числе подготовку необходимой для предприятия отчетности по МСФО ("РТСофт" является группой компаний и стратегическим партнером крупных международных холдингов).

Из-за территориальной распределенности предприятия, разнородности программного обеспечения и отсутствия единой базы данных постепенно нарастали трудности в документообороте, ведении всех видов учета, пока они не превратились в настоящую головную боль. Тратились время и деньги на параллельный ввод несколькими подразделениями одной и той же информации в разные системы, на содержание штата программистов, разрабатывающих и поддерживающих самописную систему компании. И руководством ЗАО "РТСофт" было принято решение: нужно полностью реорганизовать и перевести на новую единую информационную платформу систему учета предприятия.

Для решения этой задачи руководством "РТСофт" был выбран специализированный программный продукт "1С:Предприятие 8. Управление проектной организацией", который позволял автоматизировать учет и бизнес-процессы предприятия, сконцентрировавшись на отраслевой специфике его деятельности — реализации проектов. Для внедрения программы пригласили специалистов компании "1С-Архитектор бизнеса", который зарекомендовал себя в качестве надежного партнера по установке сложных автоматизированных систем.

Имеющийся в конфигурации "управленческо-проектный" функционал позволял практически без доработок полностью "возродить" в новой информационной системе те инструменты, которые тщательно разрабатывались и копились в самописной программе годами. В результате руководители ЗАО "РТСофт" без долгих ожиданий получили в свое распоряжение все возможности для ведения управленческого учета в разрезе проектов:

- анализ финансово-экономических показателей по каждому проекту, программам проектов, портфелям проектов;
- анализ фонда оплаты труда, выделенного под каждый проект (как на этапе исполнения проекта, так и на этапе предпроектной подготовки и гарантийного сопровождения);
- получение в он-лайн режиме данных по плановым и фактическим бюджетам доходов и расходов, по бюджетам движения денежных средств по каждому проекту на всем протяжении его жизненного цикла (от момента регистрации до завершения гарантийного сопровождения);
- мониторинг текущего состояния как по каждому проекту, так и по программам и портфелям проектов.
Получение необходимой информации о текущем состоянии проектов в любой момент времени, повышение качества данных (оперативность, полнота, достоверность) за счет создания единой системы учета, объединившей управленческий и регламентированный учет, позволили руководству компании своевременно принимать управленческие решения и корректировать ход выполнения работ. Например, увеличивать проектную команду или финансирование для быстрого завершения критических задач, управлять перечнем работ или поставляемого оборудования для оптимизации результатов проекта и так далее.

Вся необходимая аналитика по проектам формируется путем настройки типовых отчетов ("план-фактный анализ бюджета доходов и расходов (БДР)", "план-фактный анализ движения денежных средств (ДДС)", "загрузка трудовых ресурсов") и дополнительных обработок. Так, например, для эффективной работы в системе в соответствии с компетенциями и полномочиями руководителей "РТСофт" специалисты "1С-Архитектора бизнеса" реализовали для заказчика интерфейсные решения "панель бюджетов проекта" и "панель руководителя", которые помогают получить быстрый доступ к аналитическим отчетам.

Система позволила ликвидировать "задвоение" и несовпадение информации. Территориально разобщенные филиалы получили доступ к единой системе нормативно-справочной информации, участвуют в единой цепочке формирования документов, применяют общие для всей компании настройки учетной политики, получают в он-лайн режиме информацию о всех хозяйственных операциях по своим и смежным участкам учета.
Были изменены и оптимизированы многие бизнес-процессы и учетные участки ЗАО "РТСофт".

Управление логистикой: автоматизировано формирование заказов поставщикам и управление ими, реализована привязка заказов поставщикам к заказам покупателей (под конкретные договора с покупателями в зависимости от имеющихся на складе остатков). Это позволяет отслеживать информацию по поставкам товаров, материалов, комплектующих, отслеживать цепочки движения товаров (контроль текущего состояния каждой поставки от даты принятия заказа поставщиком до приемки на склад "РТСофт"). Владея данной информацией, менеджеры эффективнее управляют загруженностью склада, лучше контролируют соблюдение сроков поставок.

Управление заказами: каждый заказ покупателя теперь связан с соответствующей проектной задачей, что позволяет выполнять заказы в соответствии с методологией управления проектами (соблюдать тройное ограничение — "время, деньги, качество" — согласно поступившему от клиента заказу). По каждому заказу ведется дополнительная аналитика для получения таких данных, как условия сделки, плановая маржинальная рентабельность сделки, фактическая дата начала работ по сделке, прогнозный срок завершения сделки, срок оплаты по сделке в соответствии с договорными условиями и так далее. Доработан и существенно расширен отчет "Анализ текущего состояния заказа", который в наглядном виде предоставляет руководству ЗАО "РТСофт" информацию о плановых и фактических показателях сделки, текущем статус поставок по сделке и другие данные. Все это позволяет руководителям своевременно предпринимать корректирующие действия, если в работе над конкретным заказом появляются какие-нибудь сложности, риск несоблюдения договоренностей или превышения бюджета.

Кадровый учет и расчет заработной платы. В "РТСофт" одни подразделения работают по проектам (как внешним, так и внутренним), другие ведут регулярную деятельность; есть также внештатные сотрудники, которые работают на "РТСофт" как в рамках проектов, так и вне проектов. В новой информационной системе объединен весь кадровый учет и начисление зарплаты, за счет чего сокращены трудозатраты кадровиков и бухгалтеров на их ведение в соответствии с законодательством и принятыми в отношении каждого сотрудника обязательствами, а также уменьшено количество ошибок, возникавших ранее из-за разрозненности учета. Кроме того, данные "кадрово-зарплатной" подсистемы используются и для нужд управленческого учета: в прямых затратах на каждый проект учитываются расходы на зарплату и социальные отчисления участника проекта.

И конечно, был настроен единый контур управленческого, бухгалтерского, налогового учета и МСФО — то, чего так не хватало коллективу предприятия раньше. Особенностью ведения учета в "РТСофт" является то, что данные бухгалтерского учета используются для подготовки отчетности по МСФО, а данные управленческого учета идут в подсистему бюджетирования, после чего данные и по МСФО, и по бюджетированию передаются зарубежным стратегическим партнерам. Обеспечить такую прозрачную взаимосвязь всех видов учета помогла настройка единого учетного контура в системе "1С:Управление проектной организацией 8".

До формирования окончательной бухгалтерской отчетности, которая предназначена для передачи в контролирующие органы в установленные нормативные сроки, в "РТСофт" ежемесячно формируется предварительная бухгалтерская и управленческая отчетность для нужд внутреннего аудита и передачи данных для подготовки отчетности по МСФО. В новой информационной системе сотрудники бухгалтерии "РТСофт" готовят такую предварительную отчетность за 5 рабочих дней, а не за 20, как это было ранее. Также для "РТСофт" в целом значительно упростилась подготовка отчетности по МСФО. Благодаря настройке подсистемы МСФО в соответствии с требованиями получателей — зарубежных партнеров стало проще получать расшифровки информации в любых необходимых аналитических срезах, тогда как ранее был необходим ручной сбор данных.
В результате внедрения новой информационной системы на предприятии налажено взаимодействие между отделами, повысилась скорость работы подразделений, так как отпала необходимость запрашивать данные у других офисов и перепроверять их. Руководство "РТСофт" и дальше планирует развивать свою систему.

Оценку проведенной автоматизации дала заместитель генерального директора по экономике и финансам ЗАО "РТСофт" Ирина Анатольевна Пуйде:
"Мы достаточно долго и вдумчиво принимали решение о внедрении ERP-системы. Как ИТ-компания, мы знали, что нам нужно, могли объективно оценить каждый программный продукт. Наиболее подходящим вариантом для нас стала программа "1С:Управление проектной организацией 8". На выбор повлияли приемлемый уровень цен на внедрение и сопровождение системы, функциональность, быстродействие, надежность, масштабируемость, сроки реализации проекта и возможность быстрого обучения сотрудников. Особо хочется отметить полное соответствие российскому законодательству: все формы документов и отчетов регулярно актуализируются.

Поэтапный и продуманный переход на "1С:Предприятие 8" позволил избежать ошибок, подготовить сотрудников к изменениям в работе и успешно осуществить задуманное нами. Благодаря совместной работе ЗАО "РТСофт" и "1С-Архитектора бизнеса" удалось заложить базу для дальнейшего развития информационной системы как инструмента эффективного развития бизнеса, который будет помогать в достижении наших целей, будет развиваться вместе с нами".