СЭД/ECM в России: в русле мировых трендов, но своим путем

Результаты исследования отчетливо продемонстрировали, более высокий уровень эффективности от внедрения СЭД в масштабе всей организации, в отличие от проекта, охватывающего лишь одно подразделение или департамент. Так, в первом случае, в СЭД не попадает 40 процентов документов, важных для бизнеса, а во втором - целых 76 процентов. До сих пор слабым местом остается автоматический ввод данных в системы электронного документооборота. Независимо от стадии, в которой находится внедрение системы, эффективным он является только в 12 процентах случаев.

До сих пор одной из важнейших проблем для заказчиков СЭД и ECM-решений является поиск нужной информации и документов. По данным исследования Docflow, эта задача является актуапьной для 29 процентов компаний, при этом 38 процентов компаний и организаций не располагают вообще никакими корпоративными системами поиска, а 60 процентов признались в том, что для них найти информацию или документ в интернете намного легче и проще, чем в собственных корпоративных системах.

Что касается ECM-технологий, в которые планируют больше всего инвестировать корпоративные заказчики, то, как как свидетельствуют данные исследования Docflow, их динамика вполне сопоставима с прошлыми годами. Это свидетельствует о том, что данные технологии будут использоваться заказчиками в долгосрочной перспективе. Итак, наиболее востребованными у заказчиков являются такие ECM-технологии, как управление документами, управление бизнес-процессами, использование электронно-цифровой подписи, бизнес-аналитика, обеспечение безопасности контента, а также средства коллективной работы.

Участники и докладчики конференции

Не оставляют без внимания российские корпоративные заказчики и современные технологические тренды, которые сегодня так или иначе реализованы практически во всех СЭД и ECM-решениях. Так, социальные сервисы в информационных системах сегодня применяются в 70 процентов организаций. Мобильный доступ к СЭД/ECM есть уже у 55 процентов заказчиков, а еще 20 процентов намерены его внедрить, при этом в трети компаний мобильным доступом обеспечены все сотрудники. Облачные решения пока не столь популярны. Только 17 процентов российских компаний используют или собираются использовать SaaS, а 13 процентов используют или намерены использовать СЭД в облаках.

Таким образом, вопросов у заказчиков СЭД и ECM становится не меньше, если не больше. Насколько мировые тенденции данной индустрии находят применение в России? Если ли у нашей страны “свой путь”, а если есть, то в чем его особенности? На эти и другие вопросы постарались ответить участники конференции “ECM 2014: мировые тренды в России”, которая была организована редакцией издания Cnews. Она собрала, как представителей вендоров и системных интеграторов, работающих на рынке СЭД/ECM, представителей компаний, уже внедривших, либо находящихся в процессе внедрения или выбора того или иного решения.

Архитектор решений компании "Логика бизнеса" Артур Панчоян

Журналист Cnews Станислав Макаров, выступивший в качестве модератора конференции, напомнил ее участникам, что ECM все еще очень скромный по масштабам рынок. Его мировой объем составляет 5-6 млрд. долларов, а растет эта цифра на 7-16 процентов в год. В то же время общемировой объем рынка корпоративного ПО составляет 300 с лишним млрд. долларов. В целом, по словам Станислава, этот рынок сохраняет свою стабильность, как в мире, так и в России. Лидеры прочно заняли свои места не сегодня и даже не вчера. Подобную стабильность можно считать показателем зрелости рынка. Фактически, сегодня уже можно говорить о том, что не внедрение ECM является фактором, обеспечивающим конкурентоспособность заказчика, а эффективное внедрение и использование ECM. Зрелость рынка ведет к тому, что все продукты на нем становятся схожи по возможностям, функционалу и даже ценовой политике. Некоторые из этих продуктов были представлены участникам конференции

Архитектор решений компании “Логика бизнеса” (ГК “АйТи”) Артур Панчоян рассказал о решении “Логика ECM. Финансовые документы”. Оно предназначено для создания электронных хранилищ финансовой документации на базе продукта IBM FileNet. Это решение обеспечивает получение документов из региональных офисов компании, построение централизованного хранилища, поиск по различным атрибутам, а также подготовку финансовых отчетов. Подобные системы нуждаются в инфраструктуре для сканирования бухгалтерской документации, инструментах для централизованного полнотекстового или атрибутивного распознавания бумажных носителей и терминалах для верификации данных операторами. Артур Панчоян представил проект по внедрению решения “Логика ECM. Финансовые документы” в компании “Транснефть”, где было развернуто электронное хранилище финансовых документов. В рамках этого проекта организованы ввод, хранение, управлени и поиск электронных копий документов в связке с данными КИС “Галактика”; установлена электронного хранилища и учетной системы; обеспечен  безбумажного документооборота с бухгалтерией; автоматизированы процессы формирования подборок документов. При этом компании “Транснефть” удалось добиться существенной экономии рабочего времени  сотрудников за счет минимизации ручной работы и автоматизации рутинных процедур (за счет сканирования и распознавания) и создать основу для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов  в части снижения бумажного документооборота.

Руководитель ECM-практики компании "Ланит" Сергей Конов

Директор департамента систем управления документами TOPS Consulting Денис Левинский постарался донести до участников конференции идею о том, что организационно-распорядительная документация (ОРД) является в компании всего лишь верхушкой от айсберга или, как сравнил Денис, от рожка с мороженым. Одно ОРД-распоряжение порождает, как правило сотни и даже тысячи единиц сопутствующей технической документации, поэтому использование СЭД только для автоматизации ОРД было бы крайне неэффективно.

Руководитель ECM-практики компании “Ланит” Сергей Конов остановился на таком аспекте, как переход от управления корпоративным контентом (ECM) к управлению корпоративной информацией (EIM). Информации в наше время больше, чем контента.

При этом предел извлечения пользы из контента достигнут, а максимальную пользу компаниям приносят технологии, позволяющие использовать всю информацию организации. Все это, по словам Сергей Конова, предпосылки способствующие переходу от ECM к EIM. “EIM система с использованием мобильного клиента, дает возможность техническим специалистам и сервисным инженерам, обслуживающим сложные технические объекты, быстрого доступа к эксплуатационной документации и материалам по безопасности, а также доступа к историческим данным и анализу сбоев”, - отметил он.

Председатель совета директоров компании "ЭОС" Владимир Баласанян

Председатель совета директоров компании “Электронные офисные системы” Владимир Баласанян постарался в общих чертах отметить тренды, характерные сегодня для российского рынка СЭД/ECM. Это переход от единичных внедрений в год – к тысячам, от бумажных документов – к электронным, от документов – к контенту, от делопроизводственных процессов – ко всем процессам и интеграции с другими приложениями, от локальных приложений к облачным и мобильным. Специфика нашей страны, как подчеркнул Владимир Эдуардович, добавляет к этому списку автоматизацию учета бумажных документов и их копий. Это предполагает использование средств для сканирования и оцифровки печатных документов в крупных, территориально-распределенных компаниях. Также к российской специфике относятся проблема с правами доступа, а также частая работа сотрудников от имени топ-менеджеров, что создает сложные схемы делегирования функций.

В качестве драйверов рыночного роста глава “ЭОС” отметил такие решения государства, как Постановление Правительства РФ от 6 сентября 2012 года №890, которое предписывает переход к полноценному электронному документообороту и развитие МЭДО, а также Распоряжение Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р., стимулирующее перехода налогоплательщиков и самих налоговых органов на электронный документооборот.