Школа-студия МХАТ контролирует использование бюджетных средств с помощью "1С:Предприятия 8" и компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ)

Школа-студия МХАТ открылась при Московском Художественном театре в 1943 году. В настоящее время в вузе работают три факультета: актёрский, продюсерский, факультет сценографии и театральной технологии. За более чем 60 лет работы Школы-студии МХАТ ее выпускниками стали многие признанные мастера российского театра и кино.

В 2011 году руководством вуза было принято решение о создании системы учета и управления. Требовалось автоматизировать:

учет более 24-х тысяч основных средств и материальных запасов;
учет расчетов с поставщиками, студентами, благотворителями;
операции по банку и кассе;
учет доходов от платного обучения;
контроль непревышения лимитов бюджетных обязательств;
кадровый учет сотрудников;
расчет заработной платы с учетом большого количества графиков работы и различных стимулирующих выплат сотрудникам;
учет почасовой оплаты труда преподавателей;
расчет стипендий учащимся;
формирование регламентированной отчетности, выгрузку данных в Федеральное казначейство.

Эти задачи были решены с помощью программ "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8", "1с:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8" и специализированного решения "БИТ:Расчет стипендий", разработанных на платформе "1С:Предприятие 8".

По итогам проекта получены следующие результаты.

Обеспечен автоматизированный учет в полном соответствии с  законодательством 2011 года (приказы Минфина России № 157н , № 162н, № 174н, № 183н). Специалисты БИТ выполнили перенос в "1С:Бухгалтерию государственного учреждения 8" накопленной ранее информации по основным средствам, материальным запасам и другим объектам учета, провели обучение пользователей. В общей сложности переход на новую программу занял всего неделю.

Упростился контроль доходов и расходов вуза по источникам финансирования (бюджетные средства, средства благотворителей, плата студентов за обучение, продажа билетов на спектакли). В соответствии с Федеральным законом № 94-ФЗ от 21.07.2005 и Приказом Минэкономразвития РФ № 273 от 07.06.2011 государственное учреждение в квартал может самостоятельно произвести оплату товаров или услуг на сумму до 100 тысяч рублей по одной группе товаров или услуг. При превышении этой суммы учреждение должно организовать для поставщиков конкурс или запрос котировок. Система позволила автоматически контролировать остатки средств по различным группам товаров и услуг.

Также реализован учет внебюджетных средств, поступающих по договорам на платное обучение и от благотворителей. В результате контролируется использование как бюджетных, так и внебюджетных средств, непревышение лимитов бюджетных обязательств и плановых (сметных) назначений. Обеспечено оперативное формирование регламентированной отчетности.

Реализован учет затрат по каждому спектаклю. Общая сумма расходов на постановку складывается из стоимости реквизита, рекламы, суммы заработной платы задействованных сотрудников и т.д. Такая детализация в системе позволила оптимизировать затраты на спектакли.

Автоматизация работы склада исключила ошибки складского учета. На складе Школы-студии МХАТ хранится более 24-х тысяч основных средств и материальных запасов, большая часть которых являются реквизитом для театральных постановок. Для успеха спектакля важна каждая деталь (как известно, "если в первом акте на сцене висит ружье, в последнем оно должно выстрелить"), поэтому чрезвычайно важно обеспечить безошибочную и оперативную работу склада.

Благодаря автоматизации работы склада и организации учета реквизита по каждому спектаклю вероятность ошибок сведена к минимуму, исключена возможность потерь на складе.

В 2 раза ускорен расчет заработной платы и стипендий с помощью средств массового расчета и начисления заработной платы, контроля ввода. Учитываются различные графики работы, применяемые в вузе (сменные, скользящие, работа в праздники и т.д.), а также стимулирующие выплаты и повышающие коэффициенты, источники финансирования.

Автоматизация учета почасовой оплаты труда преподавателей позволила контролировать количество запланированных и отработанных часов, соблюдение планов. Данные об отработанных часах автоматически учитываются при расчете зарплаты, что обеспечило своевременную выплату заработной платы преподавателям и уверенность в корректности результатов расчета.

Повысилась эффективность работы сотрудников кадрового и расчетного отделов. Поскольку теперь они работают в единой системе, нет необходимости повторного ввода данных кадровых документов. В несколько раз сокращено время на операции по кадровому учету, необходимую информацию о сотрудниках можно получить в считанные минуты, появилась возможность хранить историю кадровых перемещений.

Галина Васильевна Ларичкина, проректор по экономике и финансам Школы-студии МХАТ: "Автоматизированная система помогает нам оперативно получать информацию о расходах и доходах вуза, эффективно контролировать использование бюджетных средств, автоматически формировать различные виды отчетов - управленческие, регламентированные, статистические. Упростилась работа склада, обеспечен безошибочный и своевременный расчет зарплаты и стипендий. Специалисты компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) всего за неделю выполнили переход на новый план счетов бухгалтерского учета. Благодарим БИТ за качественную работу, продолжаем сотрудничать в рамках создания единой системы управления для работы основных подразделений вуза".